1. Tạo vai trò và quyền hạn cho từng vai trò
Trong phần mềm xử lý hóa đơn điện tử, hệ thống thường mặc định sẵn hai vai trò:
- Quản trị: được sử dụng toàn bộ tính năng và làm việc trên tất cả đơn vị.
- Người dùng: được dùng đủ tính năng nhưng cần phân quyền tại từng đơn vị cụ thể.
Ngoài ra, đơn vị có thể tự tạo thêm các vai trò mới và thiết lập quyền hạn riêng.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Truy cập mục “Vai trò – Quyền hạn”
+ Vào “Hệ thống” → “Vai trò quyền hạn”, chọn “Thêm mới”.
- Bước 2: Khai báo vai trò
+ Đặt tên vai trò.
+ Tích chọn các chức năng được phép sử dụng.
+ Nhấn “Lưu” để hoàn tất.
- Bước 3: Kiểm tra danh sách vai trò
+ Sau khi tạo, vai trò sẽ hiển thị trong danh mục để theo dõi và chỉnh sửa khi cần.
+ Lưu ý:
Có thể sửa thông tin hoặc quyền hạn của vai trò đã tạo.
Chỉ được xóa vai trò chưa phân cho người dùng nào.
2. Phân vai trò cho người dùng
Sau khi tạo vai trò, doanh nghiệp tiến hành thêm mới nhân viên và phân quyền chi tiết.
Các bước thêm nhân viên mới:
- Bước 1: Thêm người dùng
+ Vào “Hệ thống” → “Quản lý người dùng”, chọn “Thêm người dùng”.
- Bước 2: Khai báo thông tin nhân viên
+ Nhập thông tin người dùng.
+ Chọn vai trò tương ứng (mỗi nhân viên sẽ có quyền theo vai trò được phân).
- Bước 3: Phân quyền đơn vị làm việc
+ Chỉ áp dụng cho vai trò không phải Quản trị.
+ Chọn đơn vị/phòng ban/chi nhánh mà nhân viên được phép thao tác.
- Bước 4: Hoàn tất & gửi thông báo
Sau khi lưu:
+ Nhân viên sẽ nhận email thông báo quyền sử dụng phần mềm.
+ Đăng nhập bằng tài khoản email đã được cấp.
+ Nhân viên sẽ làm việc theo quyền của vai trò và tại đơn vị được phân quyền.
Lưu ý quan trọng khi quản lý tài khoản:
+ Có thể sửa lại thông tin hoặc thay đổi vai trò của người dùng.
+ Có thể xóa người dùng nếu họ không còn sử dụng phần mềm.
+ Trường hợp nhân viên ngừng sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn nhưng vẫn dùng phần mềm phát hành hóa đơn, có thể đặt trạng thái “Ngừng sử dụng” thay vì xóa.
3. Kết luận
Việc thiết lập vai trò và phân quyền người dùng đúng cách giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn dữ liệu, dễ dàng kiểm soát quyền truy cập và tối ưu hoạt động kế toán. Quy trình trên phù hợp với hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp chức năng quản lý phân quyền.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
 (1).png "Hướng Dẫn Đăng Ký Chữ Ký Số Trên Dịch Vụ Công Kho Bạc Nhà Nước")
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
