1. Tích hợp hợp đồng điện tử là gì?

Tích hợp hợp đồng điện tử là việc kết nối phần mềm hợp đồng điện tử với các hệ thống quản lý nội bộ như:

- CRM: Quản lý khách hàng

- HRM: Quản lý nhân sự

- ERP: Quản lý tổng thể nguồn lực của doanh nghiệp

- SAP: Hệ thống phần mềm doanh nghiệp chuyên sâu

Việc này giúp bạn:

- Tạo hợp đồng tự động từ dữ liệu sẵn có (họ tên, mã số thuế, nội dung giao dịch…)

- Gửi hợp đồng đến người cần ký mà không cần thao tác thủ công

- Ký số trực tiếp trên hợp đồng trong hệ thống

- Theo dõi trạng thái hợp đồng ngay trong phần mềm quản trị (đã gửi - đã ký - từ chối - hết hạn…)

→ Lợi ích:

- Tiết kiệm thời gian 80% trong xử lý hợp đồng

- Tránh thất lạc, nhầm lẫn

- Đảm bảo tính pháp lý và dễ kiểm soát

2. Các hệ thống nào có thể tích hợp được?

Hầu hết các phần mềm hiện nay đều có thể tích hợp được nếu có: 

- API mở (giao diện kết nối giữa các phần mềm)

- Hoặc nhà cung cấp có hỗ trợ tùy chỉnh tích hợp theo yêu cầu

Ví dụ:

- CRM: Khi bạn tạo cơ hội bán hàng thành công → Hệ thống tự tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn → Gửi khách hàng ký điện tử ngay

- HRM: Khi bạn tuyển nhân sự → Hệ thống tự tạo hợp đồng lao động từ thông tin ứng viên → Gửi ký → Lưu vào hồ sơ nhân viên

- ERP: Khi tạo đơn hàng, mua bán, đặt lệnh cung ứng → Tự tạo hợp đồng cung cấp → Gửi cho nhà cung cấp ký online

3. Các bước tích hợp hợp đồng điện tử vào CRM, HRM, ERP cho doanh nghiệp

 - Bước 1: Xác định bạn cần tích hợp với hệ thống nào

Hỏi chính đội ngũ vận hành hoặc IT của bạn:

+ Doanh nghiệp đang dùng phần mềm CRM nào?

+ Phần mềm nhân sự là gì?

+ Có đang dùng ERP như SAP, Odoo, Bravo… hay không?

→ Ghi rõ tên phần mềm, nhà cung cấp, người phụ trách để tiện làm việc.

- Bước 2: Chọn nền tảng hợp đồng điện tử có hỗ trợ tích hợp

+ Bạn nên chọn các nền tảng hợp đồng điện tử có sẵn API, ví dụ như: FPT eContract, ICORP eContract, Bkav eContract…

+ Liên hệ bộ phận kỹ thuật hoặc chăm sóc khách hàng, yêu cầu:

Tài liệu API kết nối

Hỗ trợ tích hợp kỹ thuật (thường miễn phí hoặc phí thấp)

- Bước 3: Thiết lập quy trình mẫu cần tự động hóa

Ví dụ quy trình mẫu trong CRM:

+ Khi khách hàng ký hợp đồng, trạng thái “Cơ hội thành công”

+ Hệ thống tự tạo file hợp đồng từ mẫu và thông tin khách hàng

+ Gửi khách hàng link ký qua SMS/ email

+ Sau khi khách hàng ký, hợp đồng lưu vào mục “Tài liệu” của CRM

Bạn nên viết quy trình đơn giản để dễ bàn giao cho kỹ thuật hoặc nhà cung cấp phần mềm.

- Bước 4: Bàn giao kỹ thuật kết nối (IT hoặc đơn vị phần mềm)

Nếu bạn không rành kỹ thuật, hãy:

+ Cung cấp yêu cầu chi tiết (theo bước 3)

+ Gửi tài liệu API từ nền tảng hợp đồng điện tử

+ Yêu cầu phía phần mềm CRM/ HRM/ ERP hỗ trợ kỹ thuật kết nối

→ Các phần mềm như AMIS, Base, Bravo, SAP… đều có đội kỹ thuật hỗ trợ tích hợp theo yêu cầu, hoặc bạn có thể dùng dịch vụ bên thứ 3 như các công ty phần mềm tích hợp API.

- Bước 5: Test thử và chạy thật

Khi tích hợp xong, bạn:

+ Tạo thử 1 bản hợp đồng từ hệ thống (CRM, HRM…)

+ Gửi thử cho nhân viên hoặc đối tác ký

+ Xem lại trạng thái hợp đồng có cập nhật đúng trên phần mềm không

4. Một số lưu ý quan trọng

- Hợp đồng điện tử cần được ký bằng chữ ký số hợp lệ (USB Token, HSM, OTP ký điện tử tuân thủ luật)

- Nên có luồng ký rõ ràng: ai ký trước - ai ký sau - ai lưu file

- Hợp đồng sau khi ký nên được lưu trữ song song tại:

+ Nền tảng hợp đồng điện tử

+ Hệ thống CRM/ ERP/ HRM

+ Thư mục nội bộ (Google Drive, SharePoint, File Server…)

5. Kết luận

Tích hợp hợp đồng điện tử vào hệ thống quản lý nội bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu vận hành, tăng độ chính xác và chuyên nghiệp trong xử lý văn bản.

Dù không phải là chuyên gia công nghệ, bạn hoàn toàn có thể triển khai tích hợp hiệu quả nếu:

- Xác định rõ nhu cầu

- Giao tiếp tốt với nhà cung cấp phần mềm

- Có quy trình mẫu rõ ràng, dễ hiểu

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com