1. Hóa đơn dịch vụ định kỳ là gì?
Hóa đơn dịch vụ định kỳ là loại hóa đơn phát hành cố định mỗi tháng dành cho các dịch vụ cung cấp thường xuyên, lặp lại như: phần mềm, internet, bảo trì thiết bị, cho thuê dịch vụ, văn phòng…
Doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn:
- Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ tháng đó
- Hoặc khi khách hàng thanh toán trước
- Không lập hóa đơn mỗi ngày, chỉ cần lập 1 hóa đơn vào cuối mỗi kỳ thanh toán
2. Quy định xuất hóa đơn định kỳ
- Ngày lập hóa đơn: Là ngày kết thúc cung cấp dịch vụ (ví dụ ngày cuối tháng)
- Ngày thu tiền trước: Nếu nhận tiền trước kỳ, hóa đơn lập ngay ngày thu tiền
- Hình thức hóa đơn: Bắt buộc hóa đơn điện tử, ký số hợp lệ
- Phần mềm sử dụng: Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp chữ ký số
3. Cách lập hóa đơn dịch vụ định kỳ hàng tháng
- Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu hóa đơn
+ Chu kỳ tính tiền: Ví dụ từ 01/06/2025 đến 30/06/2025
+ Thông tin khách hàng: Tên, mã số thuế, địa chỉ
+ Tổng tiền thanh toán và thuế suất GTGT
- Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm điện tử
+ Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử
+ Chọn “Tạo hóa đơn mới” → “Hóa đơn GTGT”
+ Nhập đầy đủ thông tin:
Ngày lập hóa đơn: Ngày cuối tháng hoặc ngày nhận tiền
Diễn giải: “Dịch vụ định kỳ tháng 06/2025”
Số lượng: 1
Đơn giá: Tổng tiền dịch vụ tháng
Thuế suất GTGT: 8% hoặc 10% tùy dịch vụ
+ Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn
+ Dùng chữ ký số ký hóa đơn điện tử
+ Gửi qua email, zalo hoặc tải XML + PDF để lưu trữ theo quy định
4. Một số lưu ý khi lập hóa đơn định kỳ
- Không lập tách nhiều hóa đơn cho cùng một dịch vụ
- Được phép xuất hóa đơn gộp nhiều tháng nếu khách hàng thanh toán trước
- Nếu dịch vụ ngừng giữa kỳ, phải xuất hóa đơn điều chỉnh đúng ngày
- Hóa đơn luôn phải ký số hợp lệ mới được tính hợp pháp
- Lưu hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo luật kế toán
5. Kết luận
Lập hóa đơn dịch vụ định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động quản lý thanh toán, xuất hóa đơn hợp pháp nhanh chóng. Áp dụng chuẩn quy định sẽ tránh rủi ro bị xử phạt thuế, đồng thời đảm bảo hồ sơ tài chính luôn minh bạch, rõ ràng.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
