1. Mã đơn vị BHXH là gì và tại sao cần cấp mã mới?

Mã đơn vị tham gia BHXH là mã số định danh duy nhất do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp cho mỗi doanh nghiệp, tổ chức khi tham gia BHXH cho người lao động. Đây là điều kiện bắt buộc để thực hiện:

- Khai báo lao động

- Đóng bảo hiểm hàng tháng

- Giao dịch với cơ quan BHXH qua phần mềm điện tử

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa từng đăng ký BHXH sẽ phải làm thủ tục cấp mã đơn vị mới, thường thực hiện qua các phần mềm như VNPT-BHXH, IBH, AMIS BHXH,... hoặc cổng tiếp nhận của BHXH Việt Nam.

2. Chuẩn bị thông tin và hồ sơ

Trước khi thao tác trên phần mềm BHXH điện tử, bạn cần chuẩn bị các thông tin sau:

- Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email

- Thông tin người đại diện pháp luật: Họ tên, chức danh, CMND/CCCD

- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có)

- Tệp đính kèm: Giấy phép đăng ký kinh doanh (scan PDF, dung lượng dưới 5MB)

3. Các bước cấp mã đơn vị mới trên phần mềm BHXH điện tử

Quy trình này có thể thực hiện nhanh chóng qua các phần mềm khai BHXH điện tử. Dưới đây là hướng dẫn thao tác phổ biến:

- Bước 1: Đăng nhập phần mềm BHXH điện tử

+ Truy cập phần mềm BHXH điện tử đã đăng ký với cơ quan BHXH 

+ Nhập tên đăng nhập và mật khẩu do nhà cung cấp phần mềm cấp

- Bước 2: Vào chức năng “Cấp mã đơn vị mới”

+ Trên thanh menu chính, chọn mục “Đăng ký” hoặc “Tiếp nhận hồ sơ”

+ Chọn biểu mẫu 600: “Tờ khai tham gia BHXH lần đầu” (còn gọi là “Tờ khai cấp mã đơn vị”)

- Bước 3: Khai báo thông tin doanh nghiệp

+ Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp: Mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ trụ sở chính, lĩnh vực hoạt động

+ Khai báo người đại diện pháp luật: Họ tên, số CMND/CCCD, ngày sinh

+ Thêm thông tin liên hệ và số tài khoản ngân hàng (nếu có)

- Bước 4: Đính kèm giấy phép đăng ký kinh doanh

+ Nhấn “Chọn tệp” và tải lên file scan giấy phép ĐKKD dưới định dạng PDF

+ Kiểm tra dung lượng không vượt quá 5MB để tránh lỗi gửi

- Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ

+ Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính

+ Nhấn “Ký số và gửi hồ sơ”

+ Hệ thống sẽ tự động chuyển hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý theo địa bàn

4. Theo dõi và nhận kết quả cấp mã đơn vị

Sau khi gửi hồ sơ thành công:

- Bạn sẽ nhận được mã hồ sơ tiếp nhận

- Theo dõi tình trạng hồ sơ tại mục “Tra cứu hồ sơ” trên phần mềm

- Trong 1-3 ngày làm việc, BHXH sẽ phản hồi qua phần mềm hoặc email

- Khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ được cấp mã đơn vị BHXH chính thức

Mã này sẽ dùng để khai báo tăng lao động, đóng BHXH và làm mọi giao dịch khác với cơ quan BHXH.

5. Một số lưu ý quan trọng

- Kiểm tra lại kết nối mạng và chắc chắn USB Token đã được cắm và nhận đúng

- Đảm bảo giấy phép ĐKKD đúng định dạng PDF, không vượt quá 5MB

- Kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế, địa chỉ trụ sở, CMND/CCCD để tránh hồ sơ bị từ chối

6. Kết luận

Việc cấp mã đơn vị mới là bước đầu tiên và bắt buộc khi doanh nghiệp tham gia BHXH cho người lao động. Với các phần mềm BHXH điện tử hiện nay, bạn có thể thao tác online dễ dàng, chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và làm theo hướng dẫn. Hãy hoàn tất bước này sớm để đảm bảo quyền lợi BHXH cho nhân sự và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
 

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/