1. Ký số trên hệ thống hải quan điện tử là gì?

Ký số là bước bắt buộc trong quy trình khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Hệ thống này yêu cầu người khai hải quan ký điện tử các tờ khai, phụ lục và chứng từ đính kèm để đảm bảo tính pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ký số đúng quy trình bằng thiết bị USB Token, dùng được với tất cả các nhà cung cấp chữ ký số tại Việt Nam.

2. Điều kiện trước khi ký số

Trước khi thực hiện ký số, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:

- Thiết bị chữ ký số USB Token đã cắm vào máy tính và còn thời hạn chứng thư số

- Driver USB Token đã được cài đặt đầy đủ theo hướng dẫn từ nhà cung cấp chữ ký số

- Trình duyệt đang sử dụng hỗ trợ Java hoặc plugin ký số 

- Tờ khai hải quan đã được soạn thảo hoàn chỉnh, sẵn sàng để gửi và ký số

3. Các bước ký số trên hệ thống VNACCS/VCIS

- Bước 1: Đăng nhập hệ thống khai báo hải quan

+ Truy cập hệ thống khai báo điện tử VNACCS/VCIS

+ Nhập tên đăng nhập, mật khẩu và chọn đúng mã số thuế/ mã doanh nghiệp

+ Lựa chọn đơn vị trực thuộc nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

- Bước 2: Chọn tờ khai cần ký số

+ Vào mục “Danh sách tờ khai”, chọn loại tờ khai đã khai báo trước đó

+ Kiểm tra kỹ lại các thông tin: Tên hàng, mã HS, trị giá, thuế suất, điều kiện giao hàng…

+ Đảm bảo trạng thái tờ khai là chưa ký số

- Bước 3: Thực hiện ký số

+ Nhấn nút “Ký điện tử” (hoặc “Ký số” tùy giao diện)

+ Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại chọn chứng thư số

+ Chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp

+ Nhập mã PIN USB Token để xác thực thao tác ký

+ Nếu ký thành công, hệ thống sẽ thông báo “Ký số thành công” hoặc trạng thái tờ khai sẽ chuyển sang đã ký số

- Bước 4: Gửi tờ khai đã ký số lên hệ thống hải quan

+ Sau khi ký số xong, nhấn nút “Gửi” để nộp tờ khai

+ Theo dõi phản hồi từ hệ thống: “Đã tiếp nhận”, “Từ chối”, “Yêu cầu bổ sung”, hoặc “Thông quan”

4. Xử lý một số lỗi thường gặp khi ký số

- Không nhận thiết bị chữ ký số: Cắm lại Token vào cổng USB khác hoặc thử trên máy tính khác, kiểm tra driver đã được cài đúng chưa

- Không hiện chứng thư số khi ký: Kiểm tra chứng thư số đã hết hạn hay chưa, đảm bảo Token đã cắm đúng cách và không bị hỏng

- Ký xong nhưng không gửi được tờ khai: Kiểm tra lại trạng thái mạng, trình duyệt, hoặc phiên làm việc bị lỗi → đăng nhập lại từ đầu

- Lỗi Java hoặc plugin: Cài lại plugin ký số theo hướng dẫn từ nhà cung cấp, hoặc sử dụng trình duyệt IE (nếu còn hỗ trợ)

5. Kết luận

Ký số trên hệ thống VNACCS/VCIS là thao tác bắt buộc để hoàn tất khai báo hải quan điện tử. Người dùng cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị và cài đặt cần thiết để quá trình ký số diễn ra trơn tru, tránh lỗi kỹ thuật không đáng có. Trong trường hợp phát sinh sự cố, nên liên hệ bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ kịp thời.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/