1. Luồng ký hợp đồng điện tử là gì?

- Luồng ký là trình tự mà các bên tham gia thực hiện thao tác ký trên một hợp đồng điện tử. Việc xác định rõ ai ký trước, ai ký sau giúp đảm bảo minh bạch, đồng thời ngăn ngừa sai sót hoặc giả mạo chữ ký.

- Ví dụ: Nếu hợp đồng cần qua giám đốc duyệt trước rồi mới gửi sang đối tác, bạn cần thiết lập thứ tự rõ ràng để hệ thống gửi đúng người vào đúng thời điểm.

- Việc thiết lập luồng ký đặc biệt quan trọng khi:

+ Có nhiều người tham gia ký

+ Hợp đồng liên quan đến phòng ban nội bộ và đối tác nước ngoài

+ Cần kiểm soát nghiêm ngặt về thời gian, nội dung và quyền hạn của từng người ký

2. Các kiểu luồng ký phổ biến hiện nay

Trên hầu hết nền tảng hợp đồng điện tử như ICORP eContract, FPT.econtract, VNPT eContract,... có hai kiểu luồng ký chính:

- Luồng ký tuần tự: Người thứ nhất ký xong thì mới gửi tiếp đến người thứ hai. Phù hợp khi cần kiểm tra hoặc phê duyệt từng bước

- Luồng ký song song: Các bên cùng nhận hợp đồng và ký đồng thời. Phù hợp khi nội dung đã thống nhất, không cần duyệt qua từng bước

Tùy nhu cầu thực tế mà bạn chọn kiểu luồng ký phù hợp để rút ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo tính hợp lệ.

3. Chuẩn bị trước khi thiết lập luồng ký

Để quy trình ký được trơn tru, bạn nên chuẩn bị:

- File hợp đồng PDF đã được soạn thảo rõ ràng

- Danh sách người ký, người duyệt, người theo dõi (nếu có)

- Email và số điện thoại chính xác của từng người ký

- Phương thức ký phù hợp: Chữ ký số USB Token, chữ ký HSM, OTP qua SMS/email

- Tài khoản quản trị hệ thống hợp đồng điện tử

4. Cách thiết lập luồng ký trên nền tảng hợp đồng điện tử

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Truy cập vào nền tảng hợp đồng điện tử bạn đang sử dụng và đăng nhập bằng tài khoản quản trị

- Bước 2: Tạo hợp đồng mới

Tải lên file hợp đồng đã soạn sẵn. Nhập tiêu đề hợp đồng, mô tả ngắn và các thông tin cơ bản để dễ theo dõi trong hệ thống

- Bước 3: Thêm người ký và phân vai

Tại phần “Người tham gia”, bạn nhập email và thông tin từng người ký, đồng thời phân loại:

+ Người ký: Có quyền ký hợp đồng

+ Người duyệt: Phê duyệt trước khi gửi

+ Người theo dõi: Chỉ xem, không ký

Một số nền tảng cho phép gắn thẻ vai trò như “Giám đốc”, “Kế toán”, “Đối tác”, giúp quản lý dễ hơn.

- Bước 4: Thiết lập thứ tự ký

Bạn có thể kéo thả để sắp xếp người ký theo thứ tự mong muốn, hoặc chọn “Ký song song” nếu muốn mọi người ký đồng thời.

Hệ thống sẽ gửi email mời ký theo đúng thứ tự đã thiết lập. Người sau chỉ nhận được hợp đồng sau khi người trước hoàn tất ký.

- Bước 5: Gửi hợp đồng

Sau khi thiết lập xong luồng ký, bạn nhấn “Gửi”. Hệ thống sẽ tự động gửi hợp đồng đến các bên liên quan kèm hướng dẫn ký.

Bạn có thể theo dõi trạng thái từng người đã ký hay chưa trong mục “Quản lý hợp đồng”.

5. Kết luận

Thiết lập luồng ký hợp đồng điện tử không chỉ là bước kỹ thuật mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo quy trình minh bạch, đúng pháp luật và tiết kiệm thời gian. Bằng cách xác định đúng người ký, vai trò và thứ tự ký, bạn có thể kiểm soát toàn bộ quy trình một cách chủ động, hiệu quả và an toàn.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com