1. Hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu có bắt buộc không?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn này được sử dụng để:

- Hạch toán doanh thu bán hàng

- Kê khai thuế GTGT với thuế suất 0%

- Đối chiếu thanh toán quốc tế

- Làm căn cứ hoàn thuế hoặc kiểm tra sau thông quan

Thời điểm lập hóa đơn là khi hàng hóa đã được thông quan, nghĩa là khi tờ khai hải quan có trạng thái “đã thông quan”. Tuyệt đối không lập trước thời điểm này.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lập hóa đơn

Trước khi tiến hành lập hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và chứng từ liên quan, bao gồm:

- Hợp đồng ngoại thương đã ký với đối tác nước ngoài

- Tờ khai hải quan điện tử của lô hàng xuất khẩu đã được thông quan

- Vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu có

- Thông tin đối tác như tên công ty, địa chỉ, quốc gia, mã số thuế nếu có

- Chi tiết hàng hóa gồm tên hàng, mã HS, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, trị giá FOB hoặc CIF

- Thiết bị ký số để ký phát hành hóa đơn

- Tài khoản phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký và kích hoạt đầy đủ chức năng

3. Các bước lập hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu

- Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử

Truy cập phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng như MeInvoice, SInvoice, VietInvoice… và đăng nhập bằng tài khoản đã được đăng ký với cơ quan thuế.

- Bước 2: Chọn loại hóa đơn phù hợp

Lựa chọn mẫu hóa đơn giá trị gia tăng không có mã cơ quan thuế hoặc hóa đơn xuất khẩu tùy theo phần mềm. Đặt thuế suất 0% và loại tiền thanh toán là ngoại tệ (USD, EUR…).

- Bước 3: Nhập thông tin người mua

Ghi đầy đủ tên đối tác nước ngoài, địa chỉ giao hàng, quốc gia. Nếu không có mã số thuế thì điền “N/A”.

- Bước 4: Nhập thông tin hàng hóa xuất khẩu

Điền rõ tên hàng, mã HS, đơn vị tính, số lượng và đơn giá theo hợp đồng. Giá trị thanh toán được nhập bằng ngoại tệ nhưng cần quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá tại thời điểm lập hóa đơn.

- Bước 5: Ghi chú bổ sung quan trọng

Tại phần ghi chú, nên ghi rõ: “Xuất khẩu theo tờ khai số [số tờ khai] ngày [ngày khai báo] tại Chi cục Hải Quan [tên chi cục]”.

- Bước 6: Ký số và phát hành hóa đơn

Cắm USB Token hoặc sử dụng chữ ký số HSM, nhập mã PIN và nhấn nút “Ký và phát hành”. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tạo hóa đơn dưới dạng file PDF và XML.

4. Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Rất nhiều doanh nghiệp gặp lỗi khi lập hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục:

- Lập hóa đơn trước khi thông quan: Đây là lỗi nghiêm trọng. Cần kiểm tra kỹ trạng thái tờ khai hải quan trước khi phát hành. Chỉ lập hóa đơn khi hệ thống báo “đã thông quan”.

- Ghi sai mã HS: Mã HS trên hóa đơn cần khớp với mã HS trong tờ khai hải quan. Không nên tự tra hoặc sử dụng mã cũ.

- Thiếu thông tin điều kiện giao hàng (FOB/CIF): Ghi đầy đủ điều kiện giao hàng theo hợp đồng để đảm bảo đúng nội dung thanh toán.

- Không ghi chú số tờ khai hải quan: Dễ gây khó khăn cho việc đối chiếu hoặc hoàn thuế. Luôn ghi số tờ khai và ngày thông quan trong phần ghi chú.

- Không lưu đủ file XML: Khi lưu trữ, cần lưu cả PDF và XML để đảm bảo hợp lệ khi bị kiểm tra hoặc tra soát về sau.

5. Cách lưu trữ và tra cứu hóa đơn xuất khẩu đúng quy định

Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ đầy đủ và khoa học để phục vụ cho công tác đối chiếu, kê khai và hoàn thuế:

- Tạo thư mục riêng theo mã hợp đồng hoặc tên khách hàng, sắp xếp theo ngày hoặc số hóa đơn

- Lưu cả hai định dạng PDF và XML

- Nên lưu trữ đồng thời trên:

+ Máy tính nội bộ hoặc server nội bộ

+ Google Drive, OneDrive hoặc SharePoint

+ Hệ thống phần mềm kế toán có tích hợp hóa đơn

Ngoài ra, nên ghi lại các thông tin như số tờ khai hải quan, ngày phát hành, số lượng, giá trị… để dễ tra cứu khi cần.

6. Kết luận

Việc lập hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc và cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời điểm lập, nội dung hóa đơn và hồ sơ chứng từ liên quan. Thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp:

- Kê khai và hoàn thuế GTGT đúng hạn

- Hạn chế rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế

- Nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong xuất khẩu

Hãy đảm bảo rằng nhân viên kế toán - xuất khẩu của bạn hiểu rõ quy trình này và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hỗ trợ tối đa.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com