1. Chữ ký số hết hạn có sử dụng được không?

Chữ ký số có thời hạn sử dụng nhất định (thường từ 1 đến 3 năm), sau khi hết hạn:

- Không thể ký tờ khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử

- Không được hệ thống Tổng cục Thuế và các phần mềm chữ ký số công nhận

- Gây gián đoạn nghiệp vụ, thậm chí có thể bị phạt nếu kê khai trễ

Vì vậy, bạn bắt buộc phải gia hạn để tiếp tục sử dụng.

2. Chữ ký số hết hạn có thể gia hạn online không?

Hiện nay hầu hết các nhà cung cấp chữ ký số đều hỗ trợ gia hạn online qua các hình thức như:

- Gia hạn trực tiếp qua website của nhà cung cấp (VNPT-CA, I-CA, FPT-CA…)

- Gia hạn qua email, Zalo hoặc ứng dụng mobile

- Thanh toán phí gia hạn bằng chuyển khoản hoặc ví điện tử

Lưu ý: Gia hạn online chỉ áp dụng khi Token chưa bị khóa hoặc hỏng. Nếu bạn không nhớ mã PIN hoặc Token hỏng, cần liên hệ kỹ thuật để hỗ trợ.

3. Hướng dẫn cách gia hạn chữ ký số online không bị gián đoạn

- Bước 1: Kiểm tra hạn sử dụng của chữ ký số

+ Cắm USB Token vào máy tính

+ Mở phần mềm quản lý Token

+ Xem thời gian hết hạn tại mục “Chứng thư số”

Nên thực hiện gia hạn trước ít nhất 5 ngày để tránh tình trạng hệ thống khóa đột ngột.

- Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp để đăng ký gia hạn

Bạn có thể lựa chọn 1 trong các cách sau:

+ Gọi hotline chăm sóc khách hàng của đơn vị cung cấp

+ Chat qua Zalo, website hoặc gửi email đăng ký gia hạn

+ Cung cấp thông tin: mã số thuế doanh nghiệp, tên Token, thời hạn muốn gia hạn (1 - 3 năm)

- Bước 3: Thanh toán phí gia hạn

Sau khi tiếp nhận thông tin, nhân viên sẽ báo giá và hướng dẫn thanh toán qua: 

+ Chuyển khoản ngân hàng

+ Ví điện tử

+ Cổng thanh toán online (nếu nhà cung cấp hỗ trợ)

- Bước 4: Nhận file chứng thư số mới và cập nhật vào Token

Sau khi thanh toán:

+ Bạn sẽ nhận email kèm file chứng thư số gia hạn (.cer hoặc .crt)

+ Mở phần mềm quản lý Token → chọn “Import certificate” hoặc “Gia hạn” → nhập mã PIN → chọn file chứng thư vừa nhận

Nếu hiển thị thông báo “Chứng thư hợp lệ”, quá trình gia hạn đã thành công.

4. Lưu ý quan trọng để tránh gián đoạn khi chữ ký số hết hạn

- Gia hạn sớm trước ngày hết hạn 5 - 10 ngày để kịp xử lý sự cố nếu có

- Lưu lại mã PIN và thông tin liên hệ kỹ thuật phòng khi cần hỗ trợ

- Kiểm tra chứng thư sau khi gia hạn để chắc chắn rằng đã cập nhật thành công

- Nếu không tự thực hiện được, bạn có thể yêu cầu nhân viên kỹ thuật hỗ trợ từ xa qua TeamViewer hoặc Ultraviewer

5. Một số câu hỏi thường gặp

- Gia hạn chữ ký số có cần đến trực tiếp không? → Không cần. Toàn bộ quy trình gia hạn có thể thực hiện từ xa qua email, điện thoại hoặc website.

- Sau khi gia hạn có cần đổi USB Token không? → Không. Bạn vẫn dùng lại Token cũ, chỉ cần cập nhật chứng thư số mới vào.

- Mất mã PIN có gia hạn được không? → Nếu mất PIN nhưng USB Token còn dùng được, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ reset mã PIN (có thể cần xác minh doanh nghiệp).

6. Kết luận

Việc chữ ký số hết hạn là điều không thể tránh khỏi, nhưng bạn hoàn toàn có thể gia hạn online dễ dàng, nhanh chóng và an toàn nếu thực hiện đúng quy trình. Đừng để việc chậm gia hạn làm gián đoạn hoạt động kê khai thuế, phát hành hóa đơn hoặc ký số trong doanh nghiệp của bạn.

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/