1. Vì sao cần kiểm tra hợp đồng điện tử trước khi ký?

Hợp đồng điện tử là xu hướng hiện đại, nhưng không phải mọi hợp đồng điện tử đều có giá trị pháp lý. Một số rủi ro thường gặp nếu không kiểm tra kỹ trước khi ký:

- Chữ ký số không hợp lệ hoặc hết hạn

- Hợp đồng bị chỉnh sửa sau khi ký

- Thiếu thông tin pháp lý của các bên

- Nền tảng ký không được pháp luật công nhận

Việc kiểm tra giúp bạn đảm bảo rằng hợp đồng:

- Có giá trị pháp lý

- Không bị giả mạo

- Được lưu trữ, bảo mật đúng quy định

2. Năm bước kiểm tra hợp đồng điện tử hợp pháp trước khi ký

- Bước 1: Kiểm tra định dạng và loại file

+ Hợp đồng nên ở định dạng PDF có chữ ký số (file.pdf, không phải Word.docx hay ảnh .jpg)

+ File PDF cho phép xác minh chữ ký điện tử chính xác và ghi nhận thời điểm ký

- Bước 2: Xác thực chữ ký số trên file

Dùng Adobe Acrobat Reader hoặc phần mềm đọc PDF chuyên dụng để:

Bấm vào chữ ký → chọn “Signature Properties”

Kiểm tra:

+ Trạng thái chữ ký: hợp lệ (Valid)

+ Chứng thư số còn hiệu lực

+ Tên tổ chức cấp chứng thư số (VD: Viettel-CA, VNPT-CA, I-CA…)

+ Thời gian ký có khớp logic với nội dung hợp đồng

Không ký nếu:

+ Chữ ký bị báo “Invalid” hoặc “Unknown signer”

+ File bị chỉnh sửa sau khi ký (xuất hiện thông báo: “This document has been altered…”)

- Bước 3: Đối chiếu thông tin pháp lý của các bên

+ Tên công ty, mã số thuế, người đại diện, địa chỉ trụ sở, chức vụ… phải trùng khớp với giấy tờ pháp lý

+ Không để trống các thông tin quan trọng như: ngày ký, hiệu lực hợp đồng, điều khoản thanh toán…

- Bước 4: Xác minh nền tảng ký điện tử

Kiểm tra xem hợp đồng được tạo và ký bởi hệ thống nào:

+ Các nền tảng ký điện tử hợp pháp tại Việt Nam: MISA eSign, FPT.eContract, ViettelSign, VNPT eContract, ICORP eContract…

+ Nên ưu tiên nền tảng có cấp chứng thư số theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP

- Bước 5: Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản

+ Kiểm tra để đảm bảo không ai chỉnh sửa hợp đồng sau khi ký

+ Chữ ký hợp lệ sẽ bảo vệ nội dung không bị thay đổi

+ Mọi chỉnh sửa sau ký sẽ khiến chữ ký bị vô hiệu

3. Dấu Hiệu Nhận Biết Hợp Đồng Điện Tử Không Hợp Pháp

- Chữ ký chỉ là ảnh scan → Không có giá trị pháp lý

- Không có chứng thư số → Không xác thực được nguồn gốc

- Thiếu thông tin một trong hai bên → Có thể dẫn đến tranh chấp

- Không có thời gian ký hoặc bị sai → Không xác minh được thời điểm hiệu lực

- Nền tảng ký không được cấp phép → Dễ bị từ chối công nhận bởi pháp luật

4. Một số công cụ kiểm tra chữ ký số miễn phí

- Adobe Acrobat Reader → Xem chữ ký số trực tiếp trên PDF

- Trang kiểm tra của nhà cung cấp CA → Kiểm tra thời hạn và tình trạng chứng thư số

- Website Cổng Dịch vụ công → Tra cứu mã số doanh nghiệp, tình trạng pháp lý

5. Kết Luận

Trong kỷ nguyên số, hợp đồng điện tử đang thay thế hợp đồng giấy truyền thống. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu lực và bảo vệ quyền lợi, việc kiểm tra hợp đồng trước khi ký là điều bắt buộc.

Tóm lại, bạn cần:

- Xác minh định dạng file

- Kiểm tra chữ ký số đúng quy chuẩn

- Đối chiếu thông tin pháp lý của các bên

- Dùng nền tảng ký điện tử hợp pháp

- Đảm bảo không bị chỉnh sửa sau khi ký

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com