Từ năm 2025, theo quy định của cơ quan thuế Việt Nam, nhiều hộ kinh doanh bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Việc này không chỉ giúp minh bạch hóa các hoạt động kinh doanh mà còn giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về sai sót hóa đơn và vi phạm quy định thuế.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử không phải là điều đơn giản đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, khi chưa nắm rõ quy trình chuẩn bị, lựa chọn thiết bị phù hợp và các bước đăng ký hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước chuẩn bị quan trọng nhất để hộ kinh doanh dễ dàng triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đảm bảo đúng quy định, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

- Bước 1: Kiểm tra đối tượng hộ kinh doanh có bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Trước khi bắt đầu, hộ kinh doanh cần xác định xem mình có thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hay không. Đây là bước quan trọng giúp tránh đầu tư sai thiết bị hoặc lãng phí thời gian.

Tiêu chí đánh giá:

+ Có địa điểm kinh doanh cố định như quán ăn, cửa hàng tạp hóa, quầy thuốc, cửa hàng bán lẻ,...

+ Doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên kể từ ngày 01/06/2025 căn cứ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

+ Khu vực nơi hộ kinh doanh hoạt động được Cơ quan Thuế địa phương thông báo áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Nếu bạn chưa chắc chắn, cách tốt nhất là liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh để được hướng dẫn chính xác.

- Bước 2: Lựa chọn máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử phù hợp

Không phải bất kỳ máy tính tiền nào cũng có thể hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử. Vì vậy, bước tiếp theo là lựa chọn máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh.

Tiêu chí chọn máy tính tiền:

+ Có kết nối internet ổn định để đảm bảo hóa đơn được gửi lên hệ thống cơ quan thuế theo thời gian thực.

+ Phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn được Tổng cục Thuế phê duyệt hoặc chứng nhận.

+ Giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng, hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử ngay sau mỗi giao dịch.

+ Thiết bị có thể là máy POS cảm ứng, máy in kèm phần mềm hóa đơn, hoặc ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính bảng kèm máy in hóa đơn.

Việc lựa chọn đúng thiết bị không chỉ giúp tiết kiệm chi phí ban đầu mà còn giảm rủi ro lỗi kỹ thuật, giúp vận hành kinh doanh mượt mà.

- Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Sau khi đã chọn được thiết bị phù hợp, hộ kinh doanh cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Các bước đăng ký:

+ Mua gói hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép (các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế phê duyệt).

+ Điền mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ ĐKT - HĐĐT). Bạn có thể thực hiện thủ tục này trực tuyến hoặc nhờ nhà cung cấp hóa đơn hỗ trợ.

+ Nhận mã xác nhận đăng ký từ cơ quan thuế, tích hợp vào phần mềm máy tính tiền.

+ Từ lúc này, hộ kinh doanh đã có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay sau khi bán hàng.

Lưu ý: Quá trình đăng ký chỉ cần làm một lần duy nhất cho mỗi địa điểm kinh doanh.

- Bước 4: Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng máy tính tiền và hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đòi hỏi nhân viên tại cửa hàng phải nắm chắc quy trình vận hành.

Những điểm cần lưu ý khi hướng dẫn:

+ Cách lập hóa đơn, in hóa đơn và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

+ Kiểm tra chính xác thông tin khách hàng trên hóa đơn (đặc biệt nếu khách yêu cầu xuất hóa đơn có thông tin cụ thể).

+ Luôn đảm bảo kết nối mạng ổn định để hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế ngay lập tức.

+ Kiểm tra đầy đủ chữ ký số và mã của cơ quan thuế trên hóa đơn để hóa đơn hợp pháp và tránh rủi ro khi bị kiểm tra thuế.

Đào tạo nhân viên bài bản sẽ giúp hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình bán hàng và sử dụng hóa đơn điện tử.

- Bước 5: Lên lịch kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn định kỳ

Dù hóa đơn điện tử phát hành nhanh chóng và tiện lợi, việc quản lý dữ liệu hóa đơn và doanh thu vẫn cần được thực hiện nghiêm túc.

Công việc cần làm:

+ Kiểm tra số lượng hóa đơn đã phát hành theo tuần hoặc tháng để phát hiện kịp thời sai sót.

+ Đối chiếu số liệu hóa đơn với báo cáo doanh thu từ phần mềm máy tính tiền.

+ Sao lưu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn định kỳ theo quy định (các file XML, PDF, hoặc định dạng khác theo yêu cầu).

+ Chuẩn bị sẵn dữ liệu để cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu xuất trình.

Việc này không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả.

Kết luận:

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là xu hướng tất yếu, giúp hộ kinh doanh vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ đúng quy định thuế mới từ năm 2025. Chỉ cần thực hiện đầy đủ 5 bước chuẩn bị trên đây, bạn sẽ dễ dàng chuyển đổi và khai thác tối đa lợi ích từ hóa đơn điện tử:

+ Phát hành hóa đơn nhanh, chính xác, hợp pháp

+ Quản lý doanh thu minh bạch, tiện lợi

+ Tránh rủi ro vi phạm pháp luật về hóa đơn và thuế

+ Tối ưu chi phí vận hành, tiết kiệm thời gian in ấn và lưu trữ giấy tờ

Đừng chờ đến khi bị bắt buộc mới làm! Hãy chủ động chuẩn bị ngay hôm nay để sẵn sàng cho bước chuyển mình quan trọng trong kinh doanh hộ cá thể.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com