1. USB Token Là Gì? Tại Sao Mất Token Là Vấn Đề Nghiêm Trọng?

USB Token là thiết bị phần cứng dùng để lưu trữ chữ ký số của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Đây là công cụ giúp xác thực danh tính khi thực hiện các giao dịch điện tử như:

- Kê khai và nộp thuế online

- Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử

- Ký hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử

- Giao dịch ngân hàng, đấu thầu qua mạng

Khi mất USB Token, bạn sẽ:

- Không thể thực hiện các nghiệp vụ điện tử quan trọng

- Gặp rủi ro bị người khác sử dụng trái phép nếu token chưa bị khóa

- Có nguy cơ gián đoạn nghĩa vụ thuế, bảo hiểm hoặc ký kết hợp đồng đúng hạn

Vì vậy, việc xử lý nhanh chóng, đúng quy trình là cực kỳ quan trọng để tránh rủi ro về pháp lý và dữ liệu.

2. Ngay Khi Mất USB Token, Cần Làm Gì Trước Tiên?

Khi phát hiện bị mất USB Token, bạn cần thực hiện ngay lập tức các bước sau:

- Bình tĩnh kiểm tra lại khu vực làm việc, túi xách, các thiết bị thường dùng để chắc chắn rằng token không bị rơi hoặc để quên.

- Tuyệt đối không dùng tạm USB Token của đơn vị khác hoặc đồng nghiệp để tránh sai sót trong giao dịch.

- Liên hệ ngay với nhà cung cấp chữ ký số để yêu cầu khóa chứng thư số khẩn cấp, tránh bị lạm dụng.

3. Cách Khóa Chứng Thư Số Khi Mất USB Token

Khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn cần:

- Cung cấp tên đăng ký, số CMND/CCCD hoặc mã số thuế đối với doanh nghiệp

- Nếu có, hãy cung cấp mã hợp đồng hoặc mã serial của USB Token

- Yêu cầu khóa chứng thư số khẩn cấp để ngăn chặn việc bị sử dụng trái phép

Việc khóa chứng thư số thường được thực hiện ngay sau khi xác minh thông tin thành công và có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ xác thực bổ sung qua email.

4. Cách Xin Cấp Lại USB Token Khi Bị Mất

Sau khi chứng thư số được khóa thành công, bạn có thể yêu cầu cấp lại thiết bị mới với hai tình huống:

- Trường hợp 1: Chứng thư số còn hạn

+ Bạn sẽ được cấp lại USB Token mới nhưng sử dụng lại chứng thư số cũ (không phát sinh phí chứng thư)

+ Phí cấp lại USB Token vật lý thường dao động từ 300.000 – 600.000đ, tùy nhà cung cấp

- Trường hợp 2: Chứng thư số đã hết hạn

+ Bạn cần gia hạn chứng thư số trước hoặc đồng thời với việc cấp lại thiết bị

+ Phí gia hạn và cấp lại có thể dao động từ 800.000 – 1.500.000đ tùy gói

- Sau khi nhận được thiết bị mới, bạn cần:

+ Cài đặt phần mềm quản lý USB Token phù hợp

+ Kiểm tra thông tin chứng thư số đã hoạt động chính xác

+ Đổi mã PIN mới để bảo mật thiết bị

5. Mất USB Token Có Mất Dữ Liệu Không?

Câu trả lời là không. Chữ ký số chỉ dùng để xác thực và ký, chứ không lưu trữ văn bản hay dữ liệu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu chưa kịp khóa và người khác có được USB Token cùng mã PIN, họ có thể ký thay bạn trên các tài liệu điện tử. Đó mới là nguy cơ nghiêm trọng nhất.

Để bảo vệ dữ liệu, bạn nên:

- Luôn lưu trữ bản sao các văn bản đã ký số ở nơi an toàn

- Không để USB Token tự do trên bàn làm việc hoặc cắm lâu trên máy tính

6. Cách Phòng Tránh Mất USB Token Trong Tương Lai

Để hạn chế rủi ro mất thiết bị và xử lý chậm trễ, bạn nên:

- Gắn nhãn tên doanh nghiệp hoặc cá nhân lên Token để dễ nhận diện

- Chỉ giao Token cho người có trách nhiệm ký số (thường là kế toán hoặc quản trị viên hệ thống)

- Đăng ký dịch vụ SMS hoặc email cảnh báo khi có hoạt động ký số

- Lưu mã PIN Token ở nơi an toàn, không chia sẻ cho người khác

- Thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư số để chủ động gia hạn đúng lúc

7. Kết Luận

Việc mất USB Token không phải là điều quá nghiêm trọng nếu bạn xử lý kịp thời và đúng cách. Việc đầu tiên cần làm là liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để khóa chứng thư số ngay, sau đó tiến hành thủ tục cấp lại token mới và cài đặt lại thiết bị.

Chữ ký số là công cụ pháp lý quan trọng trong thời đại chuyển đổi số. Vì vậy, doanh nghiệp và cá nhân cần quản lý thiết bị USB Token chặt chẽ như tài sản giá trị cao, tránh để thất lạc hoặc lạm dụng gây hậu quả pháp lý.

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/