1. Khi nào cần cập nhật tăng/ giảm mức lương đóng BHXH?

Việc cập nhật mức lương đóng BHXH điện tử là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp khi phát sinh các thay đổi liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Một số trường hợp cụ thể bao gồm:

- Doanh nghiệp tăng lương cho người lao động theo định kỳ hoặc theo hiệu suất công việc

- Điều chỉnh mức lương theo quy định mới về mức lương tối thiểu vùng của Chính phủ

- Người lao động được thay đổi chức danh, chuyển bộ phận, điều chỉnh hợp đồng dẫn đến thay đổi mức đóng

- Điều chỉnh giảm lương trong các trường hợp nghỉ không lương dài hạn, tạm hoãn hợp đồng, thay đổi hình thức trả lương

- Phát hiện sai sót trong kê khai mức lương trước đó và cần điều chỉnh lại cho đúng

Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi để không bị truy thu hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

2. Chuẩn bị gì trước khi thực hiện điều chỉnh?
Để quá trình điều chỉnh mức đóng BHXH diễn ra thuận lợi, cần chuẩn bị kỹ các thông tin và tài liệu sau:

- Quyết định tăng hoặc giảm lương có ký tên, đóng dấu và ghi rõ ngày hiệu lực

- Phụ lục hợp đồng lao động cập nhật mức lương mới

- Danh sách người lao động cần điều chỉnh (họ tên, mã số BHXH, phòng ban, mức lương cũ và mới)

- Tài khoản đăng nhập phần mềm BHXH điện tử đang sử dụng (EFY-eBHXH, VNPT-BHXH, IBH…)

- USB Token còn hiệu lực để ký số hồ sơ

- File đính kèm hợp lệ như mẫu D02-TS (nếu cần)

Việc chuẩn bị trước các tài liệu sẽ giúp rút ngắn thời gian kê khai và tránh sai sót khi gửi hồ sơ.

3. Cách cập nhật tăng, giảm mức đóng BHXH điện tử đúng quy trình

- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm BHXH điện tử

Sử dụng tài khoản của đơn vị để đăng nhập vào phần mềm BHXH điện tử bạn đang dùng. Các phần mềm phổ biến hiện nay như EFY-eBHXH, VNPT-BHXH, IBH đều tích hợp đầy đủ chức năng điều chỉnh.

- Bước 2: Chọn chức năng “Điều chỉnh tăng/ giảm mức lương”

Truy cập mục “Tăng/ giảm lao động” hoặc “Điều chỉnh thông tin người tham gia BHXH” và chọn loại hồ sơ là “Tăng/ giảm mức lương đóng”.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách người lao động. Chọn đúng đối tượng cần điều chỉnh và điền thông tin:

+ Mức lương cũ và mức lương mới

+ Ngày bắt đầu áp dụng mức lương mới

+ Lý do điều chỉnh: ví dụ “Tăng lương định kỳ”, “Điều chỉnh theo mức lương tối thiểu vùng”

+ Thời điểm hiệu lực thay đổi

- Bước 3: Đính kèm hồ sơ

Một số cơ quan BHXH yêu cầu đính kèm quyết định tăng/ giảm lương hoặc phụ lục hợp đồng lao động. File tải lên cần ở định dạng PDF và đặt tên rõ ràng, ví dụ: “QD_TangLuong_NguyenVanA_06062025.pdf”.

Nếu sử dụng phần mềm có tích hợp mẫu D02-TS tự động thì không cần đính kèm.

- Bước 4: Ký số và gửi hồ sơ

Cắm USB Token vào máy, chọn nút “Ký và gửi hồ sơ”. Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận mã PIN của chữ ký số. Sau khi ký xong, hồ sơ sẽ được gửi lên cổng BHXH để chờ xét duyệt.

4. Theo dõi kết quả và xử lý phản hồi

Sau khi gửi hồ sơ, bạn cần theo dõi trạng thái tiếp nhận trong mục “Tra cứu hồ sơ” hoặc “Lịch sử giao dịch” trên phần mềm BHXH điện tử.

Các trạng thái phổ biến:

- “Đã tiếp nhận”: Hồ sơ đã được gửi thành công

- “Chấp nhận hồ sơ”: Thay đổi đã được ghi nhận

- “Từ chối hồ sơ”: Có lỗi hoặc thiếu sót, cần chỉnh sửa và gửi lại

Trường hợp bị từ chối, hệ thống sẽ nêu rõ lý do. Bạn chỉ cần chỉnh sửa nội dung sai và thực hiện lại quy trình gửi.

5. Một số lưu ý để cập nhật nhanh chóng và hợp lệ

- Chỉ điều chỉnh khi có thay đổi thực tế và có hồ sơ chứng minh rõ ràng

- Không kê khai điều chỉnh lương đồng thời với các loại hồ sơ khác như báo tăng/ giảm lao động

- Mức lương mới phải tuân thủ mức tối thiểu vùng theo Nghị định của Chính phủ

- Sau khi điều chỉnh, cần cập nhật lại mức lương trên phần mềm tính lương, bảng chấm công để đồng bộ dữ liệu

- Mỗi lần điều chỉnh nên lưu lại biên bản, quyết định và mã hồ sơ để đối chiếu sau này

6. Kết luận

Điều chỉnh mức lương đóng BHXH điện tử là công việc cần thiết giúp doanh nghiệp đảm bảo đúng nghĩa vụ pháp lý và bảo vệ quyền lợi người lao động. Nếu thực hiện đúng quy trình, đầy đủ hồ sơ, bạn có thể hoàn tất thủ tục chỉ trong vài phút với sự hỗ trợ của hệ thống BHXH điện tử hiện đại.

Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra và cập nhật kịp thời các thay đổi liên quan đến lương để tránh rủi ro bị truy thu hoặc vi phạm hành chính. Hãy xây dựng quy trình nội bộ bài bản, phân công rõ ràng người phụ trách BHXH để tối ưu hiệu suất làm việc và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/