1. COD là gì và có bắt buộc xuất hóa đơn điện tử không?
COD (Cash on Delivery) là hình thức thanh toán khi nhận hàng phổ biến trong thương mại điện tử. Dù khách hàng thanh toán trước hay sau, doanh nghiệp/bên bán vẫn có trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Việc chậm hoặc không xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng COD có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và bị xử phạt hành chính.
2. Quy định về xuất hóa đơn điện tử khi thanh toán COD
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập và xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả đơn hàng COD.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, bất kể tiền hàng đã được thanh toán hay chưa.
- Nếu khách hàng thanh toán COD qua đơn vị vận chuyển (VNPost, GHTK, Viettel Post…), người bán vẫn phải xuất hóa đơn điện tử ngay khi giao hàng, không chờ đến khi nhận tiền từ đơn vị vận chuyển.
3. Các bước xuất hóa đơn điện tử khi thanh toán COD
- Bước 1: Xác định thông tin khách hàng
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
+ Với khách lẻ không có mã số thuế, có thể ghi rõ: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp MST”.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
+ Chọn loại hóa đơn phù hợp (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
+ Nhập thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Bước 3: Ký số và phát hành
+ Ký số bằng USB Token hoặc HSM.
+ Gửi hóa đơn điện tử qua email/SMS cho khách hàng.
- Bước 4: Lưu trữ và kê khai
+ Hóa đơn điện tử đã phát hành phải được lưu trữ trên hệ thống phần mềm hoặc máy chủ.
+ Được sử dụng làm chứng từ hợp lệ khi kê khai thuế GTGT, TNDN.
4. Một số lưu ý quan trọng
- Không xuất hóa đơn điện tử khi đã nhận được tiền COD từ đơn vị vận chuyển mới làm → sai quy định.
- Nếu khách hàng đổi trả hàng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn hủy theo quy định.
- Nên tích hợp phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử để tự động xuất hóa đơn cho các đơn hàng COD nhằm tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
5. Kết luận
Xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng COD là yêu cầu bắt buộc và cần thực hiện đúng thời điểm để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro về thuế. Doanh nghiệp nên nắm rõ quy trình, đồng thời ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tối ưu quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín với khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
