1. Tại sao cần tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán?

Việc tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp thực hiện ký số hóa đơn điện tử, chứng từ kế toán ngay trên hệ thống phần mềm mà không cần xuất file thủ công ra ngoài. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác, bảo mật theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và chứng từ kế toán.

2. Chuẩn bị trước khi tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán

Để tích hợp chữ ký số thành công, bạn cần chuẩn bị:

- USB Token chữ ký số hợp lệ (ví dụ: I-CA, Viettel, VNPT, FPT…).

- Đã cài đặt Driver Token tương thích với hệ điều hành.

- Phần mềm kế toán hỗ trợ chức năng ký số (như MISA SME, AMIS MISA, FAST, Bravo…).

- Có tài khoản hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử kích hoạt sẵn trên phần mềm kế toán.

3. Các bước tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán

- Bước 1: Kết nối thiết bị chữ ký số

+ Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính kế toán.

+ Kiểm tra Token đã nhận trong phần mềm quản lý Token (thường biểu tượng ổ khóa trên màn hình máy tính).

- Bước 2: Cài đặt Driver chữ ký số (nếu chưa có)

+ Tải và cài đặt Driver Token từ nhà cung cấp chữ ký số.

+ Khởi động lại máy tính sau khi cài đặt để tránh lỗi ký số.

- Bước 3: Thiết lập chữ ký số trên phần mềm kế toán

+ Truy cập phần mềm kế toán → Vào mục “Hóa đơn điện tử” hoặc “Thiết lập chữ ký số”.

+ Chọn “Cấu hình chữ ký số” hoặc “Chọn USB Token”.

+ Hệ thống sẽ tự động nhận diện USB Token đã cắm vào máy tính.

- Bước 4: Ký hóa đơn điện tử hoặc chứng từ

+ Sau khi thiết lập thành công, bạn chỉ cần lập hóa đơn hoặc chứng từ như bình thường.

+ Chọn “Ký số” hoặc “Phát hành hóa đơn”.

+ Nhập mã PIN Token khi được yêu cầu để hoàn tất quá trình ký số.

- Bước 5: Kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn hoặc chứng từ

+ Vào danh sách hóa đơn đã phát hành → Xem hóa đơn → Kiểm tra mục chữ ký số hiển thị đầy đủ.

+ Trường hợp ký hợp đồng điện tử, có thể vào mục quản lý hợp đồng để kiểm tra chữ ký đã được đính kèm.

4. Một số lưu ý khi tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán

- Đảm bảo Token luôn kết nối khi phát hành hóa đơn hoặc ký chứng từ.

- Nếu thay đổi Token hoặc hết hạn chữ ký số, cần cấu hình lại trên phần mềm kế toán.

- Khi gặp lỗi “Không nhận chữ ký số”, hãy thử rút ra cắm lại Token hoặc cài lại Driver Token.

5. Kết luận

Việc tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán là cách làm thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính pháp lý và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử, ký chứng từ, hợp đồng. Hãy thực hiện đầy đủ các bước như hướng dẫn trên để quá trình ký số được nhanh chóng, thuận tiện và đúng quy định.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/