Hợp đồng điện tử – Xu hướng giao kết thời đại số

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hợp đồng điện tử (e-contract) đang dần thay thế hợp đồng giấy truyền thống trong nhiều lĩnh vực: thương mại, logistics, công nghệ, tài chính, thuê dịch vụ…

Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ quy định pháp luật và quy trình ký hợp đồng online đúng chuẩn, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng:

- Hợp đồng không có giá trị pháp lý

- Tranh chấp khó giải quyết do chứng cứ không đủ mạnh

- Hợp đồng bị giả mạo, chỉnh sửa sau khi ký

Vì vậy, trước khi nhấn nút “Ký số” trên bất kỳ nền tảng nào, bạn cần đặc biệt chú ý đến 4 yếu tố then chốt sau:

1. Chữ ký số phải hợp lệ và còn hiệu lực

Chữ ký số là yếu tố xác thực danh tính và thể hiện sự đồng thuận của các bên trong hợp đồng điện tử. Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP:

- Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) như: VNPT, ICORP, Viettel, FPT, MISA, Bkav…

- Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký (chưa hết hạn, chưa bị thu hồi)

- Mỗi bên tham gia cần sử dụng chữ ký số riêng (có mã định danh và mã hóa riêng)

Trước khi ký, hãy kiểm tra lại hạn sử dụng của USB Token hoặc chữ ký số tích hợp (HSM/Cloud) trong phần mềm ký.

2. Đọc kỹ nội dung hợp đồng trước khi ký

Dù là hợp đồng điện tử, bạn vẫn chịu trách nhiệm pháp lý giống như khi ký hợp đồng giấy. Do đó, cần đọc kỹ và rà soát lại các điều khoản, đặc biệt:

- Điều kiện thanh toán: Thời hạn, phương thức, chậm thanh toán có bị phạt không?

- Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Ai được quyền chấm dứt? Có yêu cầu thông báo trước không?

- Phạt vi phạm và bồi thường: Có quy định rõ ràng, mức phạt hợp lý?

- Cam kết bảo mật, sở hữu trí tuệ (nếu có)

Lưu ý: Hợp đồng điện tử vẫn có thể bị vô hiệu nếu nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc một bên bị ép buộc.

3. Chỉ ký hợp đồng trên nền tảng uy tín, bảo mật

Không nên ký hợp đồng điện tử qua email đính kèm file PDF thông thường, vì:

- Dễ bị chỉnh sửa nội dung sau khi gửi

- Không thể xác minh danh tính người ký

- Không có dấu thời gian xác thực

Nên sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử chuyên nghiệp có:

- Hệ thống ký số hợp lệ và đạt chuẩn pháp luật

- Chứng thư số xác thực cho từng bên

- Cơ chế mã hóa, lưu trữ dữ liệu an toàn

- Lưu vết lịch sử ký – thời gian ký minh bạch

Một số nền tảng phổ biến hiện nay: eContract (VNPT), FPT.eContract, EFY-eCONTRACT, MISA eSign, ICORP eContract, vContract…

4. Lưu trữ và xác minh sau khi ký

Sau khi ký hợp đồng, bạn cần thực hiện các bước sau để đảm bảo giá trị pháp lý được bảo toàn lâu dài:

- Tải file hợp đồng điện tử dạng XML hoặc PDF kèm chữ ký số

- Lưu trữ theo hệ thống quản trị nội bộ hoặc nền tảng hợp đồng điện tử

- Xác minh chữ ký số qua phần mềm kiểm tra (nhà cung cấp thường hỗ trợ sẵn)

- In bản cứng (nếu cần) để phục vụ đối chiếu hoặc thanh kiểm tra

Hợp đồng điện tử có giá trị như bản gốc, nhưng cần giữ toàn vẹn định dạng và chữ ký số. Tuyệt đối không mở file để chỉnh sửa sau khi đã ký.

5. Kết luận:

Ký hợp đồng điện tử không đơn giản là “nhấn nút”

Hợp đồng điện tử là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian – chi phí – nhân lực. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và hạn chế rủi ro, bạn cần hiểu rõ các nguyên tắc khi tham gia giao kết online.

Ghi nhớ 4 lưu ý trên sẽ giúp bạn:

- An tâm ký hợp đồng từ xa mà vẫn hợp pháp

- Tránh tranh chấp, kiện tụng do hợp đồng không đủ chứng cứ

- Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp trong mọi tình huống

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/