1. Có thể ký hợp đồng điện tử nếu đối tác không có chữ ký số không?
Có. Luật Giao dịch điện tử cho phép sử dụng bất kỳ phương thức xác thực nào đủ mạnh để thay thế chữ ký tay. Nếu một bên chưa sở hữu USB Token hoặc HSM, bạn vẫn ký được hợp đồng điện tử miễn là:
- Danh tính hai bên được xác minh rõ ràng
- Nội dung hợp đồng được khóa toàn vẹn sau khi ký
- Quy trình ký có bản ghi thời gian, IP, thiết bị để đối chiếu
Khi đáp ứng ba điều kiện trên, hợp đồng điện tử sẽ có hiệu lực như hợp đồng giấy.
2. Các phương thức ký phổ biến thay chữ ký số
- OTP qua SMS hoặc email: Hệ thống gửi mã xác thực 6 số. Bên ký nhập OTP → nền tảng lưu dấu thời gian.
- Chèn ảnh chữ ký + xác nhận email: Đối tác dán ảnh chữ ký, sau đó bấm “Xác nhận” trong email do hệ thống gửi.
- Xác thực tài khoản: Bên ký đăng nhập tài khoản Google, Microsoft, hoặc VietID, nền tảng ghi lại danh tính số hóa.
.png)
3. Chuẩn bị trước khi gửi hợp đồng
- Nền tảng hỗ trợ đa hình thức ký: FPT.eContract, ICORP eContract, VNPT eContract,...
- Mẫu hợp đồng: Định dạng PDF hoặc DOCX, khóa chỉnh sửa trước khi gửi
- Danh bạ email, số điện thoại đối tác: Để gửi liên kết ký và OTP
- Người phụ trách xác nhận: là người sẽ nhận cảnh báo khi hợp đồng ký xong hoặc gặp lỗi
4. Quy trình 5 bước ký hợp đồng điện tử không cần chữ ký số
- Bước 1: Tải hợp đồng lên nền tảng
Đăng nhập, chọn “Tạo hợp đồng”, đính kèm file PDF.
- Bước 2: Chọn hình thức xác thực cho đối tác
Trong mục “Phương thức ký”, tích “OTP qua SMS” hoặc phương thức khác đã thỏa thuận.
- Bước 3: Thiết lập luồng ký và gửi
Nhập email, số điện thoại của đối tác, thứ tự ký nếu có nhiều người. Nhấn “Gửi”.
- Bước 4: Đối tác xác thực và ký
Hệ thống gửi link + OTP. Đối tác đọc nội dung, nhập OTP hoặc ký tay. Hệ thống trả thông báo “Ký thành công”.
- Bước 5: Khóa hợp đồng và lưu trữ
Sau khi bên cuối cùng ký, nền tảng tự đóng hợp đồng, sinh bản PDF kèm nhật ký ký số (timestamp, IP, OTP). Tải file PDF và log về lưu trên Google Drive hoặc máy chủ kế toán.
5. Mẹo đảm bảo tính pháp lý và an toàn
- Luôn ghi rõ trong hợp đồng: “Các bên đồng ý dùng phương thức ký điện tử OTP, có giá trị như chữ ký tay theo Luật Giao dịch điện tử”.
- Sử dụng nền tảng có dấu thời gian (timestamp) và mã hóa nội dung sau ký.
- Cài đặt gửi email thông báo cho cả hai bên ngay khi hợp đồng hoàn tất để tránh tranh chấp “chưa nhận được”.
- Lưu bản PDF + log ký ít nhất 10 năm nhằm phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
6. Kết luận
Đối tác chưa có chữ ký số không còn là rào cản để ký hợp đồng điện tử. Với OTP hoặc xác thực email, bạn vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa rút ngắn thời gian ký kết xuống vài phút. Hãy chọn nền tảng uy tín, thiết lập quy trình rõ ràng và lưu trữ hợp đồng đúng chuẩn để doanh nghiệp luôn an tâm khi giao dịch số.
Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
