1. Kiểm tra lịch sử ký số để làm gì?

Lịch sử ký trên tài liệu điện tử cho biết:

- Ai đã ký, ký lúc nào, bằng công cụ nào

- Tài liệu có bị chỉnh sửa sau khi ký hay không

- Chữ ký có hợp lệ, còn thời hạn hay không

Việc kiểm tra lịch sử ký giúp bạn:

- Xác thực chữ ký trong giao dịch điện tử

- Đối chiếu khi xảy ra tranh chấp

- Phục vụ kiểm toán, báo cáo hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng

2. Cách kiểm tra lịch sử ký trên file PDF

PDF là định dạng phổ biến để ký số. Có thể kiểm tra bằng phần mềm miễn phí như Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit Reader.

Với Adobe Acrobat Reader:

- Mở file PDF bằng Adobe Acrobat Reader

- Chọn tab “Signatures” bên trái hoặc vào menu “Tools” → “Certificates”

- Danh sách chữ ký sẽ hiện ra: Mỗi chữ ký kèm tên người ký, thời gian ký, chứng thư số

- Nhấn đúp vào chữ ký để xem:

+ Loại chữ ký

+ Tên đơn vị cấp chữ ký số

+ Thời gian ký

+ Tình trạng chữ ký: Hợp lệ, hết hạn, đã chỉnh sửa

Nếu tài liệu bị thay đổi sau khi ký, hệ thống sẽ cảnh báo “Document has been modified after signing”.

Với Foxit Reader:

- Mở file bằng Foxit PDF Reader

- Vào menu “Protect” → “Validate All Signatures”

- Hệ thống hiển thị danh sách chữ ký và tình trạng hợp lệ

3. Cách kiểm tra lịch sử ký trên file Word, Excel

Đối với văn bản Word hoặc bảng tính Excel có chèn chữ ký số:

- Mở file bằng Microsoft Word hoặc Excel

- Vào “File” → “Info” → Chọn “View Signatures” 

- Một danh sách các chữ ký sẽ hiện ra, cho biết:

+ Người ký

+ Ngày giờ ký

+ Trạng thái: Hợp lệ, đã chỉnh sửa, không xác minh được

- Nhấn vào từng chữ ký để xem chi tiết thông tin chứng thư số và ngày ký

Nếu văn bản bị chỉnh sửa sau khi ký, chữ ký sẽ bị vô hiệu hóa và hệ thống sẽ cảnh báo.

4. Kiểm tra lịch sử ký trên hợp đồng điện tử 

Khi sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử, bạn có thể xem chi tiết nhật ký ký số như sau:

- Đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử

- Tìm đến mục “Hợp đồng đã ký” → Chọn hợp đồng bạn muốn kiểm tra

- Nhấn vào tab “Lịch sử ký” hoặc “Log ký”

- Tại đây bạn có thể xem:

+ Ai đã nhận tài liệu, mở xem và ký

+ Ký bằng phương thức nào: USB Token, OTP,...

+ IP thiết bị, thời gian thực hiện, trạng thái ký

+ Dấu thời gian xác nhận ký thành công

Một số hệ thống còn cho phép tải về toàn bộ log ký dưới dạng file PDF hoặc XML.

5. Kết luận

Việc kiểm tra lịch sử ký số giúp bạn xác minh được độ tin cậy của văn bản điện tử trong mọi giao dịch. Dù là file PDF, Word, Excel hay hợp đồng điện tử, bạn đều có thể dễ dàng kiểm tra người ký, thời gian ký và tính hợp lệ của chữ ký.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/