1. Giao dịch nhiều đợt là gì? Tại sao phải xuất hóa đơn theo từng lần?

Trong thực tế, không phải hợp đồng nào cũng thực hiện thanh toán và giao hàng một lần. Rất nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng có chia tiến độ như:

- Giao hàng từng phần (chia lô, chia đợt…)

- Cung cấp dịch vụ theo từng giai đoạn

- Nhận tiền ứng trước từng phần trước khi giao hàng

Đối với những trường hợp này, việc xuất hóa đơn theo từng lần giao hàng hoặc theo đợt thanh toán là bắt buộc để đảm bảo minh bạch về thuế và tuân thủ quy định pháp luật. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm hoặc sai nội dung.

2. Cơ sở pháp lý khi xuất hóa đơn nhiều đợt

Các quy định chính liên quan gồm:

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn về hóa đơn điện tử, cho phép xuất hóa đơn theo tiến độ nếu có thỏa thuận trong hợp đồng.

- Điều 9, Khoản 2, Thông tư 78: Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn từng phần nếu đã cung ứng hàng hóa/ dịch vụ hoặc nhận tiền trước.

- Điều 16, Nghị định 123: Nêu rõ thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp hoặc nhận tiền.

Nghĩa là: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn nhiều lần cho một hợp đồng, miễn là mỗi lần đều tương ứng với phần hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành hoặc phần tiền đã thu trước.

3. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn nhiều đợt

- Bước 1: Kiểm tra lại hợp đồng

+ Hợp đồng cần thể hiện rõ: tổng giá trị, thời gian, các đợt giao hàng hoặc đợt thanh toán, điều kiện nghiệm thu từng phần

+ Nếu có thỏa thuận xuất hóa đơn theo từng lần giao hàng hoặc ứng tiền, hãy ghi rõ trong điều khoản

+ Ví dụ: “Bên B sẽ thanh toán 30% giá trị hợp đồng sau đợt giao hàng thứ nhất. Hóa đơn được lập tương ứng với từng lần giao hàng”

- Bước 2: Giao hàng/ cung cấp dịch vụ/ nhận tiền ứng trước

+ Sau mỗi đợt giao hàng/ dịch vụ hoàn thành, lập biên bản giao nhận/ biên bản nghiệm thu

+ Trường hợp nhận tiền ứng trước, lập phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng

- Bước 3: Lập hóa đơn điện tử tương ứng cho từng đợt

+ Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử (SInvoice, MeInvoice, VietInvoice…)

+ Tạo hóa đơn mới, ghi rõ nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng với đợt hiện tại

+ Trong phần mô tả, bạn phải ghi chú rõ đợt thanh toán để tránh nhầm lẫn sau này. Ví dụ: “Thanh toán lần 1 - Giao 100 bộ ghế nhựa theo HĐMB số 01/HĐ-IC ngày 01/07/2025”

+ Điền đúng số lượng, đơn giá và tổng tiền tương ứng với đợt đó

+ Ký số và gửi hóa đơn qua email hoặc nền tảng điện tử cho đối tác

- Bước 4: Lập tiếp các hóa đơn cho các đợt sau

+ Tiếp tục thực hiện tương tự với các đợt tiếp theo

+ Tuyệt đối không xuất hóa đơn gộp cho cả hợp đồng nếu chưa hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ

4. Trường hợp đặc biệt: Xuất hóa đơn khi nhận tiền ứng trước

Trong hợp đồng có điều khoản nhận tiền đặt cọc, tạm ứng hoặc thanh toán trước:

- Bạn phải xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền, kể cả chưa giao hàng

- Trên hóa đơn, cần ghi rõ: “Tiền ứng trước theo HĐMB số…, chưa giao hàng hóa”

- Khi giao hàng, tiếp tục xuất hóa đơn tương ứng phần hàng hóa thực giao, trừ đi số tiền ứng trước nếu cần (tùy thỏa thuận)

5. Cách tra cứu và lưu trữ hóa đơn theo từng lần

- Đặt tên hóa đơn có ghi rõ đợt: Ví dụ “HDMB_Lan1_ABC_07072025.pdf”

- Tạo thư mực lưu trữ theo mã hợp đồng hoặc tên khách hàng

- Ghi lại danh sách đợt giao hàng, số lượng, số hóa đơn tương ứng để dễ đối chiếu

6. Một số lưu ý để xuất hóa đơn nhiều đợt đúng quy định

- Không xuất hóa đơn khi chưa có biên bản giao nhận hoặc chưa nhận tiền nếu chưa đến hạn

- Không ghi chung chung như “Giao hàng theo hợp đồng số 123” - hãy ghi rõ đợt bao nhiêu

- Hạn chế ghi sai thời điểm, vì thời điểm ghi hóa đơn khác với ngày ký có thể dẫn đến phạt thuế

- Hóa đơn phải thể hiện đúng mã hàng, số lượng, đơn giá như trên hợp đồng và thực tế

- Hệ thống kế toán nội bộ nên có biểu mẫu theo dõi từng đợt giao hàng/ hóa đơn để tránh bỏ sót

7. Kết luận

Việc xuất hóa đơn điện tử theo từng đợt giao hàng hoặc thanh toán giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và kiểm soát dòng tiền tốt hơn. Tuy nhiên, để làm đúng, bạn cần bám sát hợp đồng, chuẩn bị đủ hồ sơ từng đợt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp nên đào tạo kế toán - bán hàng - kinh doanh hiểu đúng quy trình này, tránh những sai sót khi lập hóa đơn nhiều lần, từ đó tránh rủi ro về thuế và đảm bảo uy tín với đối tác.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com