1. Hóa đơn điện tử bị sai thông tin 

Một trong những lỗi phổ biến nhất là phát hành hóa đơn sai thông tin (mã số thuế, tên khách hàng, giá trị…)

- Cách xử lý:

+ Nếu chưa gửi hóa đơn cho bên mua thì có thể lập hóa đơn mới thay thế, không cần biên bản.

+ Nếu đã gửi và bên mua chưa kê khai thuế thì có thể lập biên bản hủy hóa đơn, phát hành hóa đơn mới.

+ Nếu đã kê khai thuế thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh

Lưu ý: Thực hiện theo đúng Điều 19 - Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh bị xử phạt.

2. Hóa đơn bị trùng số, sai ký hiệu

Hóa đơn trùng số, trùng ký hiệu hoặc lập nhiều hóa đơn cùng lúc có thể gây nhầm lẫn, vi phạm quy định quản lý hóa đơn.

- Giải pháp:

+ Thiết lập hệ thống đánh số hóa đơn tự động theo thứ tự tăng dần

+ Kiểm tra cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử và khai báo mẫu số - ký hiệu với cơ quan thuế

+ Trong trường hợp sai sót → Lập biên bản, báo cáo với Chi cục thuế để xin cấp lại dải số

3. Hóa đơn không có chữ ký số

Chữ ký số là thành phần bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

- Lưu ý:

+ Hóa đơn không có chữ ký số không được công nhận hợp lệ, trừ trường hợp đặc biệt (máy tính tiền kết nối cơ quan thuế)

+ Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức chứng thực hợp pháp tại Việt Nam và còn hiệu lực

4. Không thể tra cứu hóa đơn trên hệ thống Tổng cục Thuế

Người mua hoặc người bán nhiều khi không thể tra cứu hóa đơn trên website.

- Nguyên nhân có thể do:

+ Hóa đơn chưa được gửi dữ liệu lên hệ thống

+ Nhập sai mã tra cứu, mã số thuế hoặc ký hiệu hóa đơn

+ Hệ thống Tổng cục Thuế đang bảo trì

- Cách xử lý:

+ Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn để kiểm tra trạng thái phát hành

+ Kiểm tra thời gian đồng bộ giữa doanh nghiệp và Tổng cục Thuế (thường 24h - 48h)

+ Sử dụng mã tra cứu đi kèm file XML để tìm nhanh hơn

 5. Hóa đơn điện tử bị lỗi định dạng, không đọc được

Hóa đơn điện tử được phát hành theo định dạng chuẩn XML, nhưng thường không mở được bằng phần mềm thông thường. 

- Giải pháp:

+ Sử dụng phần mềm hóa đơn chuyên dụng để mở file XML

+ Yêu cầu bên bán gửi bản PDF/ HTML kèm file XML

+ Đảm bảo phần mềm máy tính có hỗ trợ đọc đúng định dạng

6. Làm mất file hóa đơn điện tử

File hóa đơn điện tử là tài liệu có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, phải lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định.

- Giải pháp:

+ Thiết lập hệ thống sao lưu định kỳ, lưu trữ trên máy chủ, ổ cứng, cloud…

+ Nếu mất file → Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hoặc bên phát hành để xin cấp lại

+ Trường hợp không thể khôi phục → Cần lập biên bản xác nhận mất hóa đơn và báo cáo cơ quan thuế

7. Có được phát hành hóa đơn điện tử vào ngày nghỉ hoặc ngoài giờ hành chính không?

Có. Do hệ thống hóa đơn điện tử hoạt động tự động 24/7, doanh nghiệp hoàn toàn có thể:

- Lập hóa đơn vào ngày lễ, T7 - CN hoặc buổi tối

- Hệ thống sẽ tự động gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và mã hóa

Miễn là có đầy đủ chữ ký số, hóa đơn hợp lệ sẽ được ghi nhận đúng thời điểm phát hành.

Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đòi hỏi người dùng phải hiểu rõ quy định và nắm được cách xử lý các tình huống phát sinh. Việc chủ động xử lý 7 vấn đề phổ biến trên sẽ giúp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh:

- Tiết kiệm thời gian

- Giảm rủi ro bị phạt

- Nâng cao độ tin cậy và chuyên nghiệp trong giao dịch

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com