1. Chuẩn bị trước khi ký số hóa đơn
Trước khi thực hiện ký số hóa đơn trên HTKK, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Máy tính đã cài đặt phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.
- Đã cài đặt đầy đủ driver USB Token (ví dụ: I-CA, Viettel-CA, VNPT-CA…).
- Chữ ký số còn hiệu lực, đã được cấp chứng thư số.
- Hóa đơn đã được lập hoàn chỉnh trong phần mềm HTKK và đang ở trạng thái “chưa phát hành”.
2. Các bước ký số hóa đơn trên phần mềm HTKK
- Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính
+ Kết nối thiết bị USB Token chứa chữ ký số vào cổng USB. Chờ hệ thống nhận thiết bị và kiểm tra driver đã sẵn sàng hoạt động.
- Bước 2: Mở phần mềm HTKK
+ Khởi động phần mềm HTKK trên máy tính. Chọn đúng doanh nghiệp đã khai báo và đăng nhập.
- Bước 3: Vào mục hóa đơn chưa phát hành
+ Trong giao diện chính của HTKK, chọn chức năng “Quản lý hóa đơn” → “Lập hóa đơn” → tìm đến danh sách hóa đơn đang ở trạng thái “chưa phát hành”.
- Bước 4: Chọn hóa đơn cần ký
+ Tích chọn một hoặc nhiều hóa đơn cần ký số. Sau đó nhấn nút “Phát hành” hoặc “Ký điện tử” tùy theo phiên bản phần mềm HTKK đang sử dụng.
- Bước 5: Chọn chữ ký số để ký
+ Một cửa sổ xác nhận chữ ký số sẽ hiện ra. Chọn thiết bị USB Token tương ứng (ví dụ: I-CA) → Nhập mã PIN → Nhấn OK để xác nhận ký điện tử.
- Bước 6: Xác nhận hoàn tất
+ Sau khi ký xong, hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái “Đã phát hành”. Bạn có thể xuất PDF hoặc gửi cho khách hàng ngay trên hệ thống.
3. Lưu ý khi ký hóa đơn trên HTKK
- Nếu hệ thống không nhận chữ ký số, hãy kiểm tra lại driver hoặc thử khởi động lại máy tính.
- Nếu ký nhiều hóa đơn cùng lúc, hãy đảm bảo kết nối mạng ổn định để tránh lỗi hệ thống.
- Chữ ký số phải còn thời hạn, nếu hết hạn cần gia hạn trước khi ký.
4. Kết luận
Ký số hóa đơn trên phần mềm HTKK là thao tác bắt buộc trong quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Với hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện mà không cần sự hỗ trợ kỹ thuật. Nếu gặp khó khăn, hãy kiểm tra lại phần mềm, thiết bị USB Token hoặc liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.
Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
- Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Tel: 0969.352.626
- Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/
 (1) (1).png "Hướng Dẫn Khai Báo Trợ Cấp Thất Nghiệp")
 (1).png "Hướng Dẫn Lập Tờ Khai Thuế GTGT Cho HĐĐT")
 (1).png "Hướng Dẫn Tích Hợp Chữ Ký Số Vào Phần Mềm Kế Toán")
 (1).png "Hướng Dẫn Phân Quyền Ký Số Trên Dịch Vụ Công Quốc Gia")
.png "Hướng Dẫn Phân Quyền Tài Khoản BHXH Điện Tử")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Lịch Sử Ký Số")
.png "Hướng Dẫn Gia Hạn Chữ Ký Số Online")
.png "Hướng Dẫn Sửa Lỗi Chữ Ký Số I-CA Bị Mờ")
.png "Hướng Dẫn Bảo Hành Token ( Chữ Ký Số I-CA )")
.png "Thay Đổi Thông Tin Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thu Hồi Chứng Thư Số")
.png "Hướng Dẫn Thay Đổi Mã Pin Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng Dẫn Kiểm Tra Thời Hạn Chữ Ký Số I-CA")
.png "Hướng dẫn cài đặt Token chữ ký số I-CA")
.png "Hướng dẫn ký chữ ký số trên File Excel")
.png "Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF")
.jpg "Chữ ký số Doanh Nghiệp là gì – Mục đích sử dụng và các quy định cụ thể.")
