1. BHXH điện tử là gì?

Bảo hiểm xã hội điện tử (BHXH điện tử) là hình thức kê khai, nộp hồ sơ và nhận kết quả từ cơ quan BHXH hoàn toàn qua mạng Internet thông qua các phần mềm kê khai được kết nối trực tiếp với hệ thống của BHXH Việt Nam.

Doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số để xác nhận hồ sơ, giúp toàn bộ quy trình trở nên nhanh chóng, hợp lệ và tiết kiệm chi phí hành chính.

Ứng dụng BHXH điện tử bao gồm:

- Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên.

- Khai báo tăng/ giảm lao động.

- Nộp hồ sơ hưởng các chế độ: thai sản, ốm đau, tai nạn…

- Cập nhật thông tin người lao động (họ tên, CMND, mã số BHXH…)

- Nhận kết quả, quyết định phản hồi từ cơ quan BHXH. 

2. Lợi ích khi sử dụng BHXH điện tử:

- Tiết kiệm thời gian: Không cần đến trực tiếp cơ quan BHXH để nộp hồ sơ.

- Gửi hồ sơ mọi lúc: Gửi online 24/7 kể cả ngày nghỉ, lễ.

- Hạn chế sai sót: Phần mềm có chức năng kiểm tra lỗi trước khi nộp.

- Lưu trữ tập trung: Quản lý dữ liệu toàn bộ hồ sơ trên phần mềm.

- Bảo mật cao: Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và an toàn dữ liệu.

3. Quy trình đăng ký BHXH điện tử cho doanh nghiệp:

- Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp phần mềm BHXH điện tử uy tín

Các đơn vị được Tổng cục BHXH chấp thuận: IBH, EFY Việt Nam, VNPT, Viettel, BKAV, MISA…

Nên ưu tiên chọn phần mềm có hỗ trợ trực tuyến, giao diện thân thiện và báo lỗi khi kê khai sai.

- Bước 2: Đăng ký tài khoản và cung cấp hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ:

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan)

+ CMND/CCCD người đại diện pháp luật

+ Mã số BHXH (được cấp từ cơ quan BHXH)

+ Email và số điện thoại nhận thông tin

Sau khi cung cấp đầy đủ, đơn vị cung cấp sẽ mở tài khoản sử dụng phần mềm BHXH và hướng dẫn bước tiếp theo.

- Bước 3: Ký hợp đồng điện tử và cài đặt phần mềm

+ Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng điện tử với nhà cung cấp phần mềm (qua chữ ký số).

+ Cài đặt phần mềm kê khai BHXH lên máy tính có kết nối Internet.

+ Kết nối USB Token hoặc chữ ký số HSM để sử dụng.

Đảm bảo máy tính không bị chặn tường lửa hoặc lỗi phần mềm khi cài đặt.

- Bước 4: Đăng nhập, gửi hồ sơ thử nghiệm

+ Truy cập phần mềm, đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.

+ Chọn mẫu hồ sơ thử nghiệm như: Tăng lao động, đổi thông tin BHXH…

+ Ký số và gửi hồ sơ thử lên hệ thống BHXH để kiểm tra kết nối.

Nếu hệ thống phản hồi “nhận hồ sơ thành công”, doanh nghiệp có thể sử dụng chính thức để khai báo.

- Bước 5: Sử dụng chính thức và quản lý dữ liệu bảo hiểm

+ Thực hiện gửi các hồ sơ thực tế: 600a (tăng lao động), 600b (giảm lao động), D02-TS, D03-TS…

+ Nhận thông báo tình trạng hồ sơ qua phần mềm, email và hệ thống trả lời tự động của BHXH Việt Nam.

4. Lưu ý quan trọng khi đăng ký và sử dụng BHXH điện tử

- Sử dụng chữ ký số hợp lệ còn hạn: Kiểm tra định kỳ để gia hạn kịp thời.

- Thông tin hồ sơ cần trùng khớp với dữ liệu gốc: Sai mã số, tên nhân viên sẽ bị từ chối.

- Chọn phần mềm hỗ trợ đa biểu mẫu: Đảm bảo cập nhật nhanh khi quy định mới ban hành.

- Lưu trữ dữ liệu đầy đủ: Lập bản sao lưu hồ sơ gửi đi để đối chiếu khi cần.

- Có bộ phận chuyên trách nội bộ: Doanh nghiệp nên phân công rõ người quản lý BHXH online để tránh sai sót.

Kết Luận

Việc đăng ký và sử dụng bảo hiểm xã hội điện tử là giải pháp không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Ngoài việc giảm gánh nặng hành chính, hình thức này còn đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và an toàn dữ liệu.

Với hướng dẫn chi tiết trên, bất kỳ doanh nghiệp nào - từ nhỏ đến lớn - đều có thể triển khai dễ dàng chỉ trong vài bước. Hãy bắt đầu chuyển đổi số từ những quy trình thiết thực như BHXH điện tử để tăng hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí lâu dài.

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/