1. Khi nào cần lập hóa đơn không có đơn giá cố định?
Không phải mọi hóa đơn đều có đơn giá cụ thể ngay tại thời điểm lập. Dưới đây là các trường hợp thường phát sinh:
- Doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho hàng hóa biếu tặng, khuyến mãi hoặc quảng cáo mà không thu tiền từ người mua
- Cung cấp các dịch vụ định giá theo thỏa thuận, ví dụ như tư vấn, bảo trì, thiết kế, sửa chữa theo thời gian, khối lượng hoặc kết quả thực hiện
- Có chi phí phát sinh ngoài đơn giá chính, như chiết khấu sau bán hàng, phụ phí vận chuyển, thu hộ, trả hộ…
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho các trường hợp đã xuất nhưng sau đó thay đổi về giá trị
Những tình huống này khiến kế toán gặp khó khăn vì không biết nên ghi giá trị thế nào cho đúng quy định, đặc biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Quy định pháp lý cần nắm rõ
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính:
- Mọi hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu: tên hàng hóa/ dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (trừ hóa đơn đặc thù được miễn)
- Trường hợp không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn, và ghi rõ lý do “khuyến mãi”, “biếu tặng”, “không thu tiền” hoặc “không tính tiền”
- Trường hợp chưa xác định được đơn giá tại thời điểm lập hóa đơn, có thể ghi chú theo hợp đồng hoặc theo thỏa thuận với khách hàng
- Các khoản giảm giá, chiết khấu hoặc điều chỉnh được lập hóa đơn riêng và theo đúng thời điểm phát sinh
3. Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn không có đơn giá cố định
- Hàng hóa khuyến mãi, hàng tặng
Trong trường hợp doanh nghiệp tặng hàng cho khách, hoặc thực hiện chương trình khuyến mãi, dù không thu tiền vẫn cần lập hóa đơn điện tử.
+ Trên hóa đơn, vẫn ghi đầy đủ thông tin như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng
+ Đơn giá có thể ghi là “0” hoặc ghi theo giá bán thông thường (tùy cách hạch toán)
+ Ghi chú thêm “Hàng khuyến mãi - Không thu tiền” hoặc “Biếu tặng - Không thu tiền”
+ Nếu ghi giá trị hàng hóa trên hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp thuế GTGT như hàng bán bình thường, trừ khi được miễn theo quy định của chương trình khuyến mãi đã đăng ký với Sở Công Thương
- Dịch vụ theo thỏa thuận
Với các dịch vụ chưa xác định được giá cụ thể tại thời điểm lập hóa đơn, ví dụ như:
+ Dịch vụ bảo trì theo số lần thực hiện
+ Tư vấn kỹ thuật tính theo giờ hoặc sản phẩm đầu ra
+ Thiết kế dựa trên yêu cầu phát sinh
Bạn có thể xử lý như sau:
+ Ghi rõ là tên dịch vụ và nội dung công việc
+ Ở phần đơn giá hoặc thành tiền, ghi chú “Theo hợp đồng số… ngày…” hoặc “Theo bảng báo giá”
+ Nếu cần, sau khi hoàn tất dịch vụ và xác định được giá, có thể lập hóa đơn điều chỉnh sau
- Phí bổ sung, phụ phí không cố định
Trường hợp khách hàng phát sinh thêm chi phí ngoài giá trị hợp đồng ban đầu, như phí giao hàng, phí dịch vụ ngoài giờ, chiết khấu theo doanh số:
+ Có thể lập hóa đơn riêng cho phần giá trị bổ sung đó sau khi hai bên thống nhất
+ Trong hóa đơn ghi rõ nội dung “Chiết khấu thanh toán”, “Phụ phí giao hàng”, “Điều chỉnh theo biên bản ngày…”
4. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn không có đơn giá
- Bỏ trống cột đơn giá hoặc thành tiền trên hóa đơn → Sai cấu trúc hóa đơn → Có thể bị từ chối hoặc truy thu
- Ghi sai lý do phát hành hóa đơn → Dễ gây hiểu nhầm khi kiểm tra thuế
- Không lưu kèm tài liệu làm căn cứ như hợp đồng, phụ lục, quyết định khuyến mãi → Khó bảo vệ khi thanh tra
- Xuất hóa đơn hàng khuyến mãi nhưng không đăng ký chương trình với cơ quan quản lý → Bị truy thu thuế GTGT
5. Kết luận
Việc lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa, dịch vụ không có đơn giá cố định hoàn toàn hợp lệ nếu bạn nắm rõ quy định và trình bày đầy đủ, rõ ràng. Kế toán cần lưu ý ghi rõ lý do, liên kết thông tin với hợp đồng hoặc văn bản nội bộ và lưu trữ đầy đủ tài liệu liên quan để đảm bảo minh bạch khi kiểm tra thuế. Với hóa đơn điện tử, mọi thao tác đều để lại dấu vết, vì vậy cần cẩn trọng ngay từ bước lập hóa đơn.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
