1. Vì sao cần chuyển đổi định dạng hợp đồng điện tử?
Trong quá trình làm việc, có nhiều trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi định dạng của hợp đồng điện tử, ví dụ:
- Nộp cho cơ quan nhà nước yêu cầu định dạng XML hoặc PDF/A.
- Gửi cho đối tác nước ngoài yêu cầu hợp đồng bản Word hoặc dạng có thể chỉnh sửa.
- Lưu trữ trên các hệ thống nội bộ, yêu cầu chuẩn định dạng theo quy định ISO hoặc chuẩn lưu trữ dữ liệu điện tử.
Việc chuyển đổi định dạng đúng cách giúp đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng, không làm thay đổi nội dung, đồng thời giảm rủi ro mất chữ ký số hoặc lỗi định dạng.
2. Các định dạng hợp đồng điện tử phổ biến
- PDF/A: Chuẩn lưu trữ lâu dài, giữ nguyên định dạng và chữ ký số.
- XML: Thường dùng khi gửi dữ liệu lên cổng dịch vụ công hoặc hệ thống quản lý dữ liệu.
- DOCX (Word): Dùng cho quá trình soạn thảo, hiệu chỉnh nội bộ.
- HTML: Một số nền tảng SaaS cung cấp hợp đồng dạng hiển thị web.
3. Hướng dẫn chuyển đổi định dạng hợp đồng điện tử
Thao tác tổng quát, có thể áp dụng trên đa số phần mềm hợp đồng điện tử hoặc công cụ văn phòng:
- Bước 1: Xác định định dạng đích
+ Kiểm tra yêu cầu từ bên nhận hoặc cơ quan quản lý.
+ Đảm bảo định dạng mới tương thích với chữ ký số nếu cần.
- Bước 2: Sao lưu bản gốc
+ Luôn lưu bản hợp đồng gốc trước khi thực hiện chuyển đổi.
+ Nên lưu kèm metadata (ngày ký, số hợp đồng, trạng thái).
- Bước 3: Thực hiện chuyển đổi
+ Trên phần mềm hợp đồng điện tử:
+ Đăng nhập → Chọn hợp đồng → Chọn “Xuất file” hoặc “Chuyển định dạng”.
+ Chọn định dạng mới (PDF/A, XML, DOCX…).
+ Xác nhận tải về.
+ Trên công cụ văn phòng (nếu hợp đồng ở dạng Word/PDF thường):
+ Mở file hợp đồng.
+ Chọn “Save As” → Định dạng mong muốn.
+ Với PDF → Word: nên dùng công cụ uy tín để tránh lỗi font hoặc sai cấu trúc.
- Bước 4: Kiểm tra sau chuyển đổi
+ Mở hợp đồng ở định dạng mới → So sánh nội dung với bản gốc.
+ Kiểm tra chữ ký số còn hợp lệ không (nếu file PDF/A có ký số).
+ Đảm bảo không mất thông tin pháp lý, dấu thời gian.
4. Lưu ý quan trọng khi chuyển đổi định dạng
+ Chỉ dùng công cụ uy tín, tránh rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
+ Không tự ý chỉnh sửa nội dung nếu hợp đồng đã ký — dễ mất hiệu lực pháp lý.
+ Khi cần thay đổi cả nội dung, phải lập phụ lục hoặc hợp đồng điều chỉnh.
+ Nên thống nhất chuẩn định dạng chung trong nội bộ để đồng bộ dữ liệu.
5. Kết luận
Chuyển đổi định dạng hợp đồng điện tử là thao tác quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt trong xử lý hồ sơ, đáp ứng nhiều yêu cầu từ đối tác, cơ quan quản lý. Thực hiện đúng hướng dẫn sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo giá trị pháp lý và tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý hợp đồng.
Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
