1. Ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

Ký số trên hóa đơn điện tử là việc gắn chữ ký số vào hóa đơn để đảm bảo tính xác thực, nguyên vẹn và hợp lệ của chứng từ khi phát hành. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu, được sử dụng trong các giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Khi nào cần ký số hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bắt buộc ký số khi:

- Phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế

- Gửi hóa đơn cho người mua

- Lưu trữ hóa đơn trong hệ thống nội bộ hoặc gửi đến cơ quan thuế

3. Hướng dẫn chi tiết cách ký số trên hóa đơn điện tử bằng USB Token

- Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính

+ Dùng cổng USB trống để cắm thiết bị ký số vào máy

+ Máy tính sẽ nhận diện thiết bị, bạn cần nhập mật khẩu chữ ký số khi hệ thống yêu cầu

- Bước 2: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử

+ Đăng nhập tài khoản của bạn tại phần mềm hóa đơn điện tử (MeInvoice, VietInvoice, Viettel Invoice…)

+ Chọn mục “Lập hóa đơn” hoặc “Ký hóa đơn”, tùy hệ thống

- Bước 3: Ký số hóa đơn

+ Chọn hóa đơn cần ký, nhấn vào nút “Ký số” hoặc “Phát hành”

+ Hệ thống sẽ kích hoạt phần mềm chữ ký số (BKAV-CA, Viettel-CA, I-CA…)

+ Nhập mật khẩu USB Token để hoàn tất ký

- Bước 4: Kiểm tra kết quả

+ Hóa đơn sau khi ký số sẽ hiển thị trạng thái “Đã ký”, “Đã phát hành”

+ Có thể tải về bản PDF để kiểm tra dòng chữ “Ký bởi: [Tên doanh nghiệp]”

4. Một số lỗi thường gặp khi ký số bằng USB Token

- Không nhận thiết bị USB: Do cổng USB hỏng, chưa cài driver → Đổi cổng, kiểm tra cài đặt USB Token

- Hệ thống báo lỗi “Chưa cài Java”: có thể do chưa cập nhật lại Java trên máy → Cài đặt Java phiên bản mới

- Nhập sai mật khẩu quá 5 lần khiến USB Token bị khóa → Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để mở khóa

- Ký số thành công nhưng không phát hành được: do lỗi đường truyền hoặc hệ thống → Kiểm tra internet, thử lại sau

5. Quy định pháp lý liên quan đến ký số

Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:
- Mọi hóa đơn điện tử đều phải có chữ ký số hợp lệ

- Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm nếu chữ ký số bị lộ, mất hoặc sử dụng sai mục đích

- Chữ ký số có thể là của người bán hoặc đơn vị trung gian (nếu được ủy quyền hợp pháp)

6. Lưu ý quan trọng khi sử dụng USB Token để ký số 

- Không chia sẻ mật khẩu chữ ký số cho người khác

- Bảo quản USB Token cẩn thận, tránh rơi vỡ hoặc mất mát

- Gia hạn chữ ký số đúng hạn để tránh bị gián đoạn khi ký hóa đơn

- Sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo an toàn khi thiết bị gặp sự cố

7. Kết luận

Việc sử dụng USB Token để ký số trên hóa đơn điện tử không quá phức tạp nếu bạn thực hiện đúng quy trình và hiểu các nguyên tắc cơ bản. Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, việc làm chủ kỹ năng ký số không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuân thủ đúng quy định mà còn góp phần bảo mật và chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com