1. Bỏ qua yếu tố pháp lý 

Một lỗi phổ biến là không kiểm tra tư cách pháp nhân của nhà cung cấp. Nhiều doanh nghiệp vội vàng ký kết hợp tác với các đơn vị chưa được cấp phép hoặc không liên kết với tổ chức cung cấp chữ ký số hợp lệ, dẫn đến hợp đồng không có giá trị pháp lý.

Cách khắc phục:

- Yêu cầu xem giấy phép hoạt động, thông tin đăng ký kinh doanh và các chứng nhận liên quan đến chữ ký số, hợp đồng điện tử.

- Ưu tiên các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, hoặc có liên kết với các tổ chức chứng thực chữ ký số hợp pháp tại Việt Nam.

2. Đánh giá sai tầm quan trọng của bảo mật thông tin

Hợp đồng điện tử chứa thông tin nhạy cảm như điều khoản thanh toán, dữ liệu đối tác… Nếu bảo mật yếu, hacker có thể truy cập trái phép hoặc chỉnh sửa nội dung hợp đồng, dẫn đến rò rỉ dữ liệu và mất giá trị pháp lý.

Cách khắc phục:

- Ưu tiên nhà cung cấp có chứng chỉ bảo mật quốc tế như ISO 27001, SSL, HSM…

- Hệ thống phải hỗ trợ mã hóa dữ liệu đầu cuối, lưu trữ cloud nội địa và có tính năng sao lưu định kỳ.

3. Chỉ chú trọng giá rẻ mà bỏ qua trải nghiệm sử dụng

Chọn phần mềm giá rẻ nhưng giao diện khó dùng, thiếu tính năng, không hỗ trợ đa nền tảng… có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, tăng chi phí gián tiếp.

Cách khắc phục:

- Yêu cầu dùng thử phần mềm miễn phí để trải nghiệm thực tế trước khi ký hợp đồng dài hạn.

- Ưu tiên giao diện thân thiện, hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile), dễ thao tác và có hướng dẫn chi tiết cho người mới.

4. Không kiểm tra khả năng tích hợp hệ thống

Một lỗi khác là chọn phần mềm không tích hợp với các hệ thống quản lý sẵn có như CRM, ERP, kế toán… Điều này khiến doanh nghiệp phải nhập liệu thủ công, gián đoạn quy trình và dễ sai sót.

Cách khắc phục:

- Hỏi rõ nhà cung cấp về khả năng kết nối API, tích hợp với phần mềm đang dùng.

- Ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai tích hợp hệ thống đồng bộ cho doanh nghiệp.

5. Bỏ qua chất lượng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật

Khi xảy ra sự cố kỹ thuật, lỗi hợp đồng hay cần xác minh pháp lý, doanh nghiệp rất cần sự hỗ trợ kịp thời. Chọn nhà cung cấp hỗ trợ kém có thể gây gián đoạn ký kết ảnh hưởng uy tín với đối tác.

Cách khắc phục:

- Kiểm tra kỹ chính sách hỗ trợ kỹ thuật, thời gian phản hồi và có tổng đài chăm sóc khách hàng 24/7 không.

- Tìm hiểu phản hồi thực tế từ cộng đồng người dùng, Google Reviews, diễn đàn để đánh giá độ tin cậy.

6. Kết luận: 

Việc chọn đúng nhà cung cấp hợp đồng điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, tăng hiệu quả vận hành, mà còn bảo vệ dữ liệu và uy tín thương hiệu. Hãy tránh 5 sai lầm trên và chọn đơn vị có pháp lý minh bạch, bảo mật cao, giao diện thân thiện và dịch vụ tốt để triển khai hệ thống ký kết điện tử thành công và bền vững.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com