1. Ký số hàng loạt là gì?

Ký số hàng loạt là thao tác sử dụng thiết bị chữ ký số để ký đồng thời nhiều file PDF chỉ trong một lần thao tác. Việc này giúp:

- Rút ngắn thời gian xử lý tài liệu

- Tránh sai sót khi ký thủ công từng file

- Phù hợp với doanh nghiệp xuất nhiều hóa đơn, hợp đồng, biên bản

- Đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán, kê khai số lượng lớn văn bản mỗi ngày

2. Chuẩn bị trước khi ký số hàng loạt

Trước khi bắt đầu, bạn cần:

- USB Token còn hạn và cài đúng driver

- Máy tính cài phần mềm hỗ trợ ký số hàng loạt như Viettel-CA, FPT-CA, I-CA,...

- Tất cả file PDF cần ký được lưu chung trong một thư mục

- Có mã PIN của USB Token để xác thực trong quá trình ký

3. Hướng dẫn ký số hàng loạt file PDF

- Bước 1: Tạo thư mục chứa các file cần ký

Lưu tất cả file PDF vào một thư mục trên máy tính, đặt tên dễ quản lý như “TaiLieuKySo”

- Bước 2: Mở phần mềm hỗ trợ ký hàng loạt

Mở phần mềm ký số, tại giao diện thường có tùy chọn chọn thư mục chứa file PDF

- Bước 3: Chọn các file cần ký

Nhấn vào mục “Chọn thư mục” hoặc “Thêm file”, phần mềm sẽ tự nhận diện các file PDF có trong thư mục đã chọn

- Bước 4: Thiết lập vị trí và hiển thị chữ ký

Cài đặt vị trí hiển thị chữ ký trên tài liệu: cuối trang, góc phải dưới,...

Bạn cũng có thể bật/tắt các thông tin hiển thị như tên doanh nghiệp, thời gian ký

- Bước 5: Nhập mã PIN và bắt đầu ký

Nhập mã PIN của USB Token, phần mềm sẽ tiến hành ký số từng file tự động. Tùy thiết lập, bạn có thể tạo file mới hoặc ghi đè file gốc

- Bước 6: Kiểm tra kết quả

Mở một số file PDF đã ký để kiểm tra chữ ký có hợp lệ không, chữ ký hiển thị đúng vị trí và có dấu hiệu chỉnh sửa nào không

4. Một số lỗi thường gặp

- Token không nhận: Do chưa cài driver hoặc máy chưa khởi động lại sau khi cắm USB Token

- Báo lỗi chữ ký không hợp lệ: Có thể do file PDF bị chỉnh sửa sau khi ký hoặc không đúng  định dạng chuẩn

- Không thấy chữ ký hiển thị: Do vị trí ký không được thiết lập hoặc hiển thị chữ ký đang bị ẩn

5. Lưu ý khi thực hiện ký hàng loạt

- Không rút USB Token trong quá trình phần mềm đang ký

- Nên kiểm tra thử 1 vài file trước khi thực hiện ký toàn bộ

- Không nên đặt mật khẩu cho file PDF trước khi ký

- Sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp chữ ký số để đảm bảo tương thích

6. Kết luận
Ký số hàng loạt file PDF là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp cần xử lý khối lượng tài liệu lớn mỗi ngày. Thay vì ký từng file mất nhiều thời gian, chỉ với vài bước đơn giản bạn đã có thể ký đồng loạt chính xác và đúng chuẩn.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/