1. Vì Sao Nên Chuyển Từ Hợp Đồng Giấy Sang Hợp Đồng Điện Tử?

Trong thời đại chuyển đổi số, việc quản lý hợp đồng truyền thống trên giấy gây nhiều hạn chế:

- Mất thời gian in ấn, vận chuyển, lưu kho.

- Nguy cơ mất mát, hư hỏng hợp đồng.

- Khó tra cứu, đối chiếu, cập nhật trạng thái.

- Gây tốn kém về chi phí và nhân sự.

Hợp đồng điện tử giúp giải quyết triệt để những bất cập đó:

- Ký từ xa nhanh chóng – không cần gặp mặt

- Tự động lưu trữ, dễ dàng tra cứu

- Tăng tính bảo mật, xác thực cao nhờ chữ ký số

- Được pháp luật công nhận tương đương hợp đồng giấy (theo Luật Giao dịch điện tử 2023)

2. Hợp Đồng Giấy Có Thể Chuyển Sang Hợp Đồng Điện Tử Không?

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 1/7/2024), hợp đồng giấy có thể được chuyển đổi sang hợp đồng điện tử nếu:

- Bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng gốc

- Có chữ ký số hoặc các phương tiện xác thực đáng tin cậy

- Việc chuyển đổi có thể chứng minh nguồn gốc, thời điểm và tính pháp lý rõ ràng

Tuy nhiên, không áp dụng với một số loại hợp đồng bắt buộc phải có công chứng, chứng thực bản giấy (ví dụ: hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng tặng cho tài sản phải đăng ký…).

3. Các Bước Chuyển Đổi Hợp Đồng Giấy Sang Hợp Đồng Điện Tử

- Bước 1: Chuẩn Bị Hợp Đồng Giấy

+ Đảm bảo bản hợp đồng giấy đã được ký kết hợp lệ, không có tranh chấp

+ Có bản scan rõ ràng, đầy đủ các trang và chữ ký

- Bước 2: Số Hóa Hợp Đồng

+ Dùng máy scan hoặc phần mềm chuyên dụng (VD: Adobe Scan, CamScanner…)

+ Định dạng nên dùng: PDF/A để lưu trữ lâu dài, không chỉnh sửa

- Bước 3: Tạo Bản Hợp Đồng Điện Tử Mới

+ Sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử uy tín (ICORP eContract, FPT.eContract, MISA eSign...)

+ Tải nội dung hợp đồng đã scan hoặc tạo lại bằng file Word/PDF soạn sẵn

+ Gắn chữ ký số, dấu thời gian và thông tin định danh các bên tham gia

- Bước 4: Gửi Cho Các Bên Liên Quan Ký Số

+ Hệ thống sẽ gửi email hoặc OTP xác thực

+ Mỗi bên ký trực tiếp bằng chữ ký số cá nhân hoặc tổ chức

+ Sau khi ký đủ, hợp đồng được hệ thống đóng dấu xác nhận hoàn tất

- Bước 5: Lưu Trữ Hợp Đồng

+ Lưu trên hệ thống điện tử nội bộ hoặc nền tảng eContract

+ Có thể in bản giấy nếu cần đối chiếu nhưng bản điện tử vẫn có giá trị pháp lý

4. Hợp Đồng Điện Tử Có Giá Trị Pháp Lý Không?

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy nếu đáp ứng:

+ Có sự đồng thuận của các bên tham gia

+ Có thể kiểm chứng về nguồn gốc, thời điểm, người ký

+ Có chữ ký điện tử/ chữ ký số hợp pháp

+ Được lập trên nền tảng có cơ chế lưu trữ và bảo mật đạt chuẩn

Căn cứ pháp lý:

+ Luật Giao dịch điện tử 2023

+ Bộ luật Dân sự 2015

+ Luật Công nghệ thông tin

+ Nghị định 130/2018/NĐ-CP (về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số)

5. Một Số Lưu Ý Khi Chuyển Đổi

- Không nên dùng ảnh chụp mờ, scan thiếu trang

- Không chỉnh sửa nội dung sau khi đã scan

- Nếu hợp đồng chuyển đổi là để lưu trữ thay thế bản gốc, cần ký số và đóng dấu thời gian

- Cần đảm bảo bên nhận cũng đồng ý và chấp nhận sử dụng bản điện tử

6. Kết Luận

Chuyển đổi hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính pháp lý – bảo mật – linh hoạt cao hơn nhiều so với hình thức truyền thống.

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần nắm rõ quy trình chuyển đổi và tuân thủ đúng quy định pháp luật để việc sử dụng hợp đồng điện tử thực sự hiệu quả và hợp pháp.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com