1. Tại sao cần tra cứu và gửi lại hợp đồng điện tử?

Hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến trong giao dịch doanh nghiệp nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, sau khi ký kết, có nhiều trường hợp bạn cần tra cứu lại hợp đồng để phục vụ:

- Gửi lại cho đối tác khi họ bị mất hoặc chưa nhận được hợp đồng

- Trích xuất hợp đồng để in, lưu trữ nội bộ hoặc đính kèm trong hồ sơ pháp lý

- Kiểm tra lại thông tin khi có tranh chấp hoặc cần xác minh điều khoản

- Cung cấp cho cơ quan kiểm toán, thanh tra hoặc phục vụ kiểm tra nội bộ

Thực hiện tra cứu và gửi lại đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tăng tính chuyên nghiệp và đảm bảo hợp đồng luôn có giá trị khi cần đối chiếu.

2. Cách tra cứu hợp đồng điện tử đã ký

Để tra cứu hợp đồng điện tử, bạn cần truy cập hệ thống hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp đã sử dụng. Tùy phần mềm như VNPT eContract, Bkav eContract,  ICORP eContract…, các bước cơ bản thường gồm:

- Bắt đầu bằng việc đăng nhập tài khoản quản trị hoặc người ký vào hệ thống. Sau khi vào được giao diện chính, truy cập mục “Quản lý hợp đồng” hoặc “Danh sách hợp đồng”. Đây là nơi lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đã tạo, đã ký hoặc đang xử lý.

- Bạn có thể sử dụng các bộ lọc tìm kiếm như: tên đối tác, mã hợp đồng, khoảng thời gian ký hợp đồng, mã số thuế hoặc trạng thái hợp đồng. Sau khi điền đúng thông tin, kết quả sẽ hiển thị hợp đồng cần tìm một cách nhanh chóng và chính xác.

3. Cách trích xuất hợp đồng điện tử để sử dụng lại

Sau khi tra cứu được hợp đồng mong muốn, bước tiếp theo là trích xuất hợp đồng để sử dụng. Quá trình trích xuất thường gồm các bước sau:

- Đầu tiên, bạn cần nhấn chọn vào hợp đồng cụ thể trong danh sách. Sau đó, tìm nút chức năng “Tải về” hoặc “Trích xuất”, thường nằm ở góc phải hoặc dưới cùng của giao diện chi tiết hợp đồng.

- Tùy phần mềm, bạn có thể chọn định dạng muốn trích xuất như:

+ PDF: Bản hiển thị hợp đồng, dễ đọc và in ấn, phù hợp gửi cho khách hàng, đối tác

+ XML: Bản dữ liệu chứa thông tin pháp lý và chữ ký số, dùng khi đối tác cần đối chiếu pháp lý hoặc nộp cho cơ quan chức năng

+ ZIP: Một số nền tảng hỗ trợ tải về cùng lúc cả file XML và PDF trong một file nén

Sau khi tải về, hãy lưu trữ hợp đồng vào thư mục phân loại rõ ràng theo năm, tháng hoặc tên đối tác. Nên đặt tên file dễ nhận diện như: “Hopdong_Tendoitac_Ngayky.pdf” để thuận tiện khi tra cứu về sau.

4. Cách gửi lại hợp đồng điện tử đã ký đúng quy trình và hợp lệ

Việc gửi lại hợp đồng điện tử tưởng đơn giản nhưng cũng cần tuân thủ quy trình để đảm bảo giá trị pháp lý. Bạn có thể gửi lại hợp đồng theo các hình thức sau:

- Gửi qua email: Đây là cách phổ biến và dễ thao tác nhất. Bạn chỉ cần đính kèm file PDF hoặc ZIP và gửi đến email đối tác. Nên ghi chú rõ nội dung email để người nhận dễ hiểu và xử lý.

- Gửi qua hệ thống phần mềm: Một số nền tảng hỗ trợ chức năng “Gửi lại hợp đồng” trực tiếp từ hệ thống. Bạn chỉ cần nhập email người nhận và hệ thống sẽ tự động gửi kèm bản PDF và liên kết xác minh.

- Chia sẻ qua đường link bảo mật: Nhiều hệ thống hợp đồng điện tử tạo ra đường dẫn truy cập hợp đồng có thời hạn. Đây là cách hiện đại, tiện lợi và bảo mật cao hơn gửi file đính kèm.

Dù gửi theo cách nào, bạn cần kiểm tra lại nội dung hợp đồng, chữ ký số và các thông tin đi kèm để tránh gửi nhầm phiên bản hoặc hợp đồng chưa hoàn thiện.

5. Những lưu ý quan trọng để đảm bảo hợp đồng gửi lại vẫn hợp lệ pháp lý

Để đảm bảo hợp đồng điện tử được gửi lại vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý, bạn cần lưu ý:

- Không chỉnh sửa nội dung sau khi hợp đồng đã được ký điện tử. Mọi thay đổi đều khiến chữ ký số không còn hiệu lực.

- Kiểm tra chữ ký số trên file XML để chắc chắn hợp đồng vẫn còn hiệu lực và không bị lỗi kỹ thuật.

- Gửi đúng phiên bản cuối cùng đã ký, tránh nhầm với bản nháp hoặc bản đã sửa trước đó.

- Bảo mật thông tin hợp đồng bằng cách hạn chế chia sẻ công khai và sử dụng các phương thức truyền tải an toàn.

6. Kết luận

Việc tra cứu, trích xuất và gửi lại hợp đồng điện tử là kỹ năng quan trọng với mọi doanh nghiệp sử dụng nền tảng ký số. Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bạn quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, giảm thiếu sót, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho mọi giao dịch.

Hãy luôn đảm bảo hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp hoạt động ổn định, dữ liệu được sao lưu định kỳ và nhân sự nắm rõ quy trình thao tác với hợp đồng điện tử để tối ưu hiệu quả vận hành.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com