1. Khi Nào Hồ Sơ BHXH Bị Từ Chối?
Hồ sơ BHXH điện tử có thể bị từ chối trong các trường hợp sau:
- Thiếu hoặc sai thông tin bắt buộc (sai mã số BHXH, thiếu giấy tờ đính kèm…)
- Định dạng file không đúng yêu cầu (sai định dạng PDF, XML…)
- Chữ ký số không hợp lệ, chưa ký hoặc hết hạn
- Sử dụng mẫu biểu cũ không còn hiệu lực
- Nộp sai loại hồ sơ hoặc sai nghiệp vụ kê khai
Việc hồ sơ bị trả lại sẽ có thông báo qua email, phần mềm khai BHXH điện tử, hoặc trên tài khoản của cổng dịch vụ công BHXH.
2. Cách Tra Cứu Lý Do Hồ Sơ Bị Từ Chối
Để biết cụ thể lý do hồ sơ bị trả lại, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm BHXH điện tử bạn đang sử dụng (EFY, IBH, VNPT BHXH, I-VAN, eBHXH…).
- Bước 2: Truy cập mục “Tra cứu hồ sơ” hoặc “Lịch sử hồ sơ đã gửi”.
- Bước 3: Chọn hồ sơ bị trả lại → Xem chi tiết phản hồi → Xem lý do từ chối do cơ quan BHXH gửi về (thường ở file *.xml hoặc thông báo lỗi trong hệ thống).
Trên Cổng dịch vụ công BHXH, bạn có thể tra cứu theo mã giao dịch hoặc mã hồ sơ đã gửi để kiểm tra trạng thái xử lý.
3. Hướng Dẫn Xử Lý Hồ Sơ Bị Từ Chối
Sau khi biết được nguyên nhân từ chối, bạn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Rà Soát Và Sửa Hồ Sơ
+ Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trong hồ sơ đã nộp, đối chiếu với yêu cầu theo mẫu chuẩn của BHXH.
+ Cập nhật lại các file đính kèm nếu bị lỗi định dạng hoặc thiếu giấy tờ.
+ Kiểm tra hạn sử dụng và thao tác ký số đúng chuẩn.
- Bước 2: Chuẩn Hóa Hồ Sơ
+ Sử dụng mẫu biểu đúng quy định hiện hành, tải từ website BHXH Việt Nam hoặc phần mềm BHXH điện tử đang dùng.
+ Đảm bảo các tệp đính kèm đúng định dạng: PDF đối với giấy tờ scan, XML đối với tờ khai điện tử.
- Bước 3: Nộp Lại Hồ Sơ
+ Sau khi chỉnh sửa xong, bạn tạo lại hồ sơ mới và thực hiện kê khai lại từ đầu trên phần mềm.
+ Ký số đầy đủ và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH như bình thường.
+ Theo dõi phản hồi tiếp theo và đảm bảo không lặp lại lỗi cũ.
4. Một Số Lưu Ý Để Tránh Hồ Sơ Bị Từ Chối
- Luôn sử dụng phần mềm BHXH được cập nhật mới nhất.
- Đối chiếu đúng mẫu biểu, nghiệp vụ và thông tin người lao động.
- Kiểm tra định dạng, dung lượng và chữ ký số kỹ lưỡng trước khi gửi.
- Thường xuyên theo dõi hướng dẫn, quy định mới từ BHXH Việt Nam.
5. Kết Luận
Hồ sơ bị từ chối trên cổng BHXH điện tử là tình huống thường gặp, đặc biệt với doanh nghiệp mới sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, nếu hiểu rõ nguyên nhân và nắm chắc các bước xử lý, bạn hoàn toàn có thể khắc phục nhanh chóng và gửi lại hồ sơ đúng quy định. Hãy cẩn trọng ngay từ khâu lập hồ sơ để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có.
Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
