Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện những thay đổi quan trọng về thông tin pháp lý như: đổi mã số thuế, chuyển địa chỉ trụ sở chính, hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Đây là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý của hợp đồng đã ký trước đó.

Vì vậy, khi xảy ra những thay đổi này, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát và thực hiện ký lại hợp đồng hoặc lập phụ lục điều chỉnh để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý và tránh tranh chấp sau này.

1. Trường hợp cần ký lại hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp nên thực hiện ký lại hoặc điều chỉnh hợp đồng khi thuộc một trong các trường hợp sau:

- Mã số thuế thay đổi do chuyển loại hình doanh nghiệp, chia tách hoặc sáp nhập.

- Địa chỉ trụ sở công ty thay đổi và điều khoản địa điểm có trong hợp đồng cũ.

- Người đại diện pháp luật ký kết hợp đồng trước đó đã thay đổi hoặc không còn đủ thẩm quyền.

- Tên doanh nghiệp thay đổi và ảnh hưởng đến nội dung hợp đồng.

Việc ký lại giúp cập nhật thông tin chính xác, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên.

2. Ký lại hợp đồng có bắt buộc không?

Theo quy định hiện hành, hợp đồng vẫn có thể giữ nguyên hiệu lực nếu nội dung chính không thay đổi và các bên vẫn đồng thuận thực hiện. Tuy nhiên, trong thực tế, các đối tác, cơ quan thuế hoặc kiểm toán thường yêu cầu hợp đồng thể hiện thông tin pháp lý đúng với hiện trạng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động lập phụ lục điều chỉnh hoặc ký hợp đồng mới để đảm bảo pháp lý rõ ràng, dễ kiểm soát và lưu trữ về sau.

3. Cách ký lại hợp đồng điện tử đúng quy trình

Để ký lại hợp đồng điện tử khi thay đổi thông tin pháp lý, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Kiểm tra thông tin hợp đồng cũ

Xác định các điều khoản có liên quan đến mã số thuế, địa chỉ, người đại diện hoặc thông tin pháp lý khác để chuẩn bị nội dung điều chỉnh phù hợp.

- Bước 2: Soạn phụ lục điều chỉnh hoặc hợp đồng thay thế

Trường hợp thay đổi nhỏ (ví dụ như địa chỉ), doanh nghiệp có thể lập phụ lục hợp đồng. Nếu thay đổi người ký có thẩm quyền hoặc thông tin pháp nhân, nên ký lại hợp đồng mới để tránh phát sinh tranh chấp.

- Bước 3: Tạo và gửi hợp đồng điện tử qua phần mềm

Truy cập hệ thống hợp đồng điện tử, tạo tài liệu mới hoặc thêm phụ lục, sau đó gửi đến đối tác để ký lại bằng chữ ký số. Đảm bảo tất cả thông tin mới phải đúng với giấy đăng ký kinh doanh hiện hành.

- Bước 4: Ký lại bằng chữ ký số hợp lệ

Người đại diện mới thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký số còn hiệu lực, đi kèm các thông tin hợp lệ được hệ thống xác nhận.

4. Lưu ý khi ký lại hợp đồng sau thay đổi pháp lý

Khi thực hiện ký lại hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Ghi rõ số hợp đồng gốc và ngày ký cũ trong phụ lục hoặc hợp đồng mới để đảm bảo tính kế thừa.

- Trong trường hợp thay đổi người đại diện, cần chuẩn bị văn bản bổ nhiệm hoặc giấy ủy quyền rõ ràng.

- Chỉ sử dụng chữ ký số hợp lệ của người có thẩm quyền hiện tại.

- Cần lưu trữ đầy đủ phiên bản cũ và mới của hợp đồng để phục vụ kiểm tra khi cần.

5. Kết luận

Ký lại hợp đồng điện tử khi thay đổi mã số thuế, địa chỉ hoặc người đại diện là bước quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng trong mọi giao dịch. Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đảm bảo tính minh bạch và đồng thuận giữa các bên tham gia.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com