1. Khai báo giảm lao động là gì và khi nào cần thực hiện?

Khai báo giảm lao động là thủ tục điện tử để cập nhật việc người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc, chuyển đơn vị hoặc không còn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng và kịp thời.

Việc không khai báo giảm đúng thời hạn (trong vòng 30 ngày kể từ khi người lao động nghỉ việc) có thể dẫn đến:

- Doanh nghiệp phải tiếp tục đóng BHXH cho người đã nghỉ

- Không thể làm thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động

- Vi phạm quy định của cơ quan BHXH, bị từ chối hồ sơ điện tử khác

2. Chuẩn bị gì trước khi khai báo giảm lao động?

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

- Tên, mã số BHXH, ngày sinh của người lao động nghỉ việc

- Ngày chấm dứt hợp đồng lao động

- Quyết định nghỉ việc hoặc xác nhận thanh lý hợp đồng

- Mẫu biểu báo giảm theo yêu cầu (thường là D02-TS)

- Tài khoản đăng nhập vào phần mềm BHXH điện tử

- Thiết bị ký số (USB Token, HSM hoặc phương thức ký OTP)

3. Các bước khai báo giảm lao động trên phần mềm BHXH điện tử

Quy trình dưới đây có thể áp dụng tương tự cho các phần mềm như EBH, VNPT-BHXH, IBH,...

- Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập vào phần mềm BHXH điện tử mà đơn vị đang sử dụng. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu đã đăng ký

- Bước 2: Chọn chức năng báo giảm

Tại giao diện chính, chọn “Nghiệp vụ BHXH” hoặc “Tờ khai điện tử”. Chọn tiếp “Giảm lao động” hoặc “Báo giảm” tùy giao diện từng phần mềm

- Bước 3: Nhập thông tin người lao động nghỉ việc

+ Nhập đầy đủ thông tin người lao động cần báo giảm

+ Điền mã số BHXH, họ tên, ngày nghỉ việc, lý do giảm (nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng…)

+ Kiểm tra lại dữ liệu để tránh sai sót

- Bước 4: Đính kèm file chứng từ

Nếu phần mềm cho phép, bạn có thể tải lên file scan quyết định nghỉ việc hoặc hợp đồng lao động đã thanh lý

- Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ

Sau khi hoàn tất các thông tin, nhấn “Ký và gửi hồ sơ” bằng USB Token hoặc OTP đã đăng ký. Hệ thống sẽ gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH và trả lại mã số giao dịch

4. Theo dõi và xử lý hồ sơ sau khi gửi

Sau khi gửi hồ sơ:

- Vào mục “Tra cứu hồ sơ đã gửi” để xem trạng thái xử lý

- Nếu hồ sơ được chấp nhận, hệ thống sẽ cập nhật tình trạng báo giảm

- Nếu bị từ chối, bạn sẽ thấy lý do cụ thể, cần chỉnh sửa và gửi lại

Một số lý do hồ sơ bị từ chối thường gặp:

- Sai mã số BHXH

- Nhập sai ngày nghỉ việc

- Thiếu chứng từ đính kèm

5. Những lưu ý quan trọng để khai báo chính xác

- Không khai giảm trễ quá 30 ngày kể từ ngày nghỉ việc để tránh phát sinh đóng BHXH sai

- Đảm bảo đúng mã số BHXH, ngày nghỉ và lý do giảm

- Lưu lại bản PDF hồ sơ đã gửi và log giao dịch để làm bằng chứng khi cần

- Luôn kiểm tra thông báo từ cơ quan BHXH để kịp thời điều chỉnh

6. Kết luận

Việc khai báo giảm lao động trên BHXH điện tử không chỉ giúp cập nhật chính xác dữ liệu lao động mà còn tránh những rủi ro phát sinh cho doanh nghiệp. Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể tự thao tác đúng quy trình mà không cần mất thời gian xử lý thủ công hay giấy tờ phức tạp. Hãy đảm bảo thực hiện đúng hạn và đúng dữ liệu để quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp luôn được bảo vệ.

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/