1. Vì sao cần kết nối hóa đơn điện tử với máy tính tiền?

Theo quy định mới từ Tổng cục thuế, các hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền phải đảm bảo có khả năng kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử để:

- Gửi dữ liệu bán hàng theo thời gian thực đến cơ quan thuế

- Xuất hóa đơn tự động cho từng giao dịch

- Đảm bảo minh bạch doanh thu, giảm thiểu sai sót thủ công

- Dễ dàng tra cứu, báo cáo doanh thu và hóa đơn phát hành

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, công sức so với quy trình lập hóa đơn truyền thống.

2. Máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử là gì?

Đây là thiết bị bán hàng thông minh, có thể:

- Ghi nhận giao dịch

- Kết nối internet

- Tích hợp phần mềm lập và gửi hóa đơn điện tử

- In hóa đơn có mã QR, đầy đủ thông tin theo chuẩn của Tổng cục Thuế.

Một số máy tính tiền hiện nay còn hỗ trợ chữ ký số trực tiếp và lưu trữ toàn bộ hóa đơn phát hành để tiện tra cứu.

3. Điều kiện để máy tính tiền được kết nối với hóa đơn điện tử

Để được chấp nhận và hoạt động hợp pháp, máy tính tiền cần đáp ứng các điều kiện sau:

- Có kết nối mạng internet ổn định

- Được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp từ nhà cung cấp được phép hoạt động

- Có khả năng gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế ngay sau khi giao dịch

- Tích hợp chữ ký số để ký hóa đơn ngay khi lập

- Có khả năng in hóa đơn hoặc xuất file điện tử có mã QR đầy đủ

4. Các bước kết nối hóa đơn điện tử với máy tính tiền

- Bước 1: Chuẩn bị thiết bị và phần mềm

Trước tiên, bạn cần đảm bảo có:

+ Máy tính tiền thông minh hoặc phần mềm bán hàng tích hợp chức năng xuất hóa đơn

+ Tài khoản hóa đơn điện tử đã đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ

+ Chữ ký số (USB Token hoặc HSM) còn hiệu lực

- Bước 2: Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử

Vào phần cài đặt hệ thống trên thiết bị → truy cập mục “Hóa đơn điện tử” → tải hoặc kích hoạt phần mềm hóa đơn của đơn vị cung cấp như iHoadon,VietInvoice, VNPT-Invoice…

Sau đó, đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp.

- Bước 3: Thiết lập mẫu hóa đơn và thông tin người bán

Điền đầy đủ các thông tin như:

+ Tên hộ kinh doanh, mã số thuế

+ Mẫu hóa đơn, ký hiệu, định dạng file PDF

+ Tùy chỉnh giao diện hóa đơn: logo, tên hàng hóa, số dòng, mã QR…

Lưu lại và kiểm tra bản xem trước hóa đơn để đảm bảo đầy đủ nội dung theo chuẩn Tổng cục Thuế.

- Bước 4: Cấu hình kết nối chữ ký số

Cắm USB Token hoặc cấu hình HSM (nếu có). Kiểm tra trạng thái kết nối, đảm bảo chữ ký số hoạt động bình thường. Hệ thống sẽ tự động ký khi hóa đơn được phát hành.

- Bước 5: Kết nối với Tổng cục Thuế

Sau khi thiết lập xong, máy tính tiền sẽ gửi hóa đơn theo từng giao dịch. Hệ thống sẽ thông báo “đã gửi thành công” hoặc “đang xử lý”. Bạn có thể truy cập bảng điều khiển để xem tình trạng gửi và nhận phản hồi từ Cơ quan Thuế.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử

- Luôn kiểm tra kết nối mạng trước giờ bán hàng

- Đảm bảo chữ ký số không hết hạn, không bị khóa

- Hạn chế chỉnh sửa mẫu hóa đơn sau khi đã phát hành

- Định kỳ sao lưu dữ liệu và kiểm tra nhật ký gửi hóa đơn

- Nên chọn máy tính tiền và phần mềm của các đơn vị được Tổng cục Thuế xác nhận

6. Những sai lầm cần tránh

- Dùng phần mềm không tích hợp đúng chuẩn, không có khả năng gửi hóa đơn tự động

- Cài đặt sai mẫu hóa đơn hoặc không đăng ký mẫu với cơ quan Thuế

- Không cấu hình ký số, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ

- Quên gửi hóa đơn sau giao dịch khiến dữ liệu không được ghi nhận đúng thời gian thực

7. Kết luận

Kết nối hóa đơn điện tử với máy tính tiền là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh hiện đại hóa hoạt động bán hàng, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Với các bước hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện và đảm bảo quy trình xuất hóa đơn trơn tru, hợp pháp, hiệu quả.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com