1. Khi nào cần kê khai BHXH cho người lao động nước ngoài?
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được yêu cầu tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc nếu đáp ứng các điều kiện:
- Có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề hợp pháp tại Việt Nam
- Làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên
- Không thuộc diện chuyển công tác nội bộ hoặc đối tượng được miễn trừ theo quy định pháp luật và các thỏa thuận quốc tế
Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai BHXH cho người lao động nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Tăng mới: Khi lao động nước ngoài bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp và thuộc đối tượng tham gia BHXH
- Điều chỉnh thông tin: Khi có thay đổi về chức danh, phòng ban, mức lương hoặc thông tin cá nhân của lao động
- Chấm dứt tham gia BHXH: Khi người lao động nước ngoài hết hợp đồng, nghỉ việc hoặc chuyển công tác
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai BHXH cho lao động nước ngoài
Để đảm bảo việc kê khai BHXH nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Hợp đồng lao động: Bản sao hợp pháp có nội dung rõ ràng về vị trí, mức lương và thời gian làm việc
- Giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề: Bản sao hợp pháp để chứng minh quyền lao động tại Việt Nam
- Quyết định tuyển dụng hoặc điều chỉnh thông tin lao động: Dành cho các trường hợp thay đổi chức danh hoặc mức lương
- Thông tin lao động: Bao gồm họ tên, số hộ chiếu, quốc tịch, mã số BHXH (nếu đã có)
- USB Token: Đảm bảo thiết bị ký số còn hiệu lực để ký và gửi hồ sơ
3. Hướng dẫn kê khai BHXH điện tử cho lao động nước ngoài
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống BHXH điện tử
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng nhập vào các phần mềm BHXH điện tử như EFY-eBHXH, VNPT-BHXH, BHXH iBH,...
- Bước 2: Chọn chức năng phù hợp
Tùy thuộc vào trường hợp cụ thể, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
+ Tăng mới lao động: Truy cập mục “Quản lý lao động” → “Tăng mới lao động”
+ Điều chỉnh thông tin: Chọn mục “Điều chỉnh thông tin người tham gia”
+ Chấm dứt tham gia BHXH: Chọn mục “Giảm lao động”
- Bước 3: Nhập thông tin người lao động nước ngoài
Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm:
+ Họ tên, mã số BHXH (nếu có), số hộ chiếu, quốc tịch
+ Chức danh công việc, phòng ban, mức lương đóng BHXH
+ Ngày bắt đầu hoặc kết thúc hợp đồng lao động
- Bước 4: Đính kèm hồ sơ
+ Tải lên các tài liệu như: hợp đồng lao động, giấy phép lao động hoặc quyết định tuyển dụng
+ Các file đính kèm cần ở định dạng PDF, đặt tên rõ ràng như “HopDongLaoDong_NguyenVanA_06062025.pdf”
- Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ
+ Cắm USB Token vào máy tính
+ Nhấn chọn “Ký và gửi”, nhập mã PIN để hoàn tất thủ tục
+ Hệ thống sẽ gửi hồ sơ lên cổng BHXH điện tử để chờ xét duyệt
4. Theo dõi và xử lý phản hồi từ cơ quan BHXH
Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái tiếp nhận trên hệ thống:
- Đã tiếp nhận: Hồ sơ đã gửi thành công, đang chờ xử lý
- Chấp nhận hồ sơ: Hồ sơ được cơ quan BHXH phê duyệt và ghi nhận
- Từ chối hồ sơ: Có lỗi trong hồ sơ, cần chỉnh sửa hoặc bổ sung tài liệu theo yêu cầu
Nếu bị từ chối, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra kỹ nội dung phản hồi từ cơ quan BHXH
- Chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ và gửi lại qua hệ thống điện tử
5. Lưu ý quan trọng khi kê khai BHXH cho người lao động nước ngoài
- Mức lương đóng BHXH phải tuân thủ đúng quy định về mức lương tối thiểu vùng tại Việt Nam
- Đảm bảo các tài liệu đính kèm (giấy phép lao động, hợp đồng) đầy đủ và chính xác
- Không kê khai đồng thời tăng mới hoặc điều chỉnh thông tin với các loại hồ sơ khác để tránh nhầm lẫn
- Sau khi kê khai xong, lưu lại mã hồ sơ để đối chiếu hoặc xử lý khi cần
6. Kết luận
Kê khai bảo hiểm xã hội cho người lao động nước ngoài là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và sử dụng hệ thống BHXH điện tử sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và tránh các sai sót không đáng có.
Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
