1. Tại sao cần kết xuất hóa đơn điện tử dưới dạng XML và PDF?

Hóa đơn điện tử được phát hành bởi doanh nghiệp và gửi cho khách hàng dưới hai dạng chính: XML và PDF. Trong đó, file XML là file gốc, mang giá trị pháp lý và dùng để nộp cho cơ quan thuế hoặc tích hợp vào hệ thống kế toán. File PDF chỉ là bản thể hiện nội dung hóa đơn, giúp người dùng dễ dàng đọc và kiểm tra thông tin, thường dùng để gửi cho khách hàng hoặc in lưu trữ nội bộ.

Việc kết xuất đầy đủ hai định dạng này mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

- Giúp lưu trữ hồ sơ hóa đơn đầy đủ, đúng quy định của pháp luật thuế

- Phục vụ công tác nộp tờ khai, quyết toán thuế hoặc đối chiếu khi bị thanh tra

- Hỗ trợ khách hàng dễ dàng tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn

- Hạn chế các sai sót và rủi ro pháp lý do lưu trữ thiếu định dạng hoặc không hợp lệ

2. Hướng dẫn kết xuất hóa đơn điện tử đúng cách

Các bước thực hiện có thể khác nhau tùy theo phần mềm bạn đang sử dụng (MISA meInvoice, S-Invoice, VietInvoice…), tuy nhiên quy trình cơ bản thường như sau:

- Bước 1: Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử

Truy cập trang web hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp. Sử dụng tài khoản quản trị doanh nghiệp để đăng nhập vào hệ thống. Đây là tài khoản có quyền xem, tìm kiếm và tải về hóa đơn đã phát hành.

- Bước 2: Truy cập danh sách hóa đơn đã phát hành

Sau khi đăng nhập thành công, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn” hoặc “Danh sách hóa đơn”.  Tại đây, bạn có thể lọc hóa đơn theo ngày phát hành, số hóa đơn, loại hóa đơn hoặc mã số thuế người mua để dễ dàng tìm kiếm.

- Bước 3: Chọn hóa đơn cần kết xuất

Tick chọn từng hóa đơn cụ thể hoặc chọn nhiều hóa đơn cùng lúc nếu phần mềm hỗ trợ xuất hàng loạt. Một số phần mềm cho phép chọn khoảng thời gian để xuất hóa đơn theo tháng, quý, năm.

- Bước 4: Thực hiện thao tác xuất file

Chọn chức năng “Kết xuất” hoặc “Tải về” và chọn định dạng mong muốn: 

+ File XML: là bản hóa đơn có chữ ký số, được dùng để lưu trữ hợp lệ và nộp thuế

+ File PDF: là bản trình bày của hóa đơn, thường gửi cho khách hàng hoặc in ra phục vụ nghiệp vụ

+ Một số phần mềm còn cho phép tải về file ZIP chứa cả XML và PDF của nhiều hóa đơn

- Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ file sau khi tải

Sau khi tải về, kiểm tra kỹ file PDF để đảm bảo thông tin thể hiện đúng mẫu hóa đơn, có mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành và mã xác thực từ cơ quan thuế.

Mở file XML bằng phần mềm chuyên dụng như iTaxViewer, phần mềm kế toán hoặc trình soạn thảo văn bản để kiểm tra cấu trúc nếu cần.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn và an toàn

Sau khi kết xuất, việc lưu trữ đúng cách là rất quan trọng để phục vụ kiểm toán, quyết toán hoặc giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Một số lưu ý để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và hiệu quả:

- Lưu file hóa đơn trong các thư mục phân loại theo năm, quý, tháng để dễ tra cứu

- Đặt tên file rõ ràng theo cú pháp như: “MST_sốHĐ_ngàyphátHành.XML” để dễ nhận diện

- Không chỉnh sửa nội dung file XML sau khi xuất ra vì sẽ làm mất giá trị pháp lý

- Thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu hóa đơn lên USB, ổ cứng ngoài hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive

- Đảm bảo hệ thống máy tính lưu trữ được bảo vệ bằng phần mềm diệt virus và được cấp quyền truy cập đúng người

4. Một số lỗi thường gặp khi kết xuất hóa đơn điện tử

Trong quá trình kết xuất và lưu trữ hóa đơn điện tử, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến như:

- Không tìm thấy hóa đơn cần kết xuất do lọc sai thời gian hoặc chưa phát hành chính thức

- File XML bị lỗi hoặc không mở được do bị thiếu chữ ký số hoặc sai cấu trúc

- File PDF không hiển thị mã cơ quan thuế hoặc QR code do lỗi thiết kế mẫu hóa đơn

- Lưu file XML không đúng định dạng khiến phần mềm kê khai thuế (HTKK, iTax) không nhận diện được

Để tránh các lỗi trên, người dùng nên sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất và thực hiện đúng quy trình xuất file, kiểm tra cẩn thận sau mỗi lần thao tác.

5. Khi nào cần gửi file XML cho cơ quan thuế hoặc đối tác?

File XML là định dạng hóa đơn có giá trị pháp lý duy nhất được cơ quan thuế công nhận. Trong các tình huống sau, bạn bắt buộc phải gửi file XML:

- Nộp báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

- Đính kèm khi kê khai thuế hoặc giải trình sai sót về hóa đơn

- Gửi hóa đơn cho khách hàng là doanh nghiệp để họ kê khai đầu vào

- Cung cấp cho cơ quan kiểm toán, thanh tra hoặc trong trường hợp kiểm tra chéo giữa các bên

6. Kết luận

Kết xuất hóa đơn điện tử dưới dạng XML và PDF là thao tác bắt buộc, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật, quản lý dữ liệu hiệu quả và tránh rủi ro về thuế. Hãy thực hiện đầy đủ và đúng quy trình kết xuất, lưu trữ để đảm bảo hóa đơn luôn hợp lệ và sẵn sàng khi cần đối chiếu, kê khai hoặc thanh tra.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com