1. Vì sao cần hợp đồng khi không xuất hóa đơn?

Nhiều giao dịch dịch vụ nhỏ hoặc giữa cá nhân - cá nhân không xuất hóa đơn nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro tranh chấp. Hợp đồng điện tử đóng vai trò:

- Ghi nhận thỏa thuận, phạm vi công việc, mức phí, thời hạn

- Làm bằng chứng pháp lý nếu một bên không thực hiện nghĩa vụ

- Hỗ trợ kê khai chi phí hợp lệ đối với bên chi (nếu cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu)

Theo Luật Giao dịch điện tử, hợp đồng số có giá trị ngang hợp đồng giấy miễn là xác thực được danh tính và tính toàn vẹn nội dung.

2. Điều kiện pháp lý để hợp đồng số có giá trị

- Nhận diện rõ ràng: Hai bên phải cung cấp tên, địa chỉ, số CMND/CCCD hoặc mã số thuế (nếu có)

- Chữ ký điện tử hoặc phương thức xác thực đủ mạnh:

+ Chữ ký số USB Token hoặc HSM

+ OTP qua SMS/email có log thời gian

+ Xác thực tài khoản (Google, Microsoft, VietID) kèm dấu thời gian

- Khóa nội dung sau ký: Hợp đồng phải được hệ thống đóng dấu thời gian (timestamp) để ngăn chỉnh sửa

- Lưu trữ an toàn: Phải có bản sao PDF/XML và nhật ký ký (log) để chứng minh giao dịch khi cần

3. Hồ sơ và tài liệu nên chuẩn bị

- Trao đổi email hoặc tin nhắn thể hiện thỏa thuận giá, nội dung công việc

- Bản mô tả dịch vụ hoặc biên bản nghiệm thu (nếu dịch vụ đã hoàn thành)

- Ảnh/scan chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, chuyển khoản, biên nhận tiền mặt)

- Thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp của bên mua

- USB Token hoặc tài khoản ký số còn hiệu lực

Các tài liệu này sẽ thay thế cho hợp đồng giấy và hóa đơn để bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.

4. Quy trình lập hợp đồng điện tử khi không xuất hóa đơn

- Bước 1: Soạn thảo nội dung

Viết hợp đồng trên Word hoặc Google Docs, sau đó xuất PDF. Nội dung nên có:

+ Thông tin hai bên

+ Mô tả dịch vụ, thời gian hoàn thành

+ Phí dịch vụ và cách thanh toán

+ Điều khoản chấm dứt, bồi thường, giải quyết tranh chấp

+ Ghi rõ: “Giao dịch không thuộc diện phải xuất hóa đơn. Hai bên tự chịu trách nhiệm kê khai thuế (nếu có).”
- Bước 2: Tải file lên nền tảng hợp đồng điện tử

+ Đăng nhập ICORP eContract, FPT.eContract hoặc nền tảng tương đương.

 + Chọn “Tạo hợp đồng mới”, đính kèm file PDF vừa soạn

- Bước 3: Thiết lập luồng ký

+ Nếu cả hai bên có chữ ký số, chọn “Chữ ký số”

+ Nếu đối tác không có chữ ký số, chọn “OTP qua email/SMS”

+ Sắp xếp thứ tự ký và nhập địa chỉ email - số điện thoại

- Bước 4: Ký và xác nhận

+ Hệ thống gửi link cho đối tác. Họ đọc nội dung, nhập OTP hoặc ký số

+ Bạn ký cuối cùng, nhập mã PIN USB Token

+ Sau khi hai bên ký xong, hợp đồng được hệ thống đóng dấu thời gian

- Bước 5: Lưu trữ

+ Tải về bản PDF cùng file log

+ Lưu trong thư mục “Hợp đồng dịch vụ không hóa đơn” trên Google Drive hoặc server công ty

+ Gắn nhãn (tag) ngày ký và tên khách để tra cứu nhanh

5. Lưu ý để bảo vệ quyền lợi khi không có hóa đơn

- Luôn giữ bằng chứng thanh toán: Ảnh chuyển khoản, biên nhận tiền mặt

- Đặt điều khoản phạt nếu bên kia không thanh toán đúng hạn

- Sử dụng dấu thời gian của nhà cung cấp hợp đồng điện tử để chống “back - date” (tự ý thay đổi ngày)

- Sau khi ký, gửi email xác nhận có đính kèm file PDF cho đối tác và yêu cầu họ hồi đáp “Đã nhận”

6. Giải đáp hai thắc mắc phổ biến

- Hợp đồng không có hóa đơn có được hạch toán?

Bên chi vẫn có thể hạch toán nếu chứng minh chi phí hợp lý - hợp lệ bằng hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán

- Nếu một bên phủ nhận giao dịch thì sao?

Dùng bản PDF có dấu thời gian + log ký (IP, thiết bị, OTP) để chứng minh tại tòa. Các nền tảng hợp đồng điện tử uy tín đều cung cấp log đầy đủ

7. Kết luận

Xuất hóa đơn không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng hợp đồng điện tử là tấm “lá chắn” pháp lý giúp giao dịch minh bạch và an toàn. Hãy soạn nội dung rõ ràng, ký xác thực bằng chữ ký số hoặc OTP, lưu trữ bản PDF và nhật ký ký. Thực hiện đúng ba bước này, bạn sẽ yên tâm giao dịch dù không phát hành hóa đơn.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com