1. Vì sao cần gia hạn chữ ký số đúng hạn?

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu khi thực hiện:

- Kê khai thuế qua mạng

- Ký hóa đơn điện tử

- Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội

- Giao dịch hợp đồng điện tử, ngân hàng, hải quan

Nếu để chữ ký số hết hạn, bạn sẽ:

- Không thể ký hóa đơn, nộp tờ khai thuế

- Bị gián đoạn nghiệp vụ tài chính

- Gây chậm trễ trong giao dịch với đối tác

- Có nguy cơ bị xử phạt nếu chậm nộp hồ sơ đúng thời hạn

2. Hướng dẫn chi tiết cách gia hạn chữ ký số

- Bước 1: Kiểm tra thời hạn sử dụng còn lại

Bạn cần mở phần mềm chữ ký số đã cài (VNPT CA, Viettel CA, FPT CA, I-CA, ...) để xem thời hạn chứng thư số. Vào mục “Thông tin chứng thư” để tra cứu ngày cấp và ngày hết hạn.

Lưu ý: Nên gia hạn trước ít nhất 5–7 ngày. Không nên đợi đến ngày hết hạn mới xử lý.

- Bước 2: Chuẩn bị thông tin trước khi gia hạn

Hãy chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

+ Mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân

+ Tên đơn vị và người đại diện pháp luật

+ Email và số điện thoại đã đăng ký với nhà cung cấp

+ Tên thiết bị ký số đang sử dụng: USB Token hay HSM

+ Nếu thông tin doanh nghiệp có thay đổi, nên thông báo và gửi kèm giấy ủy quyền hoặc công văn xác nhận khi làm thủ tục gia hạn.

- Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp để đăng ký gia hạn

Bạn có thể chọn một trong các cách:

+ Truy cập website chính thức của đơn vị cung cấp (FPT, ICORP, VNPT, Viettel, MISA, EFY…)

+ Gọi đến hotline để được tư vấn trực tiếp

+ Gửi thông tin yêu cầu gia hạn qua email, Zalo, hoặc biểu mẫu trực tuyến

Khi đăng ký, bạn sẽ được lựa chọn gói dịch vụ:

+ Gia hạn 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm tùy nhu cầu sử dụng

+ Hình thức thanh toán: chuyển khoản, hóa đơn điện tử sẽ được xuất ngay sau thanh toán

- Bước 4: Nhận thông tin và cập nhật gia hạn

Sau khi thanh toán hoàn tất, bạn sẽ nhận được:

+ File chứng thư số (thường là file .cer hoặc mã kích hoạt)

+ Hướng dẫn cập nhật vào phần mềm

Hãy mở phần mềm ký số → chọn “Gia hạn” hoặc “Cập nhật chứng thư” → nhập file chứng thư mới hoặc mã được cung cấp.

Kết thúc bước này, bạn có thể kiểm tra lại thời hạn để xác nhận việc gia hạn đã hoàn tất.

3. Những lỗi thường gặp khi gia hạn chữ ký số và cách khắc phục

- Lỗi không thể đăng nhập hệ thống khai thuế sau khi gia hạn: Có thể bạn chưa cập nhật chứng thư mới vào phần mềm. Hãy thoát phần mềm và mở lại sau khi cài chứng thư.

- Phần mềm báo “Chứng thư không hợp lệ” hoặc “Chứng thư không tìm thấy”: Nguyên nhân có thể do file sai, nhà cung cấp sai, hoặc bạn chọn nhầm gói dịch vụ. Hãy kiểm tra kỹ định danh chứng thư (số serial và nhà phát hành).

- Không nhận được email chứa chứng thư/mã kích hoạt: Hãy kiểm tra lại hộp thư rác (spam), hoặc gọi trực tiếp đến tổng đài hỗ trợ để gửi lại.

- Giao dịch vẫn bị chặn dù đã gia hạn: Có thể hệ thống chưa cập nhật kịp thời. Hãy thử lại sau vài phút hoặc đăng xuất hoàn toàn khỏi hệ thống khai thuế/hóa đơn, sau đó đăng nhập lại.

4. Câu hỏi thường gặp khi gia hạn chữ ký số

- Gia hạn có cần đổi USB Token không?

→ Không cần. Bạn chỉ cần cập nhật chứng thư số mới vào thiết bị USB hiện tại.

- Gia hạn có phải ký lại hợp đồng với nhà cung cấp?

→ Thường không cần. Một số nhà cung cấp yêu cầu xác nhận qua hợp đồng điện tử, nhưng đa số chỉ cần bạn đồng ý điều khoản dịch vụ là đủ.

- Có thể gia hạn online 100% không?

→ Hoàn toàn có thể. Với các nhà cung cấp như VNPT, FPT, Viettel, ICORP…, bạn có thể gia hạn, thanh toán, và nhận mã kích hoạt online chỉ trong 15 phút.

- Làm sao để biết đã gia hạn thành công?

→ Mở lại phần mềm ký số và kiểm tra thông tin chứng thư mới. Nếu thấy ngày hết hạn được cập nhật, bạn đã hoàn tất.

5. Kết luận

Gia hạn chữ ký số là việc cần làm định kỳ để duy trì hiệu lực pháp lý trong các giao dịch điện tử. Đừng đợi đến phút cuối mới xử lý vì có thể gây gián đoạn không đáng có. Hãy kiểm tra định kỳ, chủ động gia hạn sớm, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và làm đúng quy trình.

Với hướng dẫn trên, bạn có thể gia hạn chữ ký số nhanh chóng, đúng luật và không bị gián đoạn bất kỳ dịch vụ nào – từ thuế, bảo hiểm đến ký hợp đồng online.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com