1. Không có hợp đồng có được xuất hóa đơn không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử ngay cả khi không có hợp đồng bằng văn bản, miễn là:

- Có bằng chứng giao dịch rõ ràng như email xác nhận, biên bản bàn giao, phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán

- Dịch vụ đã thực hiện xong hoặc bên mua đã xác nhận sử dụng

- Có đầy đủ thông tin bên mua để lập hóa đơn

Trong thực tế, nhiều dịch vụ phát sinh nhanh hoặc theo đơn đặt hàng qua email, điện thoại, ứng dụng… không có hợp đồng giấy vẫn được lập hóa đơn bình thường.

2. Tài liệu cần chuẩn bị trước khi lập hóa đơn

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro về sau, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến giao dịch, bao gồm:

- Email, tin nhắn hoặc văn bản xác nhận từ bên mua đồng ý sử dụng dịch vụ

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao công việc (nếu có)

- Chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, biên lai thu tiền, sao kê chuyển khoản

- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp)

- Chi tiết dịch vụ cung cấp: tên dịch vụ, thời gian thực hiện, đơn giá và tổng giá trị

- Thiết bị USB Token hoặc chữ ký số còn hiệu lực để ký phát hành hóa đơn

Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp hóa đơn có giá trị pháp lý đầy đủ, kể cả khi không ký hợp đồng giấy.

3. Hướng dẫn các bước xuất hóa đơn dịch vụ không có hợp đồng

- Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm đã đăng ký với cơ quan thuế như MeInvoice, SInvoice, VietInvoice… và đăng nhập tài khoản.

- Bước 2: Tạo hóa đơn mới

Chọn tính năng “Lập hóa đơn”, sau đó:

+ Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT

+ Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy giao dịch

+ Ngày lập: Ngày hoàn thành dịch vụ hoặc ngày bên mua xác nhận thanh toán

- Bước 3: Nhập thông tin người mua

+ Nếu là doanh nghiệp: Nhập đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế

+ Nếu là cá nhân: Có thể để trống mã số thuế, ghi rõ họ tên và địa chỉ

- Bước 4: Nhập nội dung dịch vụ

+ Ghi rõ tên dịch vụ đã cung cấp (ví dụ: Thiết kế banner, Chạy quảng cáo, Dịch vụ bảo trì…)

+ Ghi đơn giá, số lượng, thuế suất (thường là 10%)

+ Ghi chú nội dung liên quan như: “Căn cứ xác nhận ngày [xx/yy/xx] của bên mua”

- Bước 5: Ký số và phát hành hóa đơn

+ Cắm USB Token vào máy tính

+ Nhấn “Ký và phát hành”

+ Hệ thống sẽ tạo file hóa đơn định dạng PDF/XML và gửi tự động đến email khách hàng (nếu có khai báo)

4. Lưu ý pháp lý khi không có hợp đồng

Dù không có hợp đồng giấy, hóa đơn điện tử vẫn hợp pháp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

- Giao dịch có thật, có chứng từ xác minh (email, thanh toán, biên bản…)

- Hóa đơn được phát hành qua phần mềm hợp lệ, đã thông báo phát hành với cơ quan thuế

- Không có sự tranh chấp hoặc phủ nhận giao dịch từ bên mua

Ngoài ra, bạn nên ghi chú rõ trong hóa đơn: “Cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận [ngày tháng]” để tăng tính rõ ràng và minh bạch.

5. Cách lưu trữ và tra cứu hóa đơn sau khi xuất

Hóa đơn sau khi phát hành cần được lưu trữ đúng quy định:

- Lưu file PDF và XML trong thư mục riêng theo từng khách hàng, dịch vụ hoặc thời gian

- Có thể đồng bộ trên Google Drive, OneDrive hoặc máy chủ nội bộ

- Ghi chú đầy đủ: Người mua, ngày giao dịch, mã số hóa đơn… để dễ tra cứu

Khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra thuế, chỉ cần mở phần mềm hóa đơn hoặc tra cứu bằng mã số hóa đơn là có thể tải lại bản gốc.

6. Kết luận

Việc xuất hóa đơn khi không có hợp đồng không hề vi phạm pháp luật, miễn là bạn đảm bảo giao dịch minh bạch, có căn cứ, có chứng từ đối chiếu và sử dụng đúng phần mềm hóa đơn điện tử. Đây là giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ngắn hạn, đơn hàng nhỏ hoặc khách hàng cá nhân.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com