1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh thuế suất?

Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh thuế suất GTGT trong các trường hợp sau:

- Hóa đơn đã phát hành có mức thuế suất sai so với thực tế áp dụng (ví dụ: ghi 10% trong khi hàng hóa thuộc nhóm 8%)

- Đã gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc đã kê khai thuế, không thể hủy hay xóa

- Có sự thay đổi về chính sách thuế suất theo quy định pháp luật

Việc điều chỉnh phải thực hiện bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh, không được thay thế hay làm lại hóa đơn mới.

2. Hóa đơn điều chỉnh có gì khác so với hóa đơn mới?

Hóa đơn điều chỉnh là chứng từ bổ sung cho hóa đơn gốc đã lập sai. Nó chỉ biết điều chỉnh phần sai (ví dụ thuế suất) mà không thể thay thế toàn bộ nội dung.

Đặc điểm:

- Ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn gốc

- Ghi rõ nội dung cần điều chỉnh: “Điều chỉnh thuế suất từ 10% xuống 8%”

- Không lập lại toàn bộ thông tin như hóa đơn mới

- Có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm thuế suất, tùy theo thực tế

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh thuế suất trên phần mềm điện tử

Dưới đây là các bước lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm như VietInvoice, MeInvoice,... 

- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử

+ Truy cập hệ thống mà doanh nghiệp bạn đã đăng ký. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị.

- Bước 2: Tra cứu hóa đơn gốc

+ Chọn mục “Hóa đơn đã phát hành”, tìm hóa đơn cần điều chỉnh bằng cách nhập số hóa đơn hoặc mã số thuế khách hàng

+ Nhấn “Chi tiết” để kiểm tra nội dung và xác nhận phần sai là thuế suất

- Bước 3: Chọn lập hóa đơn điều chỉnh

+ Nhấn vào chức năng “Lập hóa đơn điều chỉnh” hoặc “Điều chỉnh hóa đơn”

+ Chọn nội dung điều chỉnh là “Thuế suất GTGT”

- Bước 4: Nhập nội dung điều chỉnh

Tại giao diện điều chỉnh:

+ Ghi rõ lý do: “Điều chỉnh thuế suất từ 10% về 8% theo hóa đơn số 000123 ngày 09/07/2025”

+ Chỉnh đúng mức thuế GTGT mới trên dòng hàng hóa, dịch vụ

+ Không chỉnh các thông tin không bị sai

- Bước 5: Ký và phát hành

+ Cắm USB Token, nhấn “Ký và phát hành”. Hệ thống gửi hóa đơn điều chỉnh lên Tổng Cục Thuế (nếu có mã) và gửi cho khách hàng qua email nếu đã khai báo

- Bước 6: Lưu trữ và gửi lại khách hàng

+ Tải file PDF và XML của hóa đơn điều chỉnh. Gửi cho khách hàng cùng hóa đơn gốc để họ đối chiếu và lưu trữ

4. Lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh thuế suất

- Không được hủy hóa đơn đã phát hành sai thuế suất

+ Khi hóa đơn đã gửi hoặc đã kê khai thuế, không được xóa hay hủy mà bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh

- Phải ghi rõ hóa đơn tham chiếu

Trong hóa đơn điều chỉnh phải nêu rõ:

+ Số hóa đơn gốc

+ Ngày lập

+ Nội dung sai (thuế suất)

+ Nội dung điều chỉnh (thuế suất mới)

- Nên có biên bản điều chỉnh kèm theo

Dù pháp luật không bắt buộc, bạn nên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký hai bên để làm hồ sơ đối chiếu khi kiểm tra thuế.

Biên bản ghi rõ:

+ Thông tin hóa đơn sai

+ Lý do điều chỉnh

+ Nội dung được điều chỉnh

+ Cam kết đồng thuận của hai bên

- Kê khai thuế đúng kỳ

+ Hóa đơn điều chỉnh được kê khai vào kỳ phát sinh điều chỉnh, không sửa lại kỳ cũ

+ Ví dụ: Hóa đơn gốc lập tháng 6, hóa đơn điều chỉnh lập tháng 7 → kê khai tháng 7

- Gửi lại cho khách hàng sớm

+ Gửi file PDF hóa đơn điều chỉnh kèm bản giải thích (nếu cần) để khách hàng nắm rõ và thực hiện điều chỉnh trong sổ sách kế toán nếu liên quan

5. Kết luận

Việc lập hóa đơn điều chỉnh thuế suất GTGT không quá phức tạp nếu bạn nắm đúng quy trình và hiểu rõ quy định. Điều quan trọng là không xóa, không thay thế hóa đơn cũ mà lập bổ sung đúng cách.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com