1. Vì Sao Cần Thiết Lập Hạn Ký Trên Hợp Đồng Điện Tử?

Trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử, việc thiết lập thời hạn ký giúp doanh nghiệp:

- Đảm bảo các bên ký đúng tiến độ

-Tránh trễ ký gây mất hiệu lực hợp đồng

- Quản lý được vòng đời hợp đồng rõ ràng, tránh tồn đọng

Đặc biệt với các hợp đồng có giá trị cao, hoặc liên quan đến thời hạn giao dịch, việc kiểm soát deadline ký là rất quan trọng.

2. Hướng Dẫn Thiết Lập Hạn Ký Trên Hệ Thống Hợp Đồng Điện Tử

Mỗi nền tảng có cách cài đặt khác nhau, nhưng nhìn chung đều gồm các bước sau:

- Bước 1: Chọn mẫu hợp đồng cần gửi ký

Tạo mới hoặc chọn hợp đồng đã có sẵn trên hệ thống.

- Bước 2: Thêm người nhận và phân quyền ký

Chọn người ký, người xem, người duyệt… theo đúng trình tự.

- Bước 3: Cài đặt thời hạn ký cho từng người

+ Tại mục “Hạn ký” (hoặc “Deadline ký”):

+ Chọn ngày giờ kết thúc hạn ký.

+ Một số hệ thống cho phép chọn thời hạn tính từ thời điểm gửi (VD: trong 3 ngày).

- Bước 4: Kích hoạt cảnh báo hạn ký (nếu có)

Một số nền tảng hỗ trợ gửi email hoặc thông báo nhắc nhở khi gần hết hạn ký.

- Bước 5: Gửi hợp đồng

Sau khi cài đặt xong, gửi hợp đồng đến các bên và theo dõi trạng thái ký.

3. Lưu Ý Khi Cài Đặt Thời Hạn Ký

- Không nên đặt thời hạn quá ngắn, đặc biệt nếu bên ký cần kiểm tra nội dung kỹ.

- Luôn thông báo trước cho bên ký về thời hạn ký để đảm bảo hợp tác hiệu quả.

- Kiểm tra múi giờ hệ thống để tránh lệch giờ ký với đối tác ở nước ngoài.

4. Kết Luận

Việc thiết lập hạn ký trên hợp đồng điện tử giúp kiểm soát chặt chẽ tiến độ làm việc, giảm rủi ro trễ hạn, đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.

Hãy áp dụng ngay từ bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng để tối ưu hiệu quả nghiệp vụ và nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch điện tử.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com