1. Tại sao cần xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng quy trình?

Trong thực tế, dù sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn có thể gặp những lỗi sai như:

- Ghi sai thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế)

- Sai số tiền, thuế suất, mã hàng

- Phát hành nhầm hóa đơn cho khách hàng khác

- Hóa đơn bị trùng, không đúng thời điểm hoặc định dạng không chuẩn

Nếu không xử lý đúng cách và đúng thời gian, doanh nghiệp có thể:

- Bị phạt vi phạm hành chính về thuế

- Bị truy thu thuế đầu ra

- Mất uy tín với đối tác, khách hàng

- Gặp khó khăn trong quyết toán hoặc thanh kiểm tra thuế

2. Các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót thường gặp và cách xử lý

- Trường hợp 1: Hóa đơn chưa gửi cho người mua

Đây là trường hợp dễ xử lý nhất.

Cách làm:

+ Hủy hóa đơn trực tiếp trên phần mềm

+ Lập lại hóa đơn mới với nội dung đúng

+ Ký số và phát hành lại

Không cần lập biên bản điều chỉnh hay hủy vì hóa đơn chưa phát hành chính thức.

- Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Lỗi có thể xảy ra:

+ Sai tên doanh nghiệp

+ Sai địa chỉ (mã số thuế vẫn đúng)

+ Lỗi chính tả, định danh người mua

Cách làm:

+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận hai bên

+ Gửi biên bản kèm hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng

+ Không cần hủy hóa đơn gốc

 Hóa đơn điều chỉnh có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên số tiền so với hóa đơn gốc.

- Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi và đã kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã đưa vào tờ khai thuế nhưng phát hiện sai:

+ Sai mã số thuế

+ Sai số tiền, thuế suất

+ Sai mặt hàng hoặc sai số lượng

Cách làm:

+ Lập biên bản hủy hóa đơn (2 bên ký xác nhận)

+ Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ

+Ghi chú rõ “Hóa đơn thay thế cho số… ngày… đã phát hành”

+ Kê khai lại nếu cần thiết (phụ thuộc vào thời điểm kê khai)

3. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót chuẩn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

- Bước 1: Xác định lỗi trên hóa đơn

Kiểm tra kỹ thông tin:

+ Bên mua, bên bán

+ Mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền

+ Tình trạng kê khai thuế

- Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy

+ Có đầy đủ thông tin: ngày lập, nội dung sai, nội dung điều chỉnh

+ Chữ ký điện tử hoặc chữ ký tay của cả hai bên

- Bước 3: Phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

+ Tạo hóa đơn mới theo định dạng XML

+ Ghi rõ nội dung: hóa đơn điều chỉnh/thay thế

+ Gửi lại cho khách hàng

- Bước 4: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Gồm:

+ Biên bản

+ Hóa đơn cũ

+ Hóa đơn điều chỉnh/thay thế

+ Email trao đổi hoặc xác nhận gửi nhận

4. Một số lưu ý để tránh sai sót khi phát hành hóa đơn điện tử

- Luôn rà soát thông tin doanh nghiệp và hàng hóa trước khi ký phát hành

- Cài đặt cảnh báo nội bộ khi xuất hóa đơn giá trị lớn

- Đào tạo kế toán/nhân viên sử dụng phần mềm hóa đơn đúng quy định

- Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có hỗ trợ xử lý lỗi

5. Kết luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, mà còn đảm bảo hoạt động tài chính – kế toán diễn ra trôi chảy và minh bạch. Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên gặp lỗi hóa đơn, nên phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm để tối ưu quy trình phát hành và xử lý.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com