1. USB Token là gì? Thiết bị không thể thiếu khi ký số

USB Token là một thiết bị phần cứng có dạng như một chiếc USB thông thường, nhưng bên trong được tích hợp chứng thư số (chữ ký số) do tổ chức chứng thực số (CA) cấp.

Chứng thư số giúp:

- Xác minh danh tính của cá nhân hoặc doanh nghiệp khi giao dịch điện tử

- Ký tài liệu số có giá trị pháp lý

Ứng dụng của chữ ký số USB Token:

- Khai và nộp thuế điện tử

- Kê khai và nộp bảo hiểm xã hội

- Phát hành hóa đơn điện tử

- Ký hợp đồng điện tử và tài liệu nội bộ

2. USB Token hoạt động như thế nào?

- USB Token chứa chứng thư số và khóa bí mật đã được mã hóa.

- Khi ký điện tử, hệ thống sẽ yêu cầu:

+ Cắm USB Token vào cổng máy tính

+ Nhập đúng mã PIN

+ Hệ thống sẽ sử dụng chứng thư số trong Token để ký số tài liệu bằng thuật toán mã hóa bất đối xứng.

- Điều này đảm bảo:

+ Tính xác thực của người ký

+ Toàn vẹn của nội dung tài liệu

+ Chống chối bỏ trong giao dịch

3. Hướng dẫn cách dùng USB Token để ký số 

- Bước 1: Cài đặt phần mềm ký số

Tải và cài phần mềm tương thích với nhà cung cấp (FPT-CA, Viettel-CA, VNPT-CA, I-CA, eSign…)

- Bước 2: Cắm USB Token vào máy tính

- Bước 3: Mở phần mềm hoặc nền tảng ký số

- Bước 4: Chọn tài liệu cần ký và nhập mã PIN USB Token

- Bước 5: Tiến hành ký và hoàn tất giao dịch (thuế, hóa đơn, BHXH,...)

Lưu ý: Mã PIN thường chỉ cho phép nhập sai tối đa 5 lần. Sai quá sẽ bị khóa Token, cần liên hệ nhà cung cấp để mở lại.

4. Cách bảo quản thiết bị chữ ký số USB Token an toàn

- Nên:

+ Cất giữ USB Token trong hộp nhựa chống sốc hoặc túi chống ẩm

+ Lưu mã PIN ở nơi an toàn, riêng tư

+ Cập nhật định kỳ phần mềm, driver để tương thích với Windows/ MacOS

- Không nên:

+ Cắm/ rút đột ngột khi thiết bị đang hoạt động

+ Cắm vào máy tính công cộng hoặc lây nhiễm virus

+ Để thiết bị ở nơi ẩm ướt, có từ trường mạnh

+ Cho người khác mượn hoặc tiết lộ mã PIN

5. Khi nào nên thay mới USB Token?

Bạn nên đổi mới hoặc nâng cấp USB Token khi:

- Thiết bị hỏng vật lý (không nhận cổng USB)

- Hết hạn chứng thư số và không thể gia hạn trên thiết bị hiện tại

- Nhà cung cấp ngừng hỗ trợ loại USB Token cũ

- Cần chuyển đổi sang chữ ký số từ xa (không cần USB)

6. Tổng kết

Dù hiện nay chữ ký số từ xa đang phát triển, nhưng USB Token vẫn được ưa chuộng bởi:

 - Chi phí hợp lý

- Bảo mật cao (chỉ ký khi cắm thiết bị)

- Tương thích với đa số hệ thống quản lý nhà nước (Thuế, BHXH, Hóa đơn…)

USB Token là thiết bị nhỏ gọn nhưng đóng vai trò lớn trong bảo mật và giao dịch điện tử. Biết cách sử dụng và bảo quản USB Token không chỉ giúp bạn tránh lỗi mà còn tối ưu hiệu suất làm việc, đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu và hợp đồng số.

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com