1. Khai báo thai sản trực tuyến trên phần mềm BHXH điện tử là gì?

Khai báo thai sản trực tuyến là việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm BHXH điện tử (như EFY, VNPT - BHXH, IBH,... để gửi hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ thai sản cho người lao động đang mang thai, sinh con, nhận con nuôi hoặc nghỉ dưỡng sức sau sinh. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và rút ngắn quy trình xử lý thay vì nộp hồ sơ giấy.

2. Điều kiện và chuẩn bị trước khi khai báo

Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện sau:

- Có tài khoản đăng nhập phần mềm BHXH điện tử hợp lệ

- Chữ ký số đã cài đặt và hoạt động bình thường

- Hồ sơ người lao động đầy đủ và đúng quy định, gồm:

+ Giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh (bản scan)

+ Giấy ra viện (nếu có)

+ Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ thai sản hoặc đơn đề nghị

+ Thông tin cá nhân, mã số BHXH người lao động chính xác

3. Hướng dẫn chi tiết cách khai báo thai sản trên phần mềm BHXH điện tử

- Bước 1: Đăng nhập phần mềm BHXH điện tử

Truy cập website hoặc phần mềm bạn đang sử dụng (EFY, VNPT-BHXH, IBH…) bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan BHXH. Chọn chức năng “Nghiệp vụ BHXH” hoặc “Chế độ ốm đau, thai sản”.

- Bước 2: Chọn biểu mẫu và loại chế độ thai sản cần khai báo

Trong danh mục hồ sơ, chọn “Mẫu D01b-TS” hoặc các biểu mẫu tương ứng theo hệ thống. Sau đó chọn loại chế độ: nghỉ sinh con, nhận nuôi con nuôi, sảy thai, dưỡng sức… tùy từng trường hợp cụ thể.

- Bước 3: Nhập thông tin người lao động

Điền chính xác các thông tin của người lao động gồm:

+ Họ tên, ngày sinh

+ Mã số BHXH

+ Số ngày nghỉ và thời gian bắt đầu nghỉ

+ Mức lương đóng BHXH 6 tháng gần nhất

+ Tên con, ngày sinh của con (nếu có)

Một số phần mềm hỗ trợ tự động lấy thông tin người lao động từ dữ liệu đã lưu trước đó. Kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần.

- Bước 4: Đính kèm hồ sơ, giấy tờ liên quan

Scan và tải lên các tệp đính kèm như:

+ Giấy khai sinh/ chứng sinh của con

+ Quyết định nghỉ việc hưởng thai sản hoặc đơn đề nghị

+ Giấy ra viện (nếu có)

+ Các giấy tờ khác theo hướng dẫn từng trường hợp

Lưu ý: File đính kèm phải có định dạng đúng (PDF, JPG…) và dung lượng phù hợp theo quy định phần mềm.

- Bước 5: Ký số và nộp hồ sơ

Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, người dùng thực hiện ký số hồ sơ. Tiếp theo, chọn “Gửi hồ sơ” để nộp lên cơ quan BHXH.

Phần mềm sẽ hiển thị trạng thái nộp thành công và mã hồ sơ. Lưu lại mã này để tra cứu tiến độ xử lý.

4. Theo dõi và xử lý kết quả hồ sơ

Sau khi gửi hồ sơ, bạn có thể:

- Tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ tại mục “Tra cứu hồ sơ” hoặc “Lịch sử nộp”

- Nếu hồ sơ bị từ chối, cần đọc kỹ lý do và thực hiện điều chỉnh hồ sơ, sau đó nộp lại

- Nếu hồ sơ hợp lệ, BHXH sẽ phản hồi kết quả giải quyết và ra thông báo chi trả chế độ cho người lao động

5. Một số lưu ý quan trọng khi khai báo chế độ thai sản điện tử

- Tuyệt đối không gửi hồ sơ thiếu thông tin hoặc thiếu giấy tờ

- Kiểm tra kỹ mã số BHXH, thời gian nghỉ và thời gian đóng BHXH của người lao động trước khi gửi

- Đảm bảo chữ ký số hoạt động ổn định trước khi ký hồ sơ

- Mỗi phần mềm có giao diện khác nhau, nhưng nguyên tắc chung vẫn là : khai báo - đính kèm - ký số - gửi đi - tra cứu.

6. Kết luận

Việc khai báo thai sản trực tuyến qua phần mềm BHXH điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh chóng và đảm bảo minh bạch. Tuy nhiên, cần nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh bị trả hồ sơ. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật hướng dẫn mới nhất từ phần mềm và cơ quan BHXH để đảm bảo khai báo đúng quy định pháp luật hiện hành.

 

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/