Hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số – giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và thao tác giấy tờ. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn gặp phải các lỗi sai cơ bản khiến hợp đồng mất hiệu lực hoặc bị từ chối bởi đối tác/ cơ quan chức năng.

Cùng điểm qua 7 lỗi sai thường gặp nhất khi tạo hợp đồng điện tử và cách khắc phục đúng chuẩn pháp lý.

1. Sử dụng chữ ký số không hợp lệ hoặc hết hạn

- Lỗi phổ biến:

+ Dùng chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan chức năng.

+ Chữ ký số hết hạn hoặc bị thu hồi mà không biết.

+ Dùng chữ ký của cá nhân thay vì pháp nhân (trong hợp đồng doanh nghiệp).

- Cách xử lý:

+ Kiểm tra thời hạn chữ ký số định kỳ.

+ Chỉ sử dụng chữ ký số được cung cấp bởi tổ chức có giấy phép hợp lệ như: FPT, VNPT, Viettel, I-CA, Newtel-CA…

Nếu thay đổi người đại diện pháp luật, cần cập nhật lại thông tin trong chứng thư số.

2. Thiếu nội dung pháp lý bắt buộc trong hợp đồng

- Lỗi phổ biến:

+ Không ghi rõ thông tin người ký: tên, chức vụ, số CMND/CCCD, mã số thuế,...

+ Bỏ sót điều khoản quan trọng: thời gian hiệu lực, nghĩa vụ, điều khoản ràng buộc.

- Cách xử lý:

+ Sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn từ hệ thống hợp đồng điện tử uy tín.

+ Soát kỹ các mục trước khi gửi ký.

+ Đối với doanh nghiệp, nên có bộ phận pháp lý kiểm tra nội dung trước khi ký.

3. Gửi sai người nhận hoặc thông tin liên lạc

- Lỗi phổ biến:

+ Nhập sai email/điện thoại đối tác.

+ Gửi nhầm hợp đồng cho người không có thẩm quyền ký.

- Cách xử lý:

+ Dùng phần mềm có tính năng xác minh người nhận (qua OTP hoặc tài khoản).

+ Luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhấn “Gửi”.

4. Không định dạng đúng chuẩn tài liệu

- Lỗi phổ biến:

+ Đính kèm file Word, ảnh chụp hoặc scan tài liệu.

+ Không dùng định dạng PDF có thể kiểm tra chữ ký số.

- Cách xử lý:

+ Tạo hợp đồng ở định dạng PDF chuẩn có thể xác minh chữ ký và dấu thời gian.

+ Nên dùng phần mềm hỗ trợ ký số tích hợp sẵn soạn thảo và xuất file chuẩn.

5. Thiếu dấu thời gian

- Lỗi phổ biến:

+ Chỉ ký điện tử mà không gắn mốc thời gian.

+ Gây nghi ngờ về thời điểm ký hợp đồng, dẫn đến tranh chấp.

- Cách xử lý:

+ Sử dụng dịch vụ chữ ký số có tích hợp timestamp (dấu thời gian).

+ Sau khi ký, kiểm tra thông tin hợp đồng: thời gian, người ký, trạng thái chữ ký.

6. Không lưu trữ hợp đồng điện tử đúng cách

- Lỗi phổ biến:

+ Không tải bản hợp đồng sau khi ký.

+ Mất dữ liệu khi thay máy, xóa app, hoặc hết thời gian lưu trữ của nhà cung cấp.

- Cách xử lý:

+ Lưu trữ hợp đồng điện tử trên hệ thống có bảo mật cao và khả năng khôi phục.

+ Đặt lịch sao lưu định kỳ và phân quyền truy cập rõ ràng.

7. Ký hợp đồng trên thiết bị không an toàn

- Lỗi phổ biến:

+ Ký trên thiết bị nhiễm virus, phần mềm độc hại.

+ Dễ bị đánh cắp thông tin chữ ký số.

- Cách xử lý:

+ Luôn cập nhật phần mềm và hệ điều hành điện thoại/ máy tính.

+ Tránh ký hợp đồng trên mạng Wi-Fi công cộng hoặc thiết bị lạ.

+ Nên dùng thiết bị cá nhân, có mật khẩu bảo vệ và bảo mật vân tay/ Face ID.

 

Hợp đồng điện tử – Nhanh, nhưng phải đúng

Dù hợp đồng điện tử giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác, nhưng nếu mắc lỗi cơ bản thì toàn bộ giá trị pháp lý có thể mất hiệu lực.

Hãy đầu tư cho một hệ thống hợp đồng điện tử bài bản, chữ ký số hợp lệ và quy trình kiểm tra chặt chẽ – để đảm bảo mỗi hợp đồng ký kết là một bước tiến bền vững trong hoạt động kinh doanh.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/