1. Tại sao phải khai báo tăng lao động BHXH?

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH cho người lao động thuộc đối tượng bắt buộc ngay từ khi ký hợp đồng. 

Việc chậm khai báo hoặc khai báo thiếu có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính, truy thu tiền và ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Các trường hợp thường phải khai tăng BHXH bao gồm:

- Tuyển dụng lao động mới có hợp đồng từ 1 tháng trở lên

- Lao động thử việc chuyển sang chính thức

- Người lao động quay lại làm việc sau nghỉ không lương hoặc nghỉ sinh

- Lao động chuyển đến từ đơn vị khác nhưng chưa chốt sổ

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi khai báo tăng lao động

Trước khi thực hiện khai báo, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS): do người lao động ký

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS): do đơn vị lập

- Hợp đồng lao động: bản scan rõ ràng (đối với trường hợp BHXH yêu cầu bổ sung)

- Thông tin mã số BHXH của người lao động (tra cứu tại https://baohiemxahoi.gov.vn)

Lưu ý: Nếu người lao động chưa có mã số BHXH, doanh nghiệp cần khai cấp mới trong quá trình khai tăng.

3. Cách khai báo tăng lao động trên cổng BHXH điện tử

Dưới đây là quy trình từng bước để khai báo tăng người lao động trên hệ thống BHXH điện tử:

- Bước 1: Đăng nhập hệ thống

+ Truy cập cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn 

+ Chọn “Đăng nhập” bằng chữ ký số USB Token hoặc tài khoản đăng ký doanh nghiệp

- Bước 2: Chọn chức năng khai báo tăng lao động

+ Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Giao dịch điện tử”

+ Tiếp theo, chọn “Tăng lao động” hoặc “Tăng mới người tham gia BHXH”

- Bước 3: Nhập thông tin người lao động

+ Nhập thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, số CMND/ CCCD, mã số BHXH (nếu có)

+ Nhập mức lương đóng BHXH, ngày bắt đầu tham gia

+ Chọn loại hình bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN (tùy theo hợp đồng và vị trí)

- Bước 4: Tải và đính kèm hồ sơ

+ Đính kèm các file: mẫu D02-TS, TK1-TS, hợp đồng lao động

+ File nên đặt tên rõ ràng, định dạng PDF và có dung lượng nhỏ hơn 2MB

- Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ

+ Ký điện tử bằng thiết bị chữ ký số hợp lệ

+ Nhấn nút “Gửi hồ sơ” để hoàn tất quá trình khai báo

4. Thời gian xử lý và tra cứu kết quả

- Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ báo “Đã nhận hồ sơ”

- Trong vòng 1-3 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra và phản hồi kết quả

- Bạn có thể tra cứu tiến độ xử lý tại mục “Quản lý hồ sơ” trên cổng dịch vụ công

Nếu hồ sơ bị từ chối, bạn sẽ nhận được thông báo lý do cụ thể để chỉnh sửa và nộp lại.

5. Lưu ý quan trọng khi khai tăng lao động

- Không khai trùng thông tin người đã tham gia BHXH tại đơn vị khác mà chưa chốt sổ

- Mức lương đóng BHXH không được thấp hơn lương tối thiểu vùng năm 2025

- Kiểm tra kỹ mã số BHXH và thông tin cá nhân để tránh sai sót

- Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực khi ký nộp số hồ sơ điện tử

6. Lỗi thường gặp khi khai báo và cách xử lý

- Không ký được hồ sơ điện tử: Kiểm tra lại trình duyệt, phần mềm ký số hoặc cài lại driver USB Token

- Không tìm thấy mã số BHXH: Thực hiện tra cứu lại hoặc làm thủ tục cấp mã mới

- Hệ thống báo lỗi hồ sơ không hợp lệ: Kiểm tra lại nội dung tờ khai và file đính kèm, tránh dùng ký tự đặc biệt

7. Kết luận

Việc khai báo tăng lao động trên hệ thống BHXH điện tử là một thao tác quan trọng, cần thực hiện chính xác và kịp thời. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và sử dụng chữ ký số đúng cách để tránh sai sót, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật.

 

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/