1. Hợp đồng điện tử mua bán hàng hóa là gì?

Hợp đồng điện tử mua bán hàng hóa là loại hợp đồng được hình thành, gửi, nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như email, nền tảng ký số, phần mềm hợp đồng điện tử. Loại hợp đồng này có đầy đủ giá trị pháp lý như hợp đồng giấy truyền thống nếu đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp luật quy định.

Hình thức này đặc biệt phù hợp cho các giao dịch hàng hóa B2B (giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp), trong đó thời gian xử lý nhanh, lưu trữ dễ, tra cứu tiện và hạn chế tối đa rủi ro làm giả hoặc chỉnh sửa nội dung sau khi ký.

2. Cách soạn thảo hợp đồng điện tử mua bán hàng hóa đúng chuẩn

Để hợp đồng có giá trị pháp lý và dễ thực hiện, bạn cần xây dựng nội dung hợp đồng theo đúng quy trình như sau:

- Bước 1: Chuẩn bị thông tin pháp lý của hai bên

Trước tiên, cần xác định rõ bên mua và bên bán gồm đầy đủ thông tin như: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, chức vụ, thông tin liên hệ.

Nếu là hợp đồng ký với cá nhân hoặc hộ kinh doanh, cần có số CMND/ CCCD, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và mã số thuế (nếu có).

- Bước 2: Soạn nội dung hợp đồng mua bán hàng hóa

Phần nội dung chính của hợp đồng cần thể hiện rõ:

+ Tên hàng hóa, số lượng, quy cách, đơn vị tính

+ Giá cả và phương thức thanh toán: chuyển khoản, trả chậm, trả từng đợt…

+ Thời gian và địa điểm giao hàng

+ Nghĩa vụ kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa

+ Điều khoản về xử lý hàng lỗi, đổi trả, bảo hành

+ Các điều khoản phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng

Nên diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, tránh mơ hồ. Tốt nhất bạn nên xây dựng theo bố cục 10 - 15 điều khoản, đánh số cụ thể để dễ tra cứu

- Bước 3: Lồng ghép điều khoản điện tử

Đây là điểm nhiều người thường bỏ sót. Để đảm bảo giá trị pháp lý khi ký điện tử, hợp đồng cần có ít nhất 1 điều khoản như sau:

“Các bên đồng ý sử dụng hình thức ký điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử để xác lập hợp đồng này. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký tay nếu đảm bảo các điều kiện theo quy định pháp luật.”

Điều khoản này là cơ sở pháp lý bảo vệ giá trị của hợp đồng khi có tranh chấp xảy ra sau này.

- Bước 4: Chọn định dạng file và phần mềm phù hợp

Bạn có thể soạn thảo bằng Microsoft Word, sau đó chuyển sang định dạng PDF để tiến hành ký. Hoặc sử dụng các nền tảng hợp đồng điện tử chuyên nghiệp như: FPT.eContract, VNPT eContract, ICORP eContract…

Các phần mềm này thường có tính năng: Tạo hợp đồng mẫu, theo dõi luồng duyệt - ký, gửi thông báo tự động và lưu trữ tập trung.

3. Cách ký hợp đồng điện tử mua bán hàng hóa đúng quy trình

- Bước 1: Cắm USB Token 

Nếu bạn sử dụng chữ ký số như I-CA, Viettel-CA, FPT-CA…, hãy cắm thiết bị USB Token vào máy tính

- Bước 2: Mở hợp đồng và tiến hành ký

Mở file PDF hợp đồng cần ký trên phần mềm ký số hoặc nền tảng hợp đồng điện tử bạn đang dùng. Chọn vị trí cần ký, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận mã PIN.

Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ tự động tạo dấu thời gian, đính kèm chứng thư số và mã hóa toàn bộ nội dung, giúp hợp đồng không thể bị chỉnh sửa sau khi ký.

- Bước 3: Gửi hợp đồng cho bên còn lại ký tiếp

Bạn có thể gửi qua email, link riêng bảo mật OTP hoặc gửi qua nền tảng hợp đồng điện tử để đối tác vào ký tiếp. Việc này nên được thực hiện theo đúng trình tự ký đã thỏa thuận trước đó (ví dụ: giám đốc → kế toán → đối tác..).

4. Hợp đồng điện tử có được công nhận pháp lý không?

Theo Điều 14, 15, 16 của Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng giấy nếu:

- Nội dung đảm bảo đầy đủ thỏa thuận hai bên

- Có chữ ký điện tử hợp lệ

- Được xác thực rõ người ký và thời điểm ký

- Lưu trữ theo chuẩn và không bị sửa đổi sau khi ký

Do đó, bạn hoàn toàn có thể dùng hợp đồng điện tử trong các giao dịch mua bán, thậm chí làm căn cứ pháp lý nếu phát sinh tranh chấp.

5. Cách lưu trữ và tra cứu hợp đồng điện tử đã ký

Sau khi hoàn tất quá trình ký, bạn nên:

- Lưu hợp đồng dưới định dạng PDF đã ký số, kèm thời gian và chứng thư số

- Đặt tên file theo cú pháp rõ ràng như: HĐMB_ABC_07062025.pdf

- Lưu trên hệ thống cloud có phân quyền hoặc phần mềm hợp đồng điện tử

- Lập bảng theo dõi để tra cứu nhanh theo mã hợp đồng, tên khách hàng hoặc thời gian ký

6. Một số lưu ý quan trọng để tránh sai sót

- Không ký khi nội dung chưa được kiểm tra kỹ, đặc biệt là thông tin giá trị và điều khoản thanh toán

- Luôn xác minh đúng danh tính người ký đối tác (email chính thức, số điện thoại, tên người đại diện)

- Không nên gửi file Word để ký vì dễ bị chỉnh sửa, hãy dùng file PDF cố định

- Luôn kiểm tra chứng thư số sau khi ký để đảm bảo chữ ký hợp lệ và có giá trị 

- Hạn chế gửi hợp đồng qua các nền tảng chat không bảo mật như Zalo, FaceBook

7. Kết luận

Việc soạn thảo và ký hợp đồng điện tử mua bán hàng hóa không hề phức tạp nếu bạn nắm đúng quy trình và sử dụng đúng công cụ. Áp dụng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, bảo vệ lợi ích pháp lý và xây dựng quy trình làm việc hiện đại, chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn đang bắt đầu triển khai ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa nội dung mẫu, chọn nền tảng uy tín và hướng dẫn nhân viên thao tác chuẩn chỉnh ngay từ đầu.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com