1. Vì sao cần phân quyền trong hợp đồng điện tử?

- Bảo mật dữ liệu: Tránh tình trạng nhân viên không liên quan truy cập hoặc chỉnh sửa hợp đồng.

- Rõ ràng trách nhiệm: Mỗi người chỉ thực hiện đúng vai trò được giao.

- Giảm rủi ro pháp lý: Kiểm soát tốt quyền ký và lưu trữ, hạn chế sai sót.

2. Các loại vai trò phổ biến trong hệ thống

Tùy nền tảng, nhưng thông thường sẽ có các quyền như:

- Quản trị viên: Tạo, phân quyền, xóa hợp đồng và người dùng.

- Người tạo hợp đồng: Soạn thảo nội dung hợp đồng.

- Người ký: Chỉ thực hiện thao tác ký hợp đồng khi đến lượt.

- Người xem: Được phép theo dõi tiến trình nhưng không chỉnh sửa.

3. Cách phân quyền trong hệ thống hợp đồng điện tử

Dưới đây là các bước thực hiện cơ bản (có thể khác nhau tùy phần mềm bạn sử dụng):

- Bước 1: Truy cập trang quản trị người dùng

Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản quản trị → vào mục “Quản lý người dùng” hoặc “Thiết lập vai trò”.

- Bước 2: Thêm người dùng mới

Nhập thông tin như họ tên, email, phòng ban → chọn "Thêm mới".

- Bước 3: Gán quyền cụ thể

Lựa chọn vai trò: Quản trị viên, người ký, người xem... → lưu lại để áp dụng.

- Bước 4: Kiểm tra và chỉnh sửa quyền khi cần

Thường xuyên rà soát, cập nhật lại vai trò theo thay đổi nhân sự hoặc quy trình.

4. Một số lưu ý khi phân quyền

- Không cấp quyền cao nhất cho quá nhiều người.

- Khi nhân sự nghỉ việc, cần thu hồi quyền ngay.

- Chỉ nên cho phép chỉnh sửa hợp đồng ở các vị trí thực sự cần thiết.

5. Kết luận

Phân quyền người dùng trong hợp đồng điện tử là bước bắt buộc để bảo vệ tài sản pháp lý của doanh nghiệp. Bạn nên triển khai quy trình phân quyền ngay từ khi bắt đầu sử dụng hệ thống, và kiểm tra định kỳ để đảm bảo an toàn.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com