1. Vì sao nên tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán?
Việc kết nối hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn, không cần nhập liệu thủ công.
- Giảm thiểu sai sót, tránh trùng lặp hoặc thất lạc chứng từ.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực trong công tác kế toán.
- Đáp ứng quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử và lưu trữ chứng từ.
2. Điều kiện để thực hiện tích hợp
Trước khi tích hợp, doanh nghiệp cần:
- Đang sử dụng phần mềm kế toán có hỗ trợ kết nối API hoặc file import (Excel/XML).
- Có tài khoản sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ (ICORP, VNPT, Viettel…).
- Đảm bảo hệ thống có internet ổn định và quyền truy cập đầy đủ vào cả hai hệ thống.
3. Các bước tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán
- Bước 1: Kiểm tra tính năng kết nối
+ Xác định phần mềm kế toán có hỗ trợ tích hợp qua API hay không.
+ Nếu không có API, cần đảm bảo có tính năng nhập dữ liệu từ file Excel hoặc XML.
- Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử
+ Yêu cầu API key, tài liệu kỹ thuật, hoặc hướng dẫn cấu hình kết nối.
+ Một số nhà cung cấp hỗ trợ plugin hoặc file mẫu đồng bộ với phần mềm kế toán phổ biến
- Bước 3: Cấu hình thông tin kết nối
+ Nhập các thông tin được cung cấp như: API key, địa chỉ server, mã số thuế.
+ Thiết lập định dạng hóa đơn, đơn vị tính, ký hiệu mẫu số… phù hợp với phần mềm kế toán.
- Bước 4: Thử nghiệm kết nối
+ Tạo thử một hóa đơn trên phần mềm kế toán và kiểm tra đã được đẩy lên hệ thống hóa đơn điện tử chưa.
+ Nếu phần mềm không hỗ trợ đẩy trực tiếp, xuất dữ liệu ra file XML và import vào hệ thống hóa đơn.
- Bước 5: Hoàn tất & sử dụng chính thức
+ Sau khi thử nghiệm thành công, có thể đưa vào vận hành chính thức.
+ Đào tạo kế toán nội bộ sử dụng đúng quy trình để đảm bảo hiệu quả.
4. Một số lưu ý khi tích hợp
- Đảm bảo bảo mật thông tin, đặc biệt là khi chia sẻ API hoặc kết nối từ xa.
- Nên sao lưu dữ liệu định kỳ, phòng trường hợp đồng bộ lỗi.
- Thường xuyên cập nhật phần mềm để tương thích với hệ thống hóa đơn điện tử mới nhất.
5. Kết luận
Tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý tài chính. Việc triển khai đúng cách không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao độ chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
