1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, ký số và xử lý hoàn toàn trên hệ thống điện tử. Thay vì in ra giấy, hóa đơn được lưu trữ và gửi nhận thông qua phần mềm hoặc nền tảng điện tử, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và minh bạch.

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã xác thực từ Cơ quan Thuế tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động và hạ tầng công nghệ thông tin của đơn vị phát hành.

2. Ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua:

- Nhanh chóng và tiện lợi: Việc lập và gửi hóa đơn chỉ mất vài phút, không cần in ấn hay gửi chuyển phát.

- Chính xác và minh bạch: Giảm thiểu sai sót nhờ xử lý bằng phần mềm, dễ kiểm soát và quản lý.

- Tiết kiệm chi phí: Cắt giảm chi phí giấy, mực in, lưu kho, vận chuyển và nhân lực.

- Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện tử, thuận tiện khi cần tra cứu lại.

- Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán – thuế của Nhà nước, phù hợp với Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Đối tượng cần sử dụng hóa đơn điện tử?

Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

- Doanh nghiệp vừa và nhỏ xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.

- Hộ kinh doanh có doanh thu cao, cần phát hành hóa đơn thường xuyên.

- Các cửa hàng bán lẻ có tích hợp phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền.

- Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, hóa đơn và chữ ký số trong vận hành.

4. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến

Tùy theo đặc thù doanh nghiệp và loại hình giao dịch, hóa đơn điện tử được chia thành một số loại phổ biến:

- Hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế: Áp dụng cho phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ; hóa đơn được gửi lên Cơ quan Thuế để lấy mã trước khi gửi cho khách hàng.

- Hóa đơn không có mã: Dành cho doanh nghiệp lớn, có hệ thống CNTT đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật và tự chịu trách nhiệm quản lý hóa đơn.

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho tổ chức, cá nhân bán hàng hóa dịch vụ không thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

5. Quy trình xuất hóa đơn điện tử online

Dưới đây là các bước cơ bản để lập và phát hành hóa đơn điện tử:

- Tạo hóa đơn trên phần mềm hoặc nền tảng hóa đơn điện tử.

- Ký số bằng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế.

- Gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế để cấp mã (nếu cần).

- Chuyển hóa đơn đến người mua qua email, SMS, cổng tra cứu hoặc trực tiếp trên hệ thống phần mềm.

- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm).

6. Kết luận

Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong công cuộc chuyển đổi số doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn giảm chi phí, tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, hãy ưu tiên lựa chọn những giải pháp:

- Được Tổng cục Thuế cấp phép và công nhận;

- Có khả năng tích hợp chữ ký số, phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng;

- Hỗ trợ gửi hóa đơn online, tra cứu, báo cáo nhanh chóng và bảo mật cao.

Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử được đánh giá cao hiện nay gồm:

- VNPT Invoice – Hệ thống mạnh, đáng tin cậy, được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng.

- FPT.eInvoice – Tối ưu cho quy trình tự động hóa, bảo mật cao.

- VietInvoice – Hệ thống linh hoạt, dễ triển khai, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh.

- Softdreams eInvoice – Tập trung vào xử lý hóa đơn nhanh, tiết kiệm chi phí.

- CyberBill – Giao diện hiện đại, dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.

 

Nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số và phần mềm kế toán, hãy chọn nền tảng có thể kết nối và đồng bộ dữ liệu, giúp quản lý hóa đơn hiệu quả và tiết kiệm công sức xử lý thủ công.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/hoa-don-dien-tu