1. Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử?

Tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp kiểm tra tính hợp lệ và pháp lý của hóa đơn mà còn là một bước quan trọng để tránh:

- Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống

- Kê khai sai lệch dữ liệu đầu vào, dẫn đến bị phạt thuế

- Nhầm lẫn thông tin trong giao dịch, hợp đồng

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử đặc biệt cần thiết khi bạn là người mua hoặc kế toán tiếp nhận hóa đơn để kê khai thuế, ghi sổ kế toán, hoặc nộp cho cơ quan quản lý.

2. Phân biệt các loại hóa đơn có thể tra cứu trên Tổng cục Thuế

Hiện tại, có hai loại hóa đơn điện tử phổ biến:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã xác thực, có thể dễ dàng tra cứu công khai

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do doanh nghiệp tự phát hành, chỉ tra cứu được nếu đã gửi dữ liệu lên hệ thống

Lưu ý: Hóa đơn điện tử không có mã sẽ không hiển thị thông tin nếu doanh nghiệp chưa gửi dữ liệu lên hệ thống Tổng cục Thuế

3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế

- Bước 1: Truy cập địa chỉ chính thức https://hoadondientu.gdt.gov.vn 

- Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” ở giao diện chính

- Bước 3: Nhập các thông tin bắt buộc:

+ Mã số thuế của người bán (doanh nghiệp phát hành hóa đơn)

+ Loại hóa đơn 

+ Ký hiệu hóa đơn (VD: AB/22E)

+ Số hóa đơn (VD: 0000123)

+ Mã tra cứu (thường có trong file XML hoặc email gửi hóa đơn)

+ Tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán

+ Nhập mã xác thực hiển thị

- Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm”

Nếu hóa đơn hợp lệ và đã gửi lên hệ thống, bạn sẽ thấy đầy đủ thông tin như:

+ Tên đơn vị phát hành

+ Mã cơ quan thuế xác thực

+ Ngày phát hành

+ Tình trạng hóa đơn (hợp lệ, đã hủy, thay thế..)

4. Cách xử lý khi không tra cứu được hóa đơn

Nếu không tìm thấy thông tin hóa đơn, có thể do một trong các nguyên nhân sau:

- Hóa đơn chưa được gửi dữ liệu lên hệ thống Tổng cục Thuế

- Nhập sai mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn hoặc mã tra cứu

- Hệ thống đang trong thời gian bảo trì

Cách xử lý:

- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập

- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn hoặc đơn vị phát hành để kiểm tra trạng thái gửi

- Thử tra cứu sau 24 - 48 giờ nếu hóa đơn mới phát hành

5. Những lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử

- Không cần đăng nhập vẫn có thể tra cứu: Bạn chỉ cần thông tin hóa đơn là có thể tra cứu công khai trên hệ thống

- Nên lưu hóa đơn dạng PDF và XML: Sau khi tra cứu thành công, bạn nên tải về và lưu trữ bản hóa đơn để tiện đối chiếu và kê khai

- Kiểm tra trước khi kê khai thuế: Đảm bảo hóa đơn hợp lệ trên hệ thống để tránh rủi ro khi quyết toán hoặc thanh tra thuế

6. Kết luận

Việc tra cứu hóa đơn điện tử là thao tác cần thiết để đảm bảo minh bạch trong kinh doanh, giảm rủi ro thuế và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý tài chính - kế toán. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng kiểm tra và xác thực hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn miễn phí.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com