1. Vì sao cần thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng?
Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ pháp lý, mà còn thể hiện hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp.
Việc thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng mang lại nhiều lợi ích:
- Tạo dấu ấn thương hiệu: Thêm logo, màu sắc đặc trưng giúp khách hàng dễ nhận diện.
- Chuyên nghiệp – tin cậy: Hóa đơn được trình bày rõ ràng, chuẩn quy định sẽ tạo sự minh bạch và uy tín.
- Tiện lợi trong quản lý: Mẫu hóa đơn thống nhất giúp giảm thiểu sai sót khi phát hành.
2. Căn cứ pháp lý khi thiết kế mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp được phép tùy chỉnh mẫu hóa đơn nhưng phải tuân thủ theo:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử.
Theo đó, các thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
+ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
+ Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
+ Chữ ký số, mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
3. Các bước thiết kế mẫu hóa đơn điện tử
- Bước 1: Xác định thông tin cần hiển thị
Doanh nghiệp cần liệt kê thông tin bắt buộc và thông tin bổ sung (logo, slogan, tài khoản ngân hàng, hotline hỗ trợ…).
- Bước 2: Chọn mẫu hóa đơn cơ bản từ phần mềm
Hầu hết các hệ thống hóa đơn điện tử (như VietInvoice, VNPT, MISA…) đều có sẵn nhiều mẫu chuẩn.
Doanh nghiệp chọn một mẫu gần nhất với nhu cầu để tùy chỉnh.
- Bước 3: Tùy chỉnh giao diện mẫu hóa đơn
Thêm logo, đổi màu sắc theo bộ nhận diện thương hiệu.
Điều chỉnh bố cục: vị trí thông tin người bán, người mua, bảng hàng hóa, chữ ký số.
Bổ sung thông tin liên hệ hoặc điều khoản thanh toán nếu cần.
- Bước 4: Gửi mẫu hóa đơn lên cơ quan thuế
Sau khi thiết kế xong, doanh nghiệp cần lập tờ khai “Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử” và gửi kèm mẫu lên cơ quan thuế để được chấp thuận.
- Bước 5: Áp dụng chính thức
Khi cơ quan thuế xác nhận, mẫu hóa đơn mới sẽ được sử dụng để phát hành cho khách hàng.
4. Lưu ý khi thiết kế mẫu hóa đơn điện tử
- Không được ẩn hoặc bỏ sót các thông tin bắt buộc.
- Kích thước, định dạng phải đảm bảo hiển thị rõ ràng khi in hoặc xuất PDF.
- Logo nên dùng bản chất lượng cao, nền trong suốt để đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Kiểm tra thử nghiệm trước khi gửi đăng ký chính thức.
.png)
5. Kết luận
Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu. Với một mẫu hóa đơn rõ ràng, chuyên nghiệp và hợp chuẩn, doanh nghiệp vừa dễ dàng trong quản lý vừa tạo sự tin tưởng đối với khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
